Interview de Katia Statuto, Responsable du secteur applicatif en charge de la mise en place d’AgileTime au GH Nord Essonne

Présentation du client

Le GCS (Groupement de Coopération Sanitaire) Nord-Essonne est issu du GCS Longjumeau – Orsay, créé par la convention constitutive du 13 octobre 2004 et l’arrêté de la Direction Générale de l’ARS Ile-de-France du 29 décembre 2004. Ce GCS a pour objet de faciliter, d’améliorer et de développer l’activité des établissements membres par la mutualisation des moyens de compétences.

En avril 2012 l’avenant n°4 à la convention constitutive associe le CH de Juvisy-sur-Orge au groupement.

Secteur : santé publique
Situation : 3 établissements en IDF
Effectif :

– 1400 agents pour le CH Longjumeau

– 1140 agents pour le CH Orsay

– 300 agents pour le CH Juvisy

Population concernée : personnel non médical
Enjeux du projet :

– Badgeage pour le CH Longjumeau

– Droits d’accès sécurisés avec  plusieurs niveaux de droits selon les profils

– Aide à la saisie des plannings (mise en place de cycles…)

– Interface avec CPage

– Outil décisionnel pour reporting et statistiques

– Ergonomie moderne, simple et intuitive

– Centralisation du logiciel tout en gardant une base de données par établissement

Historique et problématique

Les Centres Hospitaliers d’Orsay et de Longjumeau cherchaient à se rapprocher depuis un certain temps déjà pour mutualiser l’équipe informatique et mettre en commun les systèmes d’information notamment. Lorsque le groupement s’est formé, le CH d’Orsay avait Médiane pour gérer le personnel et Longjumeau avait CPage. Il a été décidé de garder CPage et de l’étendre au CH d’Orsay.

En ce qui concerne la planification, Médiane intégrait un logiciel interne qui ne pouvait pas être couplé à CPage et Longjumeau utilisait de son côté une très ancienne version de Gestor que l’équipe projet souhaitait remplacer. Il a donc fallu réfléchir à un nouveau logiciel de gestion des temps.

Choix de la solution

Après les réponses à l’appel d’offres, nous avons demandé une démonstration d’AgileTime notamment et très clairement c’est cette présentation qui nous a convaincus parce que le logiciel tel qu’il nous a été présenté nous a donné une grande impression de simplicité d’utilisation.

Déroulement du projet

Nous avons commencé par l’établissement d’Orsay puisqu’on y remplaçait tout. Ce fut compliqué car nous avons démarré AgileTime en même temps que CPage et de ce fait nous n’avions pas toutes les données. Pour les utilisateurs, démarrer deux logiciels en même temps a également été source de difficulté mais finalement après plusieurs mois d’utilisation, tout est rentré dans l’ordre.

Ce fut ensuite le tour de Longjumeau avec en plus la mise en place de badgeuses physiques. Le consultant de chez EquiTime qui a pris en charge le projet nous a beaucoup aidés, il a toujours cherché à améliorer les choses lorsque c’était nécessaire comme pour les temps de réponse liés à la balance horaire qui étaient trop longs au début.

Nous l’avons énormément sollicité et même s’il est toujours très occupé, c’est quelqu’un de très efficace et qui trouve toujours une solution à nos demandes. Parmi les autres personnes de chez EquiTime qui sont intervenues, notre formatrice a fait l’unanimité. Tout le monde l’a trouvée très pédagogue, très calme, très patiente. Ces deux personnes ont vraiment compté dans la réussite du projet et elles sont très appréciées dans l’hôpital.

Note de Temps D’Avance : Cette formatrice est Moune MOUNHIM qui fait partie maintenant de l’équipe de TEMPS D’AVANCE et qui peut vous assister sur vos projets de GTA et Planification

Le bilan après plusieurs mois d’utilisation

Le premier point extrêmement important depuis la mise en place d’AgileTime c’est la partie HR Performance. Avant nous étions vraiment au “crayon et bâtons” pour tout ce qu’on voulait comptabiliser. La DRH nous demande régulièrement de ressortir des états et maintenant on peut facilement y accéder et exploiter les données.

Un autre point positif au niveau de l’informatique, c’est un soulagement pour nous de n’avoir plus qu’un seul logiciel à gérer.

Enfin, au-delà des gains de temps notamment au niveau de l’interface avec CPage pour l’envoi des éléments variables de paye, la gestion des droits est une fonctionnalité indispensable et très appréciée ici. Par exemple pour les cadres de garde, qui changent tous les weekends voire même toutes les semaines, ils ont la possibilité d’accéder et de visualiser le planning de l’ensemble des agents présents sans pour autant pouvoir les modifier. Ce qui est une gestion assez fine des droits d’accès, élément très attendu au moment de l’appel d’offres.

Les évolutions prévues

Parmi les évolutions prévues, il y a la gestion du temps médical. Nous avons demandé une présentation de l’application gérant le personnel médical et ce que nous avons vu nous a beaucoup plu. Bien entendu, ce projet doit d’abord être validé par les partenaires sociaux, les cadres et cætera et nous avons en premier lieu à mettre AgileTime en place à Juvisy qui vient de rejoindre notre groupe hospitalier.

Nous testons également la partie self-service sur un service pilote pour la partie workflow des demandes de congés. C’est également un outil très apprécié qu’il faudra étendre à tous les services par la suite.
 

Bénéfices constatés

  • Gain de temps au niveau des RH grâce à l’interface avec CPage

  • Outil de reporting assez simple et très complet

  • Gestion des droits d’accès très fine en fonction des profils

  • Le calcul des besoins (+ AgileTime)

  • Un seul logiciel à gérer pour les deux établissements du groupe hospitalier

  • Le circuit de validation des demandes d’absence à étendre car très apprécié par le service pilote

 

Source : https://www.myrhline.com/actualite-rh/le-groupe-hospitalier-nord-essonne-mutualise-sa-gestion-des-temps-avec-agiletime.html

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De la badgeuse au déclaratif, l’éventail de solutions est large !

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Rejoignez-nous le MARDI 13 NOVEMBRE DE 10h à 10h30

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Temps D’Avance soutient l’association docteur Clown www.docteurclown.org qui fait intervenir des clowns, jongleurs et magiciens professionnels auprès d’enfants hospitalisés.

Pour une manifestation nécessitant la gestion du planning de 250 bénévoles pendant un mois, l’association recherche une solution sur cette période, nécessitant une grande interaction entre les bénévoles et le planificateur (via une application).

Editeurs de solution de planification, si vous vous sentez concernés par cette demande, contactez-nous, vous ferez une belle action.

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Horizontal Software annonce la signature de nouveaux contrats dans le domaine de la restauration rapide et de la santé :

– Le groupe FrogPubs opte pour le pack restauration : ce contrat d’une durée de 3 ans prévoit la mise en place de l’outil de planification E-Connection et son moteur d’optimisation (gestion des temps et activités), avec un déploiement progressif sur les 20 cafés restaurants de la chaîne FrogPub

– Le GIE Clinique du Gard qui regroupe 3 cliniques privées sur le Grand Sud-Est avec au total 1 500 salariés, a opté pour le pack médical santé priv

– Le Groupement Médical Bretagne Sud (3000 agents répartis sur 4 établissements de santé), qui utilisait déjà le logiciel de Gestion du Temps et de Planification pour son personnel non médical, vient de retenir la solution STM pour gérer les temps de ses praticiens

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TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

Sur www.tempsdavance.com, suivez l’actualité des solutions de GTA et planification RH.

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Horizontal Software consolide sa présence dans le secteur Santé en associant son nom à celui de l’Institut Curie.

Acteur de référence de la lutte contre le cancer, l’Institut Curie fondé en 1921, sera équipé de la solution de GTA de Horizontal Software sur l’Ensemble Hospitalier qui regroupe environ 2 300 médecins, soignants, techniciens et administratifs et se compose de trois établissements : L’hôpital de Paris, le centre de Protonthérapie sur le campus universitaire d’Orsay et l’hôpital René Huguenin à Saint-Cloud.


TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

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L’éditeur Horizontal Software, positionné sur le segment de la gestion du capital humain, vient d’annoncer l’acquisition de la société Equitime, spécialisée dans les solutions logicielles de gestion du temps. Grâce à ce rachat, l’éditeur renforce son portefeuille de clients et vise, d’ici la fin de l’année, un chiffre d’affaires de 6 millions d’euros.

Les opérations de croissance externe se suivent mais ne se ressemblent pas pour Horizontal Software. Après avoir racheté LPDR Ingénierie, éditeur du logiciel de e-recrutement Relation RH,  en juillet 2012, la société bourguignonne spécialisée dans la gestion du capital humain s’offre aujourd’hui, pour un peu plus de 3,2 millions d’euros, Equitime, un éditeur rhônalpin positionné sur la gestion du temps et des activités dans le secteur de la santé et des collectivités. Objectif de la manœuvre : “atteindre la masse critique nécessaire en termes de bases installées, de force de vente et de complémentarité d’offres pour devenir le leader français de la gestion du capital humain en mode SaaS, dans l’architecture cloud“, explique Hervé Yahi, président d’Horizontal Software. En se rapprochant d’Equitime, qui affiche une expérience d’une quinzaine d’années dans le développement de solutions progicielles de planification et de suivi d’activités, Horizontal Software renforce son effectif. D’une trentaine de collaborateurs, le jeune éditeur créé en 2010, passe désormais à 80, dont la moitié en R&D. Par ailleurs, ce sont près de 300 nouveaux clients qui viennent compléter son portefeuille de références. Notamment Eurotunnel, Rémy Cointreau, le CHU de Nice, la région Bretagne…

Une nouvelle acquisition prévue en juin

Horizontal Software et Equitime n’ont pas attendu ce rapprochement pour unir leurs forces. Depuis octobre 2011, les deux éditeurs travaillent en étroite collaboration sur le projet Oséo ISI Pajero. Soutenu par Bpifrance, ce dernier devrait donner lieu à une plateforme logicielle accessible en mode SaaS permettant la gestion complexe de ressources multiples (RH, planification, gestion des temps…). En acquérant Equitime, connue pour sa suite logicielle AgileTime, Horizontal Sotware ne saute donc pas dans l’inconnu. C’est la raison pour laquelle Hervé Yahi s’est fixé des objectifs ambitieux. “Notre volonté est de dépasser les 6 millions d’euros de chiffre d’affaires d’ici fin 2014. Nous avons par ailleurs pour objectif de dépasser les 15 millions d’euros d’ici deux ans, grâce à de nouvelles opérations de croissance externe. Nous devrions acquérir, dès le mois de juin, une troisième entité française, une société spécialisée dans la gestion des compétences et ainsi atteindre le cap des 100 collaborateurs“, précise Hervé Yahi, qui dès, 2015, compte bien s’attaquer au marché international.

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