La planification est un terme très utilisé par les entreprises, elle peut avoir de nombreux sens et objectifs en fonction du contexte et des points de vue. Dans cet article, découvrez ce qu’est la planification RH, ses objectifs, et comment la distinguer des autres types de planification.

QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE LA PLANIFICATION DE PROJET ET LA PLANIFICATION RH ?

D’un point de vue projet, la planification consiste à ordonner les tâches du projet, à estimer leurs charges et à déterminer les ressources nécessaires à leur réalisation. On retrouve dans la gestion de projet, des outils comme le diagramme de Gantt ou la méthode PERT pour organiser les tâches à effectuer

D’un point de vue RH, la planification vise à organiser les actions du personnel pour anticiper et permettre la réalisation des différentes activités dans les meilleures conditions possibles. Dans un contexte d’optimisation des ressources par rapport aux besoins de l’entreprise, la construction d’un bon planning s’opère selon les quatre étapes suivantes :

  1. La prévision et l’anticipation de l’activité, par exemple, en estimant l’affluence client sur un point de vente sur une journée donnée.

  2. La prévision et l’anticipation des besoins RH sur différents postes, par exemple, en traduisant l’effectif requis sur les différents postes d’un point de vente à partir de l’affluence prévisionnelle.

  3. L’annualisation des temps de travail (si accord d’entreprise), par exemple, en définissant des temps de travail hebdomadaires fluctuants pour les salariés sur une année tout en respectant la législation.

  4. L’élaboration du planning détaillé précisant les horaires et les tâches des différentes ressources, par exemple en élaborant le planning précis de l’équipe pour une semaine donnée et non un planning théorique identique pour toutes les semaines de l’année.

LES DIFFÉRENTS TYPES DE PLANIFICATION RH

Un logiciel RH comme les outils de gestion des temps et des activités (GTA) permet différents degrés d’automatisation des étapes citées précédemment. Dans cette section nous allons nous préciser les étapes 3 et 4.

La planification RH varie selon les besoins et la taille des entreprises. L’élaboration des plannings peut, au travers d’un logiciel RH, être plus ou moins automatisée. On distinguera ainsi :

  • La planification RH manuelle : le planificateur possède toute la latitude lors de l’élaboration du planning dont il est en charge. Il doit préciser lui-même l’intégralité des éléments du planning (horaires, postes, lieux, absences, etc.) et construit généralement son planning sur Excel ou directement dans un logiciel de plannings RH.

  • La planification RH assistée : lorsqu’il créé les plannings, le planificateur est alerté par son logiciel RH sur différents points de vigilance comme le respect du légal ou le sûr et sous-effectif par exemple.

  • La planification RH automatisée/automatique/optimisée/sous contraintes : tous ces synonymes renvoient à la même notion. Ici, l’outil RH élabore une proposition de planning qui prend en compte les différents paramètres à avoir en tête au moment de la création des plannings. Le planificateur peut ensuite remanier le planning automatique avant validation.

QUEL DEGRÉ DE PLANIFICATION POUR QUELLE ENTREPRISE ?

Dans un contexte de rationalisation des coûts RH, devenus critiques pour de nombreux acteurs économiques, la planification du personnel est devenue un enjeu stratégique dans tous les domaines d’activité. On distinguera toutefois différents besoins de planification selon les organisations :

  • les organisations soumises à des facteurs fluctuants (absentéisme, turn-over, variation d’activité à la journée) : on peut ici citer les secteurs de la distribution, de la restauration, de l’hôtellerie et de certains services hospitaliers. Ces organisations pourront être fortement intéressées par la planification automatisée.

  • Les organisations dont l’activité ou les effectifs sont davantage stabilisés seront, quant à elles, plus intéressées par une planification RH assistée. On peut citer le cas de certains services hospitaliers, de certaines organisations administratives ou de certaines industries.

  • Les organisations dont l’activité est relativement cyclique et les effectifs autonomes peuvent se satisfaire d’un outil de planification manuelle.

Source : https://www.asys.fr/actualites/les-ba-ba-de-la-planification

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L’année d’une entreprise est rythmée par différentes périodes d’activité plus ou moins soutenues selon les saisons, les évènements et les tendances. Le début de l’année est le moment idéal pour mettre en place ce qu’on appelle « l’annualisation » afin d’anticiper ces fluctuations et de préparer au mieux l’année à venir pour votre entreprise.

QU’EST-CE QUE L’ANNUALISATION DES TEMPS DE TRAVAIL ?

L’annualisation du temps de travail est un mode d’aménagement des plannings RH permettant de gérer sur l’année, les temps de travail des salariés en tenant compte des fluctuations d’activité et des besoins de l’entreprise. Cette stratégie de gestion des temps permet d’équilibrer les ressources aux besoins de l’entreprise en attribuant à l’avance plus ou moins de ressources en fonction de périodes d’activités différentes.

LE TEMPS DE TRAVAIL ANNUALISÉ : POUR QUELS OBJECTIFS ?

L’annualisation du temps de travail répond à deux objectifs principaux :

Tout d’abord, elle permet d’anticiper les pics d’activité de votre entreprise et ainsi d’adapter les temps de travail des salariés en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez demander à vos employés de réaliser des heures excédentaires sur les périodes de plus forte activité. Ils travaillent donc un volume horaire hebdomadaire plus important qu’initialement prévu dans leur contrat. En compensation, ces employés travaillent moins en périodes basses pour récupérer leurs heures excédentaires.

Ensuite, l’annualisation permet d’éviter de recourir à des contrats intérimaires ou des CDD pendant les périodes de forte activité et au contraire d’éviter le chômage technique pendant les périodes de faible activité.

LES GRANDES ÉTAPES DU CALCUL DE L’ANNUALISATION

Le calcul de l’annualisation du temps de travail définit le nombre d’heures que chaque salarié doit réaliser tout au long d’une année civile.

La première étape consiste à anticiper le temps de travail attendu sur l’année pour chaque collaborateur selon son type de forfait (jours ou heures), sa présence sur la période d’annualisation (CDD ou CDI), son régime (temps partiel ou  temps complet) et son statut horaires (39h, 37h30, 35h, …).

La seconde étape consiste à décompter le temps de travail effectivement réalisé depuis le début de l’année, déterminé par exemple par les rapports de badgeage et les événements d’absences.

LA MISE EN PLACE DE L’ANNUALISATION DU TRAVAIL EN ENTREPRISE

L’annualisation des temps de travail en entreprise doit être mise en place après accord de l’inspection du travail et annonce des horaires applicables à tous les salariés.

Le calcul de l’annualisation doit respecter les règles relatives aux durées de travail maximales prévues pour le salarié. Par exemple, un salarié à temps plein, soit 35 heures par semaine, devra travailler 1 607 heures sur l’année étalées en fonction de l’activité prévue par l’entreprise.

Source : https://www.asys.fr/actualites/lannualisation-du-temps-de-travail-en-entreprise

 

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De la badgeuse au déclaratif, l’éventail de solutions est large !

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Temps D’Avance soutient l’association docteur Clown www.docteurclown.org qui fait intervenir des clowns, jongleurs et magiciens professionnels auprès d’enfants hospitalisés.

Pour une manifestation nécessitant la gestion du planning de 250 bénévoles pendant un mois, l’association recherche une solution sur cette période, nécessitant une grande interaction entre les bénévoles et le planificateur (via une application).

Editeurs de solution de planification, si vous vous sentez concernés par cette demande, contactez-nous, vous ferez une belle action.

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Comment préparer chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

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Quelles sont les conditions de réussite d’un projet de Gestion des Temps ? Comment anticiper chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

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Actu flash ! TEMPS D’AVANCE dispose d’un consultant spécialisé sur CHRONOS 8.7 (ASYS) disponible à partir du 1er septembre.

Contacter Arnaud MICHEL au 06 77 78 41 68


TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

Sur www.tempsdavance.com, suivez l’actualité des solutions de GTA et planification RH.

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Les Hospices Civils de Lyon (HCL) sont le deuxième CHU de France, et comptent 23000 professionnels dont 5000 médecins.

Les Hospices Civils de Lyon ont choisi la solution Chronos Santé éditée par Asys pour assurer la gestion des temps et des plannings du personnel non-médical. A l’issue d’un appel d’offres, le logiciel Chronos a séduit les équipes des HCL en raison de sa couverture fonctionnelle et de ses utilisateurs de référence : CHU de Brest, Bordeaux, Montpellier, Toulouse, Lille, Reims, Besançon, Nancy, etc.

Les agents, les cadres de santé, les services support bénéficieront des fonctionnalités du logiciel Chronos Santé pour la gestion des temps de travail, le suivi d’activités, la gestion des plannings, l’aide à la planification, la gestion des absences etc.

Les agents bénéficieront d’un portail dédié pour consulter leur planning, leurs soldes actualisés en temps réel, réaliser des demandes d’absences, etc.

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… et sur toutes les solutions du marché de la GTA et de la planification.

Afin de faire bénéficier nos clients de la meilleure expertise du marché de la GTA, les consultants Temps d’Avance sont formés directement par les éditeurs sur les produits du marché, permettant ainsi un accompagnement de nos clients avec une forte valeur ajoutée. Cette semaine, toute l’équipe est réunie en séminaire autour de Asys pour améliorer sa connaissance sur le produit Chronos. 

Cette année encore, Temps d’Avance investira encore dans la qualité des formations sur tous les outils du marché de la GTA et de la planification.

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Asys AS Kieffer 250 150

Photo : Anne-Sophie KIEFFER, Directrice Générale de Asys

Asys, éditeur spécialisé dans la Planification et la Gestion des Temps et des Activités (GTA), a clos l’année 2014 avec une hausse de 15% de son activité et un chiffre d’affaires de 8,7 millions d’euros. Ces bons résultats confortent la stratégie de spécialisation de l’éditeur qui confirme son objectif de chiffres d’affaires à 10 millions d’euros en 2015. Asys se positionne parmi les éditeurs de référence en matière de GTA.

De nouvelles références Grands Comptes pour Chronos
Le chiffre d’affaires 2014 a été en partie porté par les activités de services pour le parc clients. De nombreux utilisateurs Chronos ont en effet migré vers la dernière version (V8.7) commercialisée fin 2013. En parallèle, Asys a enrichi son portefeuille de nouveaux clients issus de secteurs d’activité divers parmi lesquels le Groupe 3S (services aéroportuaires), American Vintage (retail), Arep (bureau d’études), Aventics (industrie), le Centre Hospitalier de Cornouaille, Eurosport, Groupe 3H (cliniques), Mondial Assistance, Tecumseh (industrie), Total Belgique, le Groupe Verspieren (assurance) ou encore Le Voyage à Nantes (tourisme).
Comme le souligne Anne-Sophie Kieffer, Présidente d’Asys : « Le succès de Chronos 8.7 récompense l’important travail de nos équipes, notamment celui de notre R&D qui a su répondre aux attentes du marché, tant sur le plan fonctionnel que sur l’ergonomie. Ces nouvelles références valident notre stratégie d’éditeur spécialisé en GTA, dans une approche best-of-breed. »

Horsys 9.2, une nouvelle version tournée vers les PME
Disponible à la fin du 1er semestre 2015, la nouvelle version du logiciel de gestion des temps Horsys a bénéficié d’un important programme d’investissement en 2014. Horsys 9.2 sera commercialisée au travers d’une offre SaaS particulièrement compétitive et offrira une approche verticalisée par secteur d’activités avec des packages pré-paramétrés. Côté utilisateur, son design a été entièrement revu avec des écrans de travail modernisés, un planning repensé, une navigation plus fluide et confortable, ainsi qu’un Portail Salarié relooké et enrichi.
Pour soutenir le lancement de cette nouvelle version, Asys consolide son réseau de distributeurs et intégrateurs en région. « Notre objectif est de densifier notre maillage régional en distribuant nos solutions au travers d’acteurs locaux. Ils pourront ainsi enrichir leur catalogue de solutions RH avec une offre de gestion des temps adaptée aux besoins des PME», poursuit Anne-Sophie Kieffer.

Une politique de recrutement soutenue
Enfin, cette année encore, Asys poursuit sa politique de recrutement. Après avoir embauché une quinzaine de personnes en 2014 pour ses départements R&D, Administration et Services, l’entreprise maintient sa politique de recrutement pour ses bureaux de Paris, Nantes et Lyon. « Ces embauches accompagnent notre croissance et concernent l’ensemble de nos services, notamment la Force de vente et les équipes de consulting », conclut Anne-Sophie Kieffer. En parallèle, le nouveau service dédié au Parc Clients a vu le jour en début d’année. Il regroupe des consultants expérimentés dédiés aux clients installés pour un accompagnement de proximité dans la durée.

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