A l’heure où les investissements informatiques ne cessent de croître, le ROI (Return on Investment) reste un indicateur incontournable pour les directions générales et financières. Les projets de gestion des temps et des activités (GTA) ne font pas exception. Est-il possible de justifier la rentabilité de tels projets ? Le ROI est-il l’outil de mesure adapté à ce type de solutions ?

5 questions à Thierry Bobineau, Directeur Marketing d’Horoquartz.

Voyez-vous une demande croissante de calcul du ROI de la part de vos clients ?

La tendance est très claire dans les grandes entreprises. Elles sont généralement mieux équipées pour analyser la situation de départ et les coûts opérationnels,  identifier les axes de progrès et les valoriser, mesurer le « risque à ne pas faire ». C’est un peu moins vrai dans les PME-PMI. Les applications de GTA y sont avant tout vues comme une aide pour se mettre en conformité ou améliorer la performance, sans forcément quantifier le retour possible.
Dans tous les cas, nous insistons sur le fait que le calcul du ROI n’est qu’un outil parmi d’autres pour évaluer la pertinence d’un projet car tous les gains ne sont pas quantifiables. Comment mesurer l’impact d’une meilleure satisfaction des salariés avec des outils collaboratifs ? Comment évaluer l’amélioration du service à la clientèle grâce à de meilleurs plannings des équipes ? Ces objectifs peuvent être tout aussi stratégiques que la simple justification financière.

Justement, la tendance n’est-elle pas d’analyser le ROI des projets de GTA que sous l’angle des économies générées ?

Les économies sont par nature plus faciles à appréhender que des améliorations qualitatives. Dans une étude publiée par MARKESS International en 2013, les 2 priorités principales des  dirigeants d’entreprises pour leurs projets sont bien la réduction des coûts (67%) et l’amélioration de la productivité (59%). De ce point de vue, la valorisation des économies générées reste quand même essentielle dans l’approche.

 Alors quelles sont-elles ces économies précisément ?

 Un système de GTA génère habituellement 2 types de gains. Les gains qui peuvent être directement mesurés sur un plan financier comme la réduction des heures supplémentaires, le meilleur respect des accords d’annualisation ou la maîtrise de l’intérim. Puis les économies plus compliquées à appréhender : on trouve ici les gains apportés au service RH par l’amélioration des processus, l’automatisation de l’interface paie, la suppression de procédures papier pour la gestion des congés par exemple, ou encore ceux de plus en plus importants au niveau des managers de terrain.
La SOFRES a par exemple mis en évidence qu’une solution adaptée  peut réduire de 50% le temps passé par les planificateurs à construire les plannings de leurs équipes. Autre exemple pour le suivi d’activité : les managers de terrain, notamment dans l’industrie,  passent couramment de 45 minutes à une heure par jour à collecter les informations d’activité de leurs équipiers, à les contrôler puis à les saisir ou les corriger dans l’ERP. Avec une saisie directe des activités par les opérateurs, ce chiffre tombe fréquemment  à 15 minutes par jour.
Enfin, nous voyons régulièrement des gains au niveau IT par l’harmonisation et la centralisation des applications de GTA. Bien sûr, on ne peut pas prendre ces chiffres comme des valeurs génériques, tout  dépend du contexte de départ.

S’agit-il vraiment d’économies au final ?

C’est souvent un point de discussion en effet. Certaines, comme la maîtrise des heures supplémentaires ou de l’annualisation par exemple, sont des économies directes. Certains clients nous ont fait part d’un payback sur projet inférieur à un an uniquement sur ces points. Pour d’autres, comme la réduction du temps passé par les managers, elles ne sont pas forcément valorisables immédiatement sur un plan financier. Mais on peut penser que le temps libéré aux managers va servir à améliorer la productivité, la qualité de service, et le management des équipes et au final contribuera à une meilleure performance. Dans tous les cas, ce temps sera bien mieux utilisé qu’à des tâches administratives.

Les éditeurs ne sont-ils pas tentés de les surestimer ?

La vraie difficulté est de disposer des retours d’expériences pour  donner des hypothèses réalistes. Pour cela, il faut disposer d’une masse d’observations pratiques par domaine, ce que nous permet notre base installée très importante. Dans le cas contraire, le calcul du ROI se résume à un exercice théorique où l’on peut avancer des chiffres avantageux mais peu crédibles. Nous mettons à disposition des entreprises un outil de simulation de ROI alimenté par cette base de connaissance. Le client peut ajuster les hypothèses suivant sa propre perception. Nous proposons aussi d’accompagner le client dans cette démarche car l’expertise d’un consultant apporte des éclairages pratiques sur les axes de gains. Cette approche du ROI amène aussi à se poser les bonnes questions sur les objectifs que l’on se donne, pas uniquement monétaires. On découvre souvent des leviers d’amélioration insoupçonnés qui aident à structurer les projets. Encore une fois, le calcul du ROI n’est pas le « graal » d’un projet de GTA. C’est un outil qui aide à la prise de décision et il n’est pas exclusif d’autres indicateurs et critères.