Source : Asys

Une fois qu’ on a préparé l’annualisation du temps de travail et la planification des équipes, il faut ensuite la piloter efficacement et suivre les décomptes quotidiennement pour arriver à l’objectif du temps travaillé préalablement défini.

La vie des équipes et de l’entreprise fait qu’un certain nombre d’événements peut venir « perturber » la gestion de l’annualisation et cela peut vite virer au casse-tête !

Alors comment gérer ces cas particuliers ?Aucun texte réglementaire ni législatif ne précise de méthode de calcul.

Pour chaque cas, des règles de gestion doivent être clairement définies dans l’accord collectif relatif à l’annualisation du temps de travail

Nous vous donnons ici les exemples les plus fréquents et les réponses à titre indicatif pour adapter vos compteurs et ainsi faire un bilan juste en fin de période.

Les 3 indicateurs majeurs de l’annualisation 

Le pilotage de l’annualisation des temps de travail est très important pour atteindre vos objectifs de modulation en fin de période.

Pour faciliter ce pilotage, nous vous proposons 3 indicateurs à calculer puis à monitorer très précisément :

  1. L’objectif : il s’agit du nombre d’heures annuelles défini et prévu pour le salarié. il s’agit de « l’obligation annuelle de travail » dans la fonction publique. Pour un temps plein, cet objectif est de 1 607 heures par an.
  2. Le Réalisé : il s’agit du cumul du temps de travail réalisé par le salarié à date.
  3. L’écart : c’est l’indicateur clé qui permet de suivre l’avancement de l’annualisation, visualiser le « reste à faire » et de clore l’année.

Le + d’une solution de GTA :

Une solution de gestion des temps et planification calcule automatiquement ces 3 indicateurs selon vos règles de gestion.
Puis, selon les événements RH, ces compteurs seront mis à jour en temps réel, ce qui vous permettra de prendre des actions correctives et moduler ainsi efficacement les temps de travail dans votre organisation. Il peut y avoir des alertes selon les seuils définis.

Les heures supplémentaires

Dans le cadre d’un temps de travail annualisé, l’accord collectif peut prévoir un plafond d’heures de travail supérieur aux 35h/semaine.
A noter que les plafonds légaux sont de :

  • 10h par jour
  • 48h par semaine sauf dérogation de l’inspection du travail
  • 44h par semaine sur une période consécutive de 12 semaines
SOURCE : FICHE PRATIQUE DU DROIT DU TRAVAIL – MINISTÈRE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE L’INSERTION

Lorsqu’un collaborateur dépasse la limite haute hebdomadaire prévue par l’accord, cela déclenche des heures supplémentaires.

S’il y a paiement d’heures supplémentaires en cours de période, il ne faut pas les intégrer au compteur « Réalisé ». Sans quoi elles seraient compensées 2 fois, suite à un potentiel écart positif en fin de période.
En fin d’année, les heures réalisées au delà des 1607 heures annuelles sont décomptées en heures supplémentaires.

Les arrêts maladies

Il existe plusieurs façons théoriques de valoriser les jours d’absences maladie , mais l’une d’elles est souvent mise en place :

  • durée contractuelle quotidienne moyenne (ex : pour un salarié à 35h hebdomadaires, travaillant 5 jours par semaine,  la durée moyenne d’une journée est de 7h)
  • durée de la journée prévue
  • durée moyenne du cycle

C’est valable également pour les absences liées à de la formation par exemple. Encore une fois, la façon dont votre organisation souhaite gérer les absences doit être définie par l’accord collectif.

Ce décompte va donc impacter l ‘indicateur du temps de travail Réalisé du collaborateur. 

Les entrées/sorties

Pour calculer l’ Objectif des collaborateurs qui sont entrés ou sortis en cours d’année, on peut utiliser la même formule de calcul que pour une annualisation sur année complète, en adaptant la période correspondant au contrat / au temps de présence du salarié sur l’année :

Le changement de quotité

Dans le cas ou un collaborateur change de quotité en cours d’année, il faut réajuster son objectif de temps de travail sur l’année. On peut utiliser une règle qui s’approche au plus juste de l’esprit de l’annualisation et qui revient à calculer au prorata de la quotité :

Objectif = Nb de jours calendaires de l’exercice – (nb samedis + dimanches de l’exercice ou autres jours habituellement en repos) – nb de jours fériés sur un jour habituellement travaillé (traditionnellement du lundi au vendredi) + journée de solidarité – acquisition droit CP sur la période – acquisition RTT sur la période) * quotité moyenne annuelle

Cette règle est applicable si le droit CP est acquis en complet (=25), et n’est pas proratisé lors de l’acquisition (non autorisé).

Globalement…

  • Prévoyez dès le début de votre annualisation des règles de gestion complètes et fiables
  • Portez attention à la cohérence entre Objectif et Réalisé
  • Actualisez votre indicateur « Réalisé » régulièrement
  • Etablissez une synthèse des indicateurs intermédiaires