Parc de loisirs préféré des français, Le Puy du Fou emploie 1 600 saisonniers et 200 salariés permanents. Le développement constant du parc a incité le service RH à se doter d’un outil de gestion des temps et des activités. Initié en mai 2015, le projet a pu être rapidement mis en place.

« Nous avions une problématique globale SIRH, nous souhaitions passer à la DSN, ce qui constituait une contrainte considérable au vu de notre activité saisonnière et de la multitude de contrats que nous gérons » explique Arnould Bethery de la Brosse, Directeur des Ressources Humaines.

Le cahier des charges était très complexe et impliquait de nombreuses contraintes car l’industrie du spectacle impose une gestion particulière des temps de travail ainsi qu’une gestion des rôles de spectacle.

« Nous avons tout de suite trouvé la solution Kelio ergonomique et intuitive. Nous avons beaucoup apprécié l’accompagnement, la transparence, la pertinence et l’honnêteté des équipes Bodet Software lors de l’étude et de la mise en place du projet » indique Arnould Bethery de la Brosse.

Une planification fiable

« Nous avions besoin d’un logiciel de planification très performant car nous gérons plus de 1 600 horaires de travail différents pour couvrir les nombreux métiers présents au sein du parc (maintenance, restauration, entretien, acteurs, etc.) » explique Arnould Bethery de la Brosse.

Aujourd’hui, les managers gèrent les plannings horaires dans le logiciel Kelio Pro Plus, ce qui constitue ainsi la base du temps de travail.

En cas d’absence ou de dépassement d’horaire d’un salarié, les managers apportent les corrections nécessaires directement dans le planning afin que ce dernier reflète la réalité des temps effectués.

Pour la gestion des absences, le service RH prend ensuite le relais en affectant les absences au bon motif une fois les pièces justificatives reçues.

Une gestion simplifiée de la modulation et de la paie

 « Nos employés saisonniers sont systématiquement payés à l’heure. Un suivi précis des temps de travail est donc indispensable afin de pouvoir établir les bulletins de salaire. »

Avec la mise en place de Kelio Pro Plus, le Puy du Fou a pu simplifier le suivi de la modulation du temps de travail qui est induit par sa forte activité saisonnière. En effet, le parc est ouvert au printemps et en été uniquement avec des amplitudes horaires différentes le week-end, la semaine et pendant les vacances scolaires.

Une interface avec le logiciel de paie a été mise en place afin d’importer les salariés et les contrats dans Kelio à partir des variables de paie calculées par Kelio dans la paie.

« La mise en place de cette interface a permis de créer un flux dématérialisé de traitement de la paie, de réduire les saisies manuelles et donc de gagner beaucoup de temps. »

Une gestion efficace des activités

Le Puy du Fou utilise également Kelio Analytics afin d’effectuer un suivi rigoureux des temps par centres de charges et activités.

« L’utilisation de Kelio Analytics permet d’obtenir un suivi très précis des temps passés par activité au sein des équipes espaces verts par exemple (tonte, élagage, etc…). Nous pouvons ainsi évaluer la rentabilité de chaque type de situation paysagère et pouvons mettre en place des changements pour obtenir un paysage plus beau et plus simple à entretenir » indique Arnould Bethery de la Brosse.

La régie technique utilise également ces fonctionnalités pour planifier et suivre le temps passé en maintenance. Kelio Analytics permet également de faciliter la refacturation des prestations internes réalisées pour la filiale Puy du Fou International ou encore des activités vendues à des clients dans le cadre de l’organisation de congrès.

De réels bénéfices pour les utilisateurs

Aujourd’hui, le logiciel de gestion des temps Kelio Pro Plus donne entière satisfaction aux managers qui peuvent gérer au mieux l’affectation de la masse salariale afin de garantir des plannings optimisés.

Pour le service Ressources Humaines, le logiciel Kelio est une brique solide de leur SIRH qui offre des évolutions très prometteuses pour l’avenir.


TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

Sur www.tempsdavance.com, suivez l’actualité des solutions de GTA et planification RH.

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Actu flash !  Nous avons une consultante disponible actuellement pour mise en place de DECIDIUM GTA (ADP) ou CHRONOS 8.7.  sur du suivi de projet, recette et formation.

Contacter Arnaud MICHEL au 06 77 78 41 68

Excellente journée à tous !


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Horizontal Software consolide sa présence dans le secteur Santé en associant son nom à celui de l’Institut Curie.

Acteur de référence de la lutte contre le cancer, l’Institut Curie fondé en 1921, sera équipé de la solution de GTA de Horizontal Software sur l’Ensemble Hospitalier qui regroupe environ 2 300 médecins, soignants, techniciens et administratifs et se compose de trois établissements : L’hôpital de Paris, le centre de Protonthérapie sur le campus universitaire d’Orsay et l’hôpital René Huguenin à Saint-Cloud.


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… et sur toutes les solutions du marché de la GTA et de la planification.

Afin de faire bénéficier nos clients de la meilleure expertise du marché de la GTA, les consultants Temps d’Avance sont formés directement par les éditeurs sur les produits du marché, permettant ainsi un accompagnement de nos clients avec une forte valeur ajoutée. Cette semaine, toute l’équipe est réunie en séminaire autour de Asys pour améliorer sa connaissance sur le produit Chronos. 

Cette année encore, Temps d’Avance investira encore dans la qualité des formations sur tous les outils du marché de la GTA et de la planification.

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Horoquartz a un nouveau Directeur Général : François Guth

Depuis le 1er janvier, François Guth a officiellement pris les rênes d’Horoquartz. Le nouveau Directeur Général connaît particulièrement cette entreprise spécialisée dans les solutions SIRH de gestion des temps, de suivi des activités et de planification, dans la dématérialisation des processus RH et dans les systèmes de sûreté-sécurité. François Guth a intégré Horoquartz en 2014. Il a dirigé la région Île-de-France Nord Est, les grands comptes et la Belgique avant de devenir Directeur Général Adjoint en charge du département Workforce Management.

Agé de 47 ans, François Guth est titulaire d’un master en Méthode informatiques appliquées à la gestion des entreprises (MIAGE) et diplômé de l’Institut supérieur d’informatique et d’automatisme de Lorraine (ISIAL 1994). A l’issue de ses études, il a évolué chez Transiciel, de 1996 à 2012, puis au sein du groupe Capgemini, où il a dirigé plusieurs Business Units dans les secteurs de l’industrie et des services.

En 2012, il a rejoint le groupe ManpowerGroup comme Directeur général, avec pour missions de développer la nouvelle marque commerciale Experis IT en France, de consolider plusieurs sociétés à la suite d’acquisitions et de développer les activités de services IT.

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Seulement 25 % des utilisateurs de logiciel de gestion des temps sont satisfaits de leur outil. Faute de préparation du projet, de budget, de temps de mise en œuvre, de précision des attentes … C’est le moment de considérer les logiciels de gestion des temps et planification autrement que comme des outils de pre-paie !

Un article de Aude – Consultante en digitalisation RH – Camana Conseil

” De nombreuses entreprises se demandent si elles vont mettre en place une solution de gestion des temps ou si elles vont tout simplement changer leur solution en place. Pourquoi, parce que cela devient quasiment aussi nécessaire qu’une solution de gestion de la paie (contrôle des forfaits jours, suivi de l’activité des salariés, planning des équipes, …).

Comme on dit, le temps, c’est de l’argent, les entreprises doivent pouvoir maîtriser leur productivité et donc se donner les moyens de le faire via l’utilisation de solution adéquates.

myRHline a mené une étude, auprès de 83 sociétés, sur la satisfaction des RH quant à leur outil SIRH de gestion des temps, voici ce qui l’en ressort.

Un SIRH de gestion des temps pour faire quoi ?

Les entreprises utilisant une solution de gestion des temps sont à 80 % équipées de solution permettant de gérer les congés et absences (on peut en conclure que les 20% restant le font via leur outil de gestion de la paie).

On constate que plus de 50% des projets SIRH de gestion des temps intègrent une problématique de gestion de l’activité. Les entreprises cherchent à mesurer la productivité liée aux temps passés (chaîne de production, activité par projet, etc). Selon les éditeurs que nous avons consultés, 2/3 des projets entrants ont une dimension « gestion de l’activité ».

– La planification sous contraintes (c’est à dire la gestion du planning d’une équipe en fonction de contraintes particulières qui peuvent être d’ordre géographique ou liée aux compétences particulières des salariés) ne représente que 15% des projets.

– 19% des sociétés ont mis en place une gestion des accès à leurs locaux.

– 42 % des entreprises utilisent des badgeuses physiques, c’est à dire que les salariés utilisent un badge pour enregistrer leurs entrées et sorties.

On constate que le badgeage dit « virtuel » (c’est à dire sans borne physique de pointage) est en plein essor, puisque 38% des sociétés représentées ont opté pour cette fonctionnalité – les salariés enregistrent directement leurs temps sur leur ordinateur ou via leur téléphone.

Managers et solution de gestion des temps

– 92 % des managers gèrent directement les demandes de congés de leur équipe dans le SIRH de gestion des temps.

– 2/3 des managers peuvent gérer le planning de leurs équipes directement via l’outil.

– 50% des managers estiment que leur SIRH de gestion des temps est acceptable, pour 25% c’est un bon outil et pour les 25% restant, un mauvais outil.

Ce type de projet est très sensible et nécessite une préparation importante, la communication est en enjeu primordial. A qualité de votre accompagnement au changement auprès des opérationnels fera de votre projet une réussite ou pas. Il est recommandé d’intégrer les opérationnels au projet dès la phase de conception pour bénéficier de leur expérience terrain, de les faire participer au choix de la solution afin de les impliquer et d’en faire les futurs commerciaux de l’outil en interne.

Les forces et faiblesses d’un SIRH de gestion des temps

Pour 70% des professionnels RH, le rapport qualité prix des solutions de gestion des temps est acceptable.

Une solution sur deux est aujourd’hui déployée en mode Saas.

Nous avons demandé aux entreprises d’établir un classement des forces et faiblesses, voici ce qu’il en ressort.

Le top 3 des forces :

– Ergonomie de la solution

– Rapport qualité / prix

– Gestion des interfaces

Le top 3 des faiblesses :

– Réactivité de l’éditeur

– Capacité à maintenir la solution

– Reporting

Les solutions de gestion des temps sont aujourd’hui beaucoup plus matures et abouties.

Les ergonomies ont évolué et les éditeurs ont mis en place des standards d’interfaces avec les solutions de gestion de la paie. La standardisation des solutions a notamment permis de rationaliser le coût des projets de gestion des temps.

Cependant, tout n’est pas parfait, les 3 faiblesses citées ci dessus sont quasiment communes à tout type de projet SIRH, mais elles sont maîtrisables et vous pouvez les anticiper à condition de bien préparer votre projet.”

 

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Après un déploiement progressif de M-RH Chronotime dans différents services pilotes, le CHU de Tours a généralisé la solution dans l’ensemble de l’établissement au 1er janvier 2017. Il s’agit d’une première mise en production de M-RH Chronotime dans un CHU français. Cette mise en oeuvre a été réalisée en étroite collaboration entre les équipes projet du CHU de Tours et celles de l’éditeur Maincare Solutions. Aujourd’hui, l’ensemble du personnel hospitalier gère ses temps à l’aide du module M-RH Chronotime de la suite M-RH. Il fluidifie les workflows et augmente l’efficacité de gestion.

M-RH Chronotime est une solution de gestion des temps nouvelle génération, issue du partenariat signé en décembre 2014 entre la société Maincare Solutions et le Groupe Gfi Informatique. Grâce à ce partenariat, M-RH Chronotime est parfaitement intégré dans la suite RH et Paie (M-RH / M-PH) de Maincare Solutions, tout en bénéficiant de l’expertise de Gfi Informatique, leader des solutions de gestion des temps auprès des établissements de santé. L’ensemble des échanges de données avec M-RH et M-PH se fait sans aucune interface « par flux ».

C’est notamment grâce à cette intégration forte que le CHU de Tours a retenu M-RH Chronotime à l’issue d’un dialogue compétitif. L’établissement de santé tourangeau a souhaité changer de solution de gestion des temps pour le personnel hospitalier car leur ancien outil GESTOR, en place depuis 2004, ne répondait plus aux nouvelles exigences technologiques, ergonomiques, d’efficience et de sécurité. Ainsi, les principaux critères de choix d’une nouvelle solution de gestion des temps concernaient sa couverture fonctionnelle répondant intégralement aux impératifs réglementaires de planification hospitalière, mais aussi à son interopérabilité avec l’application de gestion des ressources humaines. M-RH Chronotime a réuni l’ensemble des critères.

La mise en place de la solution s’est déroulée en étroite collaboration entre les directions particulièrement impliquées dans le projet, à savoir la Direction des Ressources Humaines, la Direction des Systèmes d’Information et la Direction des Soins. Les équipes du CHU ont également bénéficié d’un accompagnement renforcé d’experts fonctionnels et techniques de Maincare Solutions. Le déploiement a démarré début 2016 par une mise en oeuvre dans quatre services pilotes : la DRH, le service de la sûreté-accueil et les pôles Pathologies Digestives et Cancérologie, avant d’être généralisé progressivement courant 2016. Depuis le 1er janvier 2017, les activités de l’ensemble du personnel hospitalier et des sages-femmes sont gérées avec le nouveau module de gestion des temps M-RH Chronotime.

L’objectif du CHU de Tours était d’apporter lisibilité, transparence et simplicité, tout en respectant les spécificités de la réglementation et en intégrant les règles de l’établissement. Aujourd’hui, M-RH Chronotime est pleinement déployé en tant que solution institutionnelle de gestion des temps et activités.

« L’ensemble des professionnels ont accès à leur compte et à leur situation individuelle, notamment pour consulter leurs plannings prévisionnels, le solde des jours de congés, etc… Basée sur les nouvelles technologies web, c’est une solution complète, facile d’utilisation, conviviale et intuitive, ce qui a permis à nos cadres de santé de se l’approprier très rapidement. M-RH Chronotime nous accompagne dans la modernisation des services proposés aux agents et l’amélioration des performances de l’établissement, grâce à une gestion quotidienne simplifiée et une répartition des ressources mieux adaptée », déclare M. Samuel ROUGET, Directeur des Ressources Humaines au CHU de Tours.

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A l’heure où les investissements informatiques ne cessent de croître, le ROI (Return on Investment) reste un indicateur incontournable pour les directions générales et financières. Les projets de gestion des temps et des activités (GTA) ne font pas exception. Est-il possible de justifier la rentabilité de tels projets ? Le ROI est-il l’outil de mesure adapté à ce type de solutions ?

5 questions à Thierry Bobineau, Directeur Marketing d’Horoquartz.

Voyez-vous une demande croissante de calcul du ROI de la part de vos clients ?

La tendance est très claire dans les grandes entreprises. Elles sont généralement mieux équipées pour analyser la situation de départ et les coûts opérationnels,  identifier les axes de progrès et les valoriser, mesurer le « risque à ne pas faire ». C’est un peu moins vrai dans les PME-PMI. Les applications de GTA y sont avant tout vues comme une aide pour se mettre en conformité ou améliorer la performance, sans forcément quantifier le retour possible.
Dans tous les cas, nous insistons sur le fait que le calcul du ROI n’est qu’un outil parmi d’autres pour évaluer la pertinence d’un projet car tous les gains ne sont pas quantifiables. Comment mesurer l’impact d’une meilleure satisfaction des salariés avec des outils collaboratifs ? Comment évaluer l’amélioration du service à la clientèle grâce à de meilleurs plannings des équipes ? Ces objectifs peuvent être tout aussi stratégiques que la simple justification financière.

Justement, la tendance n’est-elle pas d’analyser le ROI des projets de GTA que sous l’angle des économies générées ?

Les économies sont par nature plus faciles à appréhender que des améliorations qualitatives. Dans une étude publiée par MARKESS International en 2013, les 2 priorités principales des  dirigeants d’entreprises pour leurs projets sont bien la réduction des coûts (67%) et l’amélioration de la productivité (59%). De ce point de vue, la valorisation des économies générées reste quand même essentielle dans l’approche.

 Alors quelles sont-elles ces économies précisément ?

 Un système de GTA génère habituellement 2 types de gains. Les gains qui peuvent être directement mesurés sur un plan financier comme la réduction des heures supplémentaires, le meilleur respect des accords d’annualisation ou la maîtrise de l’intérim. Puis les économies plus compliquées à appréhender : on trouve ici les gains apportés au service RH par l’amélioration des processus, l’automatisation de l’interface paie, la suppression de procédures papier pour la gestion des congés par exemple, ou encore ceux de plus en plus importants au niveau des managers de terrain.
La SOFRES a par exemple mis en évidence qu’une solution adaptée  peut réduire de 50% le temps passé par les planificateurs à construire les plannings de leurs équipes. Autre exemple pour le suivi d’activité : les managers de terrain, notamment dans l’industrie,  passent couramment de 45 minutes à une heure par jour à collecter les informations d’activité de leurs équipiers, à les contrôler puis à les saisir ou les corriger dans l’ERP. Avec une saisie directe des activités par les opérateurs, ce chiffre tombe fréquemment  à 15 minutes par jour.
Enfin, nous voyons régulièrement des gains au niveau IT par l’harmonisation et la centralisation des applications de GTA. Bien sûr, on ne peut pas prendre ces chiffres comme des valeurs génériques, tout  dépend du contexte de départ.

S’agit-il vraiment d’économies au final ?

C’est souvent un point de discussion en effet. Certaines, comme la maîtrise des heures supplémentaires ou de l’annualisation par exemple, sont des économies directes. Certains clients nous ont fait part d’un payback sur projet inférieur à un an uniquement sur ces points. Pour d’autres, comme la réduction du temps passé par les managers, elles ne sont pas forcément valorisables immédiatement sur un plan financier. Mais on peut penser que le temps libéré aux managers va servir à améliorer la productivité, la qualité de service, et le management des équipes et au final contribuera à une meilleure performance. Dans tous les cas, ce temps sera bien mieux utilisé qu’à des tâches administratives.

Les éditeurs ne sont-ils pas tentés de les surestimer ?

La vraie difficulté est de disposer des retours d’expériences pour  donner des hypothèses réalistes. Pour cela, il faut disposer d’une masse d’observations pratiques par domaine, ce que nous permet notre base installée très importante. Dans le cas contraire, le calcul du ROI se résume à un exercice théorique où l’on peut avancer des chiffres avantageux mais peu crédibles. Nous mettons à disposition des entreprises un outil de simulation de ROI alimenté par cette base de connaissance. Le client peut ajuster les hypothèses suivant sa propre perception. Nous proposons aussi d’accompagner le client dans cette démarche car l’expertise d’un consultant apporte des éclairages pratiques sur les axes de gains. Cette approche du ROI amène aussi à se poser les bonnes questions sur les objectifs que l’on se donne, pas uniquement monétaires. On découvre souvent des leviers d’amélioration insoupçonnés qui aident à structurer les projets. Encore une fois, le calcul du ROI n’est pas le « graal » d’un projet de GTA. C’est un outil qui aide à la prise de décision et il n’est pas exclusif d’autres indicateurs et critères.

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Photo : Eric Ruty, Directeur Général de Bodet Software

Après une progression de 47 % des ventes de ses logiciels de gestion des temps sur le segment grands comptes en 2014, Bodet Software poursuit sur sa lancée auprès de cette cible.

Au travers de plusieurs nouveaux clients, Bodet Software prouve sa capacité à se déployer sur ce segment : SMURFIT KAPPA FRANCE (4000 collaborateurs) et PARKER-HANNIFIN (2000) en Industrie, SUSHI SHOP (2000 salariés) en restauration, la MSA (4000) dans le domaine des services,  autant des nouveaux clients sur les solutions KELIO OPTIMA pour la gestion des temps et sur certains sites le contrôle d’accès.

Un accompagnement fort tout au long des projets

« Ces derniers mois ont été marqués par une accélération de notre développement auprès des grands comptes. La qualité de nos solutions explique en partie ce succès. Mais la qualité des services que nous apportons à nos clients compte tout autant : déploiement, formation et transfert de compétences, aide au recettage et suivi post-production, soit un accompagnement tout au long du projet avec une équipe expérimentée et réactive.

Enfin, nos solutions proposent un excellent ROI, notamment par l’intégration des développements spécifiques dans les montées de version », conclut Eric Ruty, Directeur général de Bodet Software.

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2015 04 Article Octime Rachat Spec

 

Désireuse d’étendre sa zone d’influence à l’international, la société OCTIME s’est rapprochée du Groupe SPEC dont le siège social est situé à Barcelone.

Spécialisé depuis plus de 35 ans dans les domaines de la Gestion des Temps de travail, du Contrôle d’Accès et de la Sécurité, le Groupe SPEC bénéficie d’implantations clients en Espagne, au Portugal, au Royaume-Uni, en Amérique Latine, en Afrique et au Moyen-Orient.

Guillaume BERBINAU, président d’OCTIME, est très satisfait de ce rapprochement : « Nous voulions depuis quelques années promouvoir nos savoir-faire à l’international. Compte-tenu de notre forte croissance en France, actuelle et future, qui mobilise les forces vives de notre entreprise, nous avons souhaité sceller une alliance avec une société disposant à la fois de connaissances métier dans la gestion des temps, d’une forte notoriété et d’une implantation européenne, voire mondiale.

L’association de nos compétences réciproques, poursuit Guillaume BERBINAU, est source de multiples synergies et d’un potentiel de développement considérable. Nous allons apporter aux équipes SPEC notre savoir-faire dans la planification et nos méthodologies de déploiement. En contrepartie, SPEC nous apportera son réseau de partenaires internationaux et son savoir-faire technique dans la conception de terminaux de pointage et le contrôle d’accès ».

Le nouveau groupe ainsi constitué devient un acteur majeur européen qui souhaite continuer de manière volontariste son expansion mondiale.

OCTIME GRUPO SPEC, c’est 15,3 M€ de Chiffre d’Affaires, 2,5 M d’utilisateurs dans le monde et 28000 sites équipés de terminaux de badgeage et de contrôle d’accès.

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