Retour d’expérience du groupe hospitalier Nord Essonne sur le projet de mutualisation de sa gestion des temps avec Agiletime

26 février 2019

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Interview de Katia Statuto, Responsable du secteur applicatif en charge de la mise en place d’AgileTime au GH Nord Essonne

Présentation du client

Le GCS (Groupement de Coopération Sanitaire) Nord-Essonne est issu du GCS Longjumeau – Orsay, créé par la convention constitutive du 13 octobre 2004 et l’arrêté de la Direction Générale de l’ARS Ile-de-France du 29 décembre 2004. Ce GCS a pour objet de faciliter, d’améliorer et de développer l’activité des établissements membres par la mutualisation des moyens de compétences.

En avril 2012 l’avenant n°4 à la convention constitutive associe le CH de Juvisy-sur-Orge au groupement.

Secteur : santé publique
Situation : 3 établissements en IDF
Effectif :

– 1400 agents pour le CH Longjumeau

– 1140 agents pour le CH Orsay

– 300 agents pour le CH Juvisy

Population concernée : personnel non médical
Enjeux du projet :

– Badgeage pour le CH Longjumeau

– Droits d’accès sécurisés avec  plusieurs niveaux de droits selon les profils

– Aide à la saisie des plannings (mise en place de cycles…)

– Interface avec CPage

– Outil décisionnel pour reporting et statistiques

– Ergonomie moderne, simple et intuitive

– Centralisation du logiciel tout en gardant une base de données par établissement

Historique et problématique

Les Centres Hospitaliers d’Orsay et de Longjumeau cherchaient à se rapprocher depuis un certain temps déjà pour mutualiser l’équipe informatique et mettre en commun les systèmes d’information notamment. Lorsque le groupement s’est formé, le CH d’Orsay avait Médiane pour gérer le personnel et Longjumeau avait CPage. Il a été décidé de garder CPage et de l’étendre au CH d’Orsay.

En ce qui concerne la planification, Médiane intégrait un logiciel interne qui ne pouvait pas être couplé à CPage et Longjumeau utilisait de son côté une très ancienne version de Gestor que l’équipe projet souhaitait remplacer. Il a donc fallu réfléchir à un nouveau logiciel de gestion des temps.

Choix de la solution

Après les réponses à l’appel d’offres, nous avons demandé une démonstration d’AgileTime notamment et très clairement c’est cette présentation qui nous a convaincus parce que le logiciel tel qu’il nous a été présenté nous a donné une grande impression de simplicité d’utilisation.

Déroulement du projet

Nous avons commencé par l’établissement d’Orsay puisqu’on y remplaçait tout. Ce fut compliqué car nous avons démarré AgileTime en même temps que CPage et de ce fait nous n’avions pas toutes les données. Pour les utilisateurs, démarrer deux logiciels en même temps a également été source de difficulté mais finalement après plusieurs mois d’utilisation, tout est rentré dans l’ordre.

Ce fut ensuite le tour de Longjumeau avec en plus la mise en place de badgeuses physiques. Le consultant de chez EquiTime qui a pris en charge le projet nous a beaucoup aidés, il a toujours cherché à améliorer les choses lorsque c’était nécessaire comme pour les temps de réponse liés à la balance horaire qui étaient trop longs au début.

Nous l’avons énormément sollicité et même s’il est toujours très occupé, c’est quelqu’un de très efficace et qui trouve toujours une solution à nos demandes. Parmi les autres personnes de chez EquiTime qui sont intervenues, notre formatrice a fait l’unanimité. Tout le monde l’a trouvée très pédagogue, très calme, très patiente. Ces deux personnes ont vraiment compté dans la réussite du projet et elles sont très appréciées dans l’hôpital.

Note de Temps D’Avance : Cette formatrice est Moune MOUNHIM qui fait partie maintenant de l’équipe de TEMPS D’AVANCE et qui peut vous assister sur vos projets de GTA et Planification

Le bilan après plusieurs mois d’utilisation

Le premier point extrêmement important depuis la mise en place d’AgileTime c’est la partie HR Performance. Avant nous étions vraiment au “crayon et bâtons” pour tout ce qu’on voulait comptabiliser. La DRH nous demande régulièrement de ressortir des états et maintenant on peut facilement y accéder et exploiter les données.

Un autre point positif au niveau de l’informatique, c’est un soulagement pour nous de n’avoir plus qu’un seul logiciel à gérer.

Enfin, au-delà des gains de temps notamment au niveau de l’interface avec CPage pour l’envoi des éléments variables de paye, la gestion des droits est une fonctionnalité indispensable et très appréciée ici. Par exemple pour les cadres de garde, qui changent tous les weekends voire même toutes les semaines, ils ont la possibilité d’accéder et de visualiser le planning de l’ensemble des agents présents sans pour autant pouvoir les modifier. Ce qui est une gestion assez fine des droits d’accès, élément très attendu au moment de l’appel d’offres.

Les évolutions prévues

Parmi les évolutions prévues, il y a la gestion du temps médical. Nous avons demandé une présentation de l’application gérant le personnel médical et ce que nous avons vu nous a beaucoup plu. Bien entendu, ce projet doit d’abord être validé par les partenaires sociaux, les cadres et cætera et nous avons en premier lieu à mettre AgileTime en place à Juvisy qui vient de rejoindre notre groupe hospitalier.

Nous testons également la partie self-service sur un service pilote pour la partie workflow des demandes de congés. C’est également un outil très apprécié qu’il faudra étendre à tous les services par la suite.
 

Bénéfices constatés

  • Gain de temps au niveau des RH grâce à l’interface avec CPage

  • Outil de reporting assez simple et très complet

  • Gestion des droits d’accès très fine en fonction des profils

  • Le calcul des besoins (+ AgileTime)

  • Un seul logiciel à gérer pour les deux établissements du groupe hospitalier

  • Le circuit de validation des demandes d’absence à étendre car très apprécié par le service pilote

 

Source : https://www.myrhline.com/actualite-rh/le-groupe-hospitalier-nord-essonne-mutualise-sa-gestion-des-temps-avec-agiletime.html

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Le point sur la géolocalisation du temps de travail

15 février 2019

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Le contrôle de la durée du travail au moyen de la géolocalisation n’est pas justifié si un autre moyen de vérification est possible ou si les salariés disposent de liberté dans l’organisation de leur travail.

Un employeur met en place un dispositif permettant d’enregistrer par géolocalisation toutes les 10 secondes la localisation de ses salariés distributeurs de journaux et prospectus au moyen d’un boîtier mobile qu’ils portent sur eux, afin de contrôler leur temps de travail.

Un syndicat réclame en justice l’interdiction de sa mise en place et de son exploitation en soutenant qu’un tel dispositif de géolocalisation est illicite. Il fait valoir notamment que d’autres modes de contrôle sont possibles, comme une pointeuse mobile, un système autodéclaratif ou le contrôle par un responsable. La cour d’appel de Lyon admet pourtant la licéité de la géolocalisation, jugeant les alternatives proposés inadaptées et le système mis en place proportionné au but recherché en ce que les salariés activent eux-mêmes le boîtier de géolocalisation et seulement pendant leurs tournées de distribution (CA Lyon 13-1-2017 n° 16/0519 : RJS 4/17 n° 269).

La chambre sociale de la Cour de cassation, dans un arrêt destiné à être publié au bulletin de ses chambres civiles, censure cet arrêt, reprochant aux juges du fond de ne pas avoir caractérisé que le système de géolocalisation mis en œuvre par l’employeur était le seul moyen de contrôler la durée de travail de ces salariés. En effet, rappelle-t-elle dans un attendu de principe, la géolocalisation ne peut être utilisée comme instrument de contrôle du temps de travail qu’à défaut d’autre moyen possible, même moins efficace, tels des documents déclaratifs du salarié, comme l’a précisé le Conseil d’Etat (CE 15-12-2017 n° 403776 : RJS 3/18 n°158).

En outre, la mise en œuvre d’un tel dispositif ne peut en aucun cas être justifiée si le salarié dispose de liberté dans l’organisation de son travail (Cass. soc. 3-11-2011 n° 10-18.036 FS-PBRI : RJS 1/12 n° 4 ; 17-12-2014 n° 13-23.645 F-D : RJS 3/15 n° 171). Un tel système de contrôle constitue en effet une intrusion excessive dans la vie privée, au respect de laquelle a droit le salarié, même au temps et au lieu de son travail. La légitimité de l’utilisation de la géolocalisation aux fins de contrôle du temps de travail des salariés ne devrait être admise que dans des cas exceptionnels.

A noter : en tout état de cause, préalablement à la mise en place d’un tel dispositif, l’employeur doit consulter le comité social et économique ou le comité d’entreprise et informer les salariés de l’existence et de la finalité de ce dispositif de géolocalisation. Dans le cadre du RGPD, le système de géolocalisation doit être inscrit au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

Cass. soc. 19-12-2018 n° 17-14.631 FS-PB

Source : https://www.efl.fr/actualites/social/contrat-de-travail/details.html?ref=ui-e646040c-ff4f-4715-85b4-78b7749129af

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OCTIME complète son offre en intégrant HR MAPS

14 novembre 2018

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OCTIME poursuit sa croissance et complète son offre en intégrant l’éditeur de solutions RH HR MAPS.

Cette acquisition permettra à OCTIME d’augmenter sa couverture fonctionnelle en intégrant à terme la gestion des entretiens individuels, des compétences, des recrutements, des carrières et la gestion de la formation. L’ensemble de ces fonctionnalités est regroupé en 4 modules commercialisés séparément : MEASURE, ATTRACT, PLAN & SUCCEED.

Guillaume Berbinau : « Notre objectif est simple : offrir à nos clients une offre SIRH complète hors Paie allant de la planification et la gestion des temps à la gestion des talents. Nous sommes convaincus que ces thèmes sont et seront de plus en plus imbriqués pour fournir aux services RH des outils de gestion, de management et d’organisation. C’est à la demande d’un nombre croissant de nos 2000 clients français actuels que nous avons souhaité nous rapprocher d’un acteur fort de ce marché ».

OCTIME pilote désormais 4 sociétés distinctes en complément de son activité de développement de logiciels de gestion des temps : Le fabriquant de badgeuses catalan SPEC, la start-up paloise spécialisée dans l’édition de logiciels de cartographie et d’optimisation des tournées MAPOTEMPO.

Cette acquisition porte à 200 salariés environ les effectifs du Groupe présent dans 44 pays, pour un chiffre d’affaire estimé à 22 Millions d’euros à fin 2018.

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Webinar – Quels modes d’enregistrement du temps de travail

12 novembre 2018

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De la badgeuse au déclaratif, l’éventail de solutions est large !

En 30 minutes, vous saurez tout sur les avantages et inconvénients de chaque mode d’enregistrement !

Rejoignez-nous le MARDI 13 NOVEMBRE DE 10h à 10h30

Conférence animée par Arnaud MICHEL – Consultant expert GTA et Planification

Pour vous inscrire, c’est ici

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Comment la Gestion des Temps et des Activités concourt au bien-être des collaborateurs

12 octobre 2018

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En quelques minutes, apprenez comment un projet de GTA concourt au bien-être de vos collaborateurs.

Comment préparer chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

Rejoignez-nous le MARDI 16 OCTOBRE DE 10h à 10h45

Conférence animée par Arnaud MICHEL – Consultant expert GTA et Planification

Pour vous inscrire, c’est ici

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Comment réussir votre projet de GTA et Planification ?

4 septembre 2018

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Quelles sont les conditions de réussite d’un projet de Gestion des Temps ? Comment anticiper chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

Rejoignez-nous le MARDI 25 SEPTEMBRE DE 10h à 10h45

Conférence animée par Arnaud MICHEL – Consultant expert GTA et Planification

Pour vous inscrire, c’est ici

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La GTA dans un parc de loisirs : Le Puy du Fou

17 mai 2018

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Parc de loisirs préféré des français, Le Puy du Fou emploie 1 600 saisonniers et 200 salariés permanents. Le développement constant du parc a incité le service RH à se doter d’un outil de gestion des temps et des activités. Initié en mai 2015, le projet a pu être rapidement mis en place.

« Nous avions une problématique globale SIRH, nous souhaitions passer à la DSN, ce qui constituait une contrainte considérable au vu de notre activité saisonnière et de la multitude de contrats que nous gérons » explique Arnould Bethery de la Brosse, Directeur des Ressources Humaines.

Le cahier des charges était très complexe et impliquait de nombreuses contraintes car l’industrie du spectacle impose une gestion particulière des temps de travail ainsi qu’une gestion des rôles de spectacle.

« Nous avons tout de suite trouvé la solution Kelio ergonomique et intuitive. Nous avons beaucoup apprécié l’accompagnement, la transparence, la pertinence et l’honnêteté des équipes Bodet Software lors de l’étude et de la mise en place du projet » indique Arnould Bethery de la Brosse.

Une planification fiable

« Nous avions besoin d’un logiciel de planification très performant car nous gérons plus de 1 600 horaires de travail différents pour couvrir les nombreux métiers présents au sein du parc (maintenance, restauration, entretien, acteurs, etc.) » explique Arnould Bethery de la Brosse.

Aujourd’hui, les managers gèrent les plannings horaires dans le logiciel Kelio Pro Plus, ce qui constitue ainsi la base du temps de travail.

En cas d’absence ou de dépassement d’horaire d’un salarié, les managers apportent les corrections nécessaires directement dans le planning afin que ce dernier reflète la réalité des temps effectués.

Pour la gestion des absences, le service RH prend ensuite le relais en affectant les absences au bon motif une fois les pièces justificatives reçues.

Une gestion simplifiée de la modulation et de la paie

 « Nos employés saisonniers sont systématiquement payés à l’heure. Un suivi précis des temps de travail est donc indispensable afin de pouvoir établir les bulletins de salaire. »

Avec la mise en place de Kelio Pro Plus, le Puy du Fou a pu simplifier le suivi de la modulation du temps de travail qui est induit par sa forte activité saisonnière. En effet, le parc est ouvert au printemps et en été uniquement avec des amplitudes horaires différentes le week-end, la semaine et pendant les vacances scolaires.

Une interface avec le logiciel de paie a été mise en place afin d’importer les salariés et les contrats dans Kelio à partir des variables de paie calculées par Kelio dans la paie.

« La mise en place de cette interface a permis de créer un flux dématérialisé de traitement de la paie, de réduire les saisies manuelles et donc de gagner beaucoup de temps. »

Une gestion efficace des activités

Le Puy du Fou utilise également Kelio Analytics afin d’effectuer un suivi rigoureux des temps par centres de charges et activités.

« L’utilisation de Kelio Analytics permet d’obtenir un suivi très précis des temps passés par activité au sein des équipes espaces verts par exemple (tonte, élagage, etc…). Nous pouvons ainsi évaluer la rentabilité de chaque type de situation paysagère et pouvons mettre en place des changements pour obtenir un paysage plus beau et plus simple à entretenir » indique Arnould Bethery de la Brosse.

La régie technique utilise également ces fonctionnalités pour planifier et suivre le temps passé en maintenance. Kelio Analytics permet également de faciliter la refacturation des prestations internes réalisées pour la filiale Puy du Fou International ou encore des activités vendues à des clients dans le cadre de l’organisation de congrès.

De réels bénéfices pour les utilisateurs

Aujourd’hui, le logiciel de gestion des temps Kelio Pro Plus donne entière satisfaction aux managers qui peuvent gérer au mieux l’affectation de la masse salariale afin de garantir des plannings optimisés.

Pour le service Ressources Humaines, le logiciel Kelio est une brique solide de leur SIRH qui offre des évolutions très prometteuses pour l’avenir.

TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

Sur www.tempsdavance.com, suivez l’actualité des solutions de GTA et planification RH.

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Avec l’Institut Curie, Horizontal Software consolide sa présence dans le secteur Santé

16 avril 2018

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Horizontal Software consolide sa présence dans le secteur Santé en associant son nom à celui de l’Institut Curie.

Acteur de référence de la lutte contre le cancer, l’Institut Curie fondé en 1921, sera équipé de la solution de GTA de Horizontal Software sur l’Ensemble Hospitalier qui regroupe environ 2 300 médecins, soignants, techniciens et administratifs et se compose de trois établissements : L’hôpital de Paris, le centre de Protonthérapie sur le campus universitaire d’Orsay et l’hôpital René Huguenin à Saint-Cloud.

TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

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François GUTH nouveau Directeur Général d’Horoquartz

5 janvier 2018

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Horoquartz a un nouveau Directeur Général : François Guth

Depuis le 1er janvier, François Guth a officiellement pris les rênes d’Horoquartz. Le nouveau Directeur Général connaît particulièrement cette entreprise spécialisée dans les solutions SIRH de gestion des temps, de suivi des activités et de planification, dans la dématérialisation des processus RH et dans les systèmes de sûreté-sécurité. François Guth a intégré Horoquartz en 2014. Il a dirigé la région Île-de-France Nord Est, les grands comptes et la Belgique avant de devenir Directeur Général Adjoint en charge du département Workforce Management.

Agé de 47 ans, François Guth est titulaire d’un master en Méthode informatiques appliquées à la gestion des entreprises (MIAGE) et diplômé de l’Institut supérieur d’informatique et d’automatisme de Lorraine (ISIAL 1994). A l’issue de ses études, il a évolué chez Transiciel, de 1996 à 2012, puis au sein du groupe Capgemini, où il a dirigé plusieurs Business Units dans les secteurs de l’industrie et des services.

En 2012, il a rejoint le groupe ManpowerGroup comme Directeur général, avec pour missions de développer la nouvelle marque commerciale Experis IT en France, de consolider plusieurs sociétés à la suite d’acquisitions et de développer les activités de services IT.

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Seulement 25 % des utilisateurs de logiciel de gestion des temps sont satisfaits

20 décembre 2017

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Seulement 25 % des utilisateurs de logiciel de gestion des temps sont satisfaits de leur outil. Faute de préparation du projet, de budget, de temps de mise en œuvre, de précision des attentes … C’est le moment de considérer les logiciels de gestion des temps et planification autrement que comme des outils de pre-paie !

Un article de Aude – Consultante en digitalisation RH – Camana Conseil

” De nombreuses entreprises se demandent si elles vont mettre en place une solution de gestion des temps ou si elles vont tout simplement changer leur solution en place. Pourquoi, parce que cela devient quasiment aussi nécessaire qu’une solution de gestion de la paie (contrôle des forfaits jours, suivi de l’activité des salariés, planning des équipes, …).

Comme on dit, le temps, c’est de l’argent, les entreprises doivent pouvoir maîtriser leur productivité et donc se donner les moyens de le faire via l’utilisation de solution adéquates.

myRHline a mené une étude, auprès de 83 sociétés, sur la satisfaction des RH quant à leur outil SIRH de gestion des temps, voici ce qui l’en ressort.

Un SIRH de gestion des temps pour faire quoi ?

Les entreprises utilisant une solution de gestion des temps sont à 80 % équipées de solution permettant de gérer les congés et absences (on peut en conclure que les 20% restant le font via leur outil de gestion de la paie).

On constate que plus de 50% des projets SIRH de gestion des temps intègrent une problématique de gestion de l’activité. Les entreprises cherchent à mesurer la productivité liée aux temps passés (chaîne de production, activité par projet, etc). Selon les éditeurs que nous avons consultés, 2/3 des projets entrants ont une dimension « gestion de l’activité ».

– La planification sous contraintes (c’est à dire la gestion du planning d’une équipe en fonction de contraintes particulières qui peuvent être d’ordre géographique ou liée aux compétences particulières des salariés) ne représente que 15% des projets.

– 19% des sociétés ont mis en place une gestion des accès à leurs locaux.

– 42 % des entreprises utilisent des badgeuses physiques, c’est à dire que les salariés utilisent un badge pour enregistrer leurs entrées et sorties.

On constate que le badgeage dit « virtuel » (c’est à dire sans borne physique de pointage) est en plein essor, puisque 38% des sociétés représentées ont opté pour cette fonctionnalité – les salariés enregistrent directement leurs temps sur leur ordinateur ou via leur téléphone.

Managers et solution de gestion des temps

– 92 % des managers gèrent directement les demandes de congés de leur équipe dans le SIRH de gestion des temps.

– 2/3 des managers peuvent gérer le planning de leurs équipes directement via l’outil.

– 50% des managers estiment que leur SIRH de gestion des temps est acceptable, pour 25% c’est un bon outil et pour les 25% restant, un mauvais outil.

Ce type de projet est très sensible et nécessite une préparation importante, la communication est en enjeu primordial. A qualité de votre accompagnement au changement auprès des opérationnels fera de votre projet une réussite ou pas. Il est recommandé d’intégrer les opérationnels au projet dès la phase de conception pour bénéficier de leur expérience terrain, de les faire participer au choix de la solution afin de les impliquer et d’en faire les futurs commerciaux de l’outil en interne.

Les forces et faiblesses d’un SIRH de gestion des temps

Pour 70% des professionnels RH, le rapport qualité prix des solutions de gestion des temps est acceptable.

Une solution sur deux est aujourd’hui déployée en mode Saas.

Nous avons demandé aux entreprises d’établir un classement des forces et faiblesses, voici ce qu’il en ressort.

Le top 3 des forces :

– Ergonomie de la solution

– Rapport qualité / prix

– Gestion des interfaces

Le top 3 des faiblesses :

– Réactivité de l’éditeur

– Capacité à maintenir la solution

– Reporting

Les solutions de gestion des temps sont aujourd’hui beaucoup plus matures et abouties.

Les ergonomies ont évolué et les éditeurs ont mis en place des standards d’interfaces avec les solutions de gestion de la paie. La standardisation des solutions a notamment permis de rationaliser le coût des projets de gestion des temps.

Cependant, tout n’est pas parfait, les 3 faiblesses citées ci dessus sont quasiment communes à tout type de projet SIRH, mais elles sont maîtrisables et vous pouvez les anticiper à condition de bien préparer votre projet.”

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