Quelles sont les conditions de réussite d’un projet de Gestion des Temps ? Comment anticiper chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

Rejoignez-nous le MARDI 25 SEPTEMBRE DE 10h à 10h45

Conférence animée par Arnaud MICHEL – Consultant expert GTA et Planification

Pour vous inscrire, c’est ici

 

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Depuis 10 ans, TEMPS D’AVANCE accompagne les entreprises dans leurs projets de mise en place de solutions de Gestion des Temps et Activité (GTA) et de Planification.

Spécialisés dans les domaines GTA et/ou Planification, les consultants TEMPS D’AVANCE conseillent leurs clients dans le choix d’une solution la plus adaptée à leur contexte et leur environnement, et dans sa mise en œuvre. Véritables experts, leur valeur ajoutée a amené au succès plus de 40 projets GTA et planification auprès des plus grands groupes, et sur tous les logiciels du marché (Horoquartz, Asys, GFI, Bodet, HR Access, Incotec, Horizontal Software etc …)

Intégré au sein de notre équipe de consultants, vous prenez en charge intégralement ou partiellement un projet GTA / Planification, du recueil du besoin à la formation des utilisateurs.

– Vous assistez les clients dans l’expression de leur besoin et dans le cadrage de leur projet

– Vous menez l’étude des outils disponibles sur le marché, de façon à éclairer le choix de solutions GTA et/ou Planning RH

– Vous participez aux spécifications pour conseiller votre client

– Vous organisez la recette utilisateur et la formation

– Vous accompagnez le client dans toutes les phases de déploiement en assurant la coordination entre les différents acteurs

Fort d’une expérience de 2 ans minimum en tant que consultant ou Chef de Projet GTA chez un éditeur ou cabinet conseil, ou en tant qu’administrateur d’une solution de GTA en entreprise, vous avez accompli avec succès la mise en œuvre de projets de GTA.

Méthodique et orienté résultat, votre sens du contact humain et de l’écoute seront vos principaux atouts pour réussir chez TEMPS D’AVANCE.

Le poste comprend une voiture de fonction et la possibilité de télétravail régulièrement.

Contact via Indeed : Cliquer Ici

Contact direct : amichel@tempsdavance.com

 

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A l’heure où les grèves poussent à s’adapter par le télétravail, TEMPS D’AVANCE se distingue par une politique RH particulièrement favorable.

Interview d’Arnaud MICHEL, dirigeant de TEMPS D’AVANCE, cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et de planning RH.

Quelles sont les particularités de TEMPS D’AVANCE ?

On peut dire que TEMPS D’AVANCE est une société atypique. La société porte bien son nom car nous essayons toujours d’être en avance sur notre époque. Je considère que la sécurisation de nos consultants – par le salaire et autres avantages – leur permet de s’épanouir auprès de nos clients. C’est une condition essentielle à la stabilité de l’équipe – notre turn-over est de 0% – et cela permet à chacun d’apporter le meilleur de lui-même.

Nous privilégions une grande autonomie et un niveau de salaire confortable, assorti d’avantages comme une voiture de fonction.

Avez-vous adopté le télétravail ?

Le télétravail est dans l’ADN de TEMPS D’AVANCE. Nous avons toujours privilégié ce mode de fonctionnement. La règle est simple : « Tous les consultants sont en télétravail à partir du moment où ils ne sont pas chez leurs clients ».

En 2018, je ne vois aucune utilité à demander une présence dans des locaux, qui engendrerait de la fatigue et ferait perdre du temps. Le service est aussi bien rendu en restant au calme chez soi. Le télétravail, c’est une histoire de confiance, et je fais confiance à mon équipe.

Comment rémunérez-vous vos consultants ?

Les salaires de nos consultants sont dans la fourchette haute et tous nos contrats sont en CDI immédiat. Dans un monde où l’on change rapidement d’employeur, nous privilégions la sécurité financière de nos consultants. Ils apportent une forte valeur ajoutée à nos clients, il est donc normal de les valoriser à leur juste niveau.

A cette rémunération, nous associons systématiquement une voiture de fonction, y compris pour les juniors. Cela peut paraître étonnant car souvent les véhicules sont dédiés aux dirigeants, mais chez TEMPS D’AVANCE, chaque consultant a droit au même véhicule, qu’il soit senior ou junior. Cette équité consolide l’esprit d’équipe qui est très fortement ancré chez TEMPS D’AVANCE.

Quelles sont les valeurs de TEMPS D’AVANCE ?

Elles sont nombreuses, mais si il fallait en privilégier trois, je dirais l’esprit d’équipe, le respect de chacun – autant client que consultant- et la recherche constante de satisfaction par la qualité de nos interventions.

Pour nous, c’est cela avoir un Temps d’Avance.


TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

Sur www.tempsdavance.com, suivez l’actualité des solutions de GTA et planification RH.

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Vous êtes consultant chez un éditeur de GTA, consultant SIRH ou administrateur d’une solution de GTA, Rejoignez l’équipe de consultants spécialisés GTA et Planification de TEMPS D’AVANCE.

Notre métier d’AMOA GTA consiste à accompagner nos clients dans le choix et la mise en place de leur future solution dans ce domaine.

Spécialisé sur le domaine GTA et planning RH, le cabinet conseil TEMPS D’AVANCE accompagne chaque jour ses clients dans la réussite de leur projet, du choix de leur future solution à l’assistance dans la mise en place (projet, assistance aux spécifications, recette, formation, déploiement, support …).

Le poste comprend une voiture de fonction et la possibilité de télétravail régulièrement.

Processus de recrutement direct : Contact par mail amichel@tempsdavance.com ou par téléphone au 06 77 78 41 68 (Arnaud MICHEL).

Discrétion assurée.


TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

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Parc de loisirs préféré des français, Le Puy du Fou emploie 1 600 saisonniers et 200 salariés permanents. Le développement constant du parc a incité le service RH à se doter d’un outil de gestion des temps et des activités. Initié en mai 2015, le projet a pu être rapidement mis en place.

« Nous avions une problématique globale SIRH, nous souhaitions passer à la DSN, ce qui constituait une contrainte considérable au vu de notre activité saisonnière et de la multitude de contrats que nous gérons » explique Arnould Bethery de la Brosse, Directeur des Ressources Humaines.

Le cahier des charges était très complexe et impliquait de nombreuses contraintes car l’industrie du spectacle impose une gestion particulière des temps de travail ainsi qu’une gestion des rôles de spectacle.

« Nous avons tout de suite trouvé la solution Kelio ergonomique et intuitive. Nous avons beaucoup apprécié l’accompagnement, la transparence, la pertinence et l’honnêteté des équipes Bodet Software lors de l’étude et de la mise en place du projet » indique Arnould Bethery de la Brosse.

Une planification fiable

« Nous avions besoin d’un logiciel de planification très performant car nous gérons plus de 1 600 horaires de travail différents pour couvrir les nombreux métiers présents au sein du parc (maintenance, restauration, entretien, acteurs, etc.) » explique Arnould Bethery de la Brosse.

Aujourd’hui, les managers gèrent les plannings horaires dans le logiciel Kelio Pro Plus, ce qui constitue ainsi la base du temps de travail.

En cas d’absence ou de dépassement d’horaire d’un salarié, les managers apportent les corrections nécessaires directement dans le planning afin que ce dernier reflète la réalité des temps effectués.

Pour la gestion des absences, le service RH prend ensuite le relais en affectant les absences au bon motif une fois les pièces justificatives reçues.

Une gestion simplifiée de la modulation et de la paie

 « Nos employés saisonniers sont systématiquement payés à l’heure. Un suivi précis des temps de travail est donc indispensable afin de pouvoir établir les bulletins de salaire. »

Avec la mise en place de Kelio Pro Plus, le Puy du Fou a pu simplifier le suivi de la modulation du temps de travail qui est induit par sa forte activité saisonnière. En effet, le parc est ouvert au printemps et en été uniquement avec des amplitudes horaires différentes le week-end, la semaine et pendant les vacances scolaires.

Une interface avec le logiciel de paie a été mise en place afin d’importer les salariés et les contrats dans Kelio à partir des variables de paie calculées par Kelio dans la paie.

« La mise en place de cette interface a permis de créer un flux dématérialisé de traitement de la paie, de réduire les saisies manuelles et donc de gagner beaucoup de temps. »

Une gestion efficace des activités

Le Puy du Fou utilise également Kelio Analytics afin d’effectuer un suivi rigoureux des temps par centres de charges et activités.

« L’utilisation de Kelio Analytics permet d’obtenir un suivi très précis des temps passés par activité au sein des équipes espaces verts par exemple (tonte, élagage, etc…). Nous pouvons ainsi évaluer la rentabilité de chaque type de situation paysagère et pouvons mettre en place des changements pour obtenir un paysage plus beau et plus simple à entretenir » indique Arnould Bethery de la Brosse.

La régie technique utilise également ces fonctionnalités pour planifier et suivre le temps passé en maintenance. Kelio Analytics permet également de faciliter la refacturation des prestations internes réalisées pour la filiale Puy du Fou International ou encore des activités vendues à des clients dans le cadre de l’organisation de congrès.

De réels bénéfices pour les utilisateurs

Aujourd’hui, le logiciel de gestion des temps Kelio Pro Plus donne entière satisfaction aux managers qui peuvent gérer au mieux l’affectation de la masse salariale afin de garantir des plannings optimisés.

Pour le service Ressources Humaines, le logiciel Kelio est une brique solide de leur SIRH qui offre des évolutions très prometteuses pour l’avenir.


TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

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… et sur toutes les solutions du marché de la GTA et de la planification.

Afin de faire bénéficier nos clients de la meilleure expertise du marché de la GTA, les consultants Temps d’Avance sont formés directement par les éditeurs sur les produits du marché, permettant ainsi un accompagnement de nos clients avec une forte valeur ajoutée. Cette semaine, toute l’équipe est réunie en séminaire autour de Asys pour améliorer sa connaissance sur le produit Chronos. 

Cette année encore, Temps d’Avance investira encore dans la qualité des formations sur tous les outils du marché de la GTA et de la planification.

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Seulement 25 % des utilisateurs de logiciel de gestion des temps sont satisfaits de leur outil. Faute de préparation du projet, de budget, de temps de mise en œuvre, de précision des attentes … C’est le moment de considérer les logiciels de gestion des temps et planification autrement que comme des outils de pre-paie !

Un article de Aude – Consultante en digitalisation RH – Camana Conseil

” De nombreuses entreprises se demandent si elles vont mettre en place une solution de gestion des temps ou si elles vont tout simplement changer leur solution en place. Pourquoi, parce que cela devient quasiment aussi nécessaire qu’une solution de gestion de la paie (contrôle des forfaits jours, suivi de l’activité des salariés, planning des équipes, …).

Comme on dit, le temps, c’est de l’argent, les entreprises doivent pouvoir maîtriser leur productivité et donc se donner les moyens de le faire via l’utilisation de solution adéquates.

myRHline a mené une étude, auprès de 83 sociétés, sur la satisfaction des RH quant à leur outil SIRH de gestion des temps, voici ce qui l’en ressort.

Un SIRH de gestion des temps pour faire quoi ?

Les entreprises utilisant une solution de gestion des temps sont à 80 % équipées de solution permettant de gérer les congés et absences (on peut en conclure que les 20% restant le font via leur outil de gestion de la paie).

On constate que plus de 50% des projets SIRH de gestion des temps intègrent une problématique de gestion de l’activité. Les entreprises cherchent à mesurer la productivité liée aux temps passés (chaîne de production, activité par projet, etc). Selon les éditeurs que nous avons consultés, 2/3 des projets entrants ont une dimension « gestion de l’activité ».

– La planification sous contraintes (c’est à dire la gestion du planning d’une équipe en fonction de contraintes particulières qui peuvent être d’ordre géographique ou liée aux compétences particulières des salariés) ne représente que 15% des projets.

– 19% des sociétés ont mis en place une gestion des accès à leurs locaux.

– 42 % des entreprises utilisent des badgeuses physiques, c’est à dire que les salariés utilisent un badge pour enregistrer leurs entrées et sorties.

On constate que le badgeage dit « virtuel » (c’est à dire sans borne physique de pointage) est en plein essor, puisque 38% des sociétés représentées ont opté pour cette fonctionnalité – les salariés enregistrent directement leurs temps sur leur ordinateur ou via leur téléphone.

Managers et solution de gestion des temps

– 92 % des managers gèrent directement les demandes de congés de leur équipe dans le SIRH de gestion des temps.

– 2/3 des managers peuvent gérer le planning de leurs équipes directement via l’outil.

– 50% des managers estiment que leur SIRH de gestion des temps est acceptable, pour 25% c’est un bon outil et pour les 25% restant, un mauvais outil.

Ce type de projet est très sensible et nécessite une préparation importante, la communication est en enjeu primordial. A qualité de votre accompagnement au changement auprès des opérationnels fera de votre projet une réussite ou pas. Il est recommandé d’intégrer les opérationnels au projet dès la phase de conception pour bénéficier de leur expérience terrain, de les faire participer au choix de la solution afin de les impliquer et d’en faire les futurs commerciaux de l’outil en interne.

Les forces et faiblesses d’un SIRH de gestion des temps

Pour 70% des professionnels RH, le rapport qualité prix des solutions de gestion des temps est acceptable.

Une solution sur deux est aujourd’hui déployée en mode Saas.

Nous avons demandé aux entreprises d’établir un classement des forces et faiblesses, voici ce qu’il en ressort.

Le top 3 des forces :

– Ergonomie de la solution

– Rapport qualité / prix

– Gestion des interfaces

Le top 3 des faiblesses :

– Réactivité de l’éditeur

– Capacité à maintenir la solution

– Reporting

Les solutions de gestion des temps sont aujourd’hui beaucoup plus matures et abouties.

Les ergonomies ont évolué et les éditeurs ont mis en place des standards d’interfaces avec les solutions de gestion de la paie. La standardisation des solutions a notamment permis de rationaliser le coût des projets de gestion des temps.

Cependant, tout n’est pas parfait, les 3 faiblesses citées ci dessus sont quasiment communes à tout type de projet SIRH, mais elles sont maîtrisables et vous pouvez les anticiper à condition de bien préparer votre projet.”

 

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A l’heure où les investissements informatiques ne cessent de croître, le ROI (Return on Investment) reste un indicateur incontournable pour les directions générales et financières. Les projets de gestion des temps et des activités (GTA) ne font pas exception. Est-il possible de justifier la rentabilité de tels projets ? Le ROI est-il l’outil de mesure adapté à ce type de solutions ?

5 questions à Thierry Bobineau, Directeur Marketing d’Horoquartz.

Voyez-vous une demande croissante de calcul du ROI de la part de vos clients ?

La tendance est très claire dans les grandes entreprises. Elles sont généralement mieux équipées pour analyser la situation de départ et les coûts opérationnels,  identifier les axes de progrès et les valoriser, mesurer le « risque à ne pas faire ». C’est un peu moins vrai dans les PME-PMI. Les applications de GTA y sont avant tout vues comme une aide pour se mettre en conformité ou améliorer la performance, sans forcément quantifier le retour possible.
Dans tous les cas, nous insistons sur le fait que le calcul du ROI n’est qu’un outil parmi d’autres pour évaluer la pertinence d’un projet car tous les gains ne sont pas quantifiables. Comment mesurer l’impact d’une meilleure satisfaction des salariés avec des outils collaboratifs ? Comment évaluer l’amélioration du service à la clientèle grâce à de meilleurs plannings des équipes ? Ces objectifs peuvent être tout aussi stratégiques que la simple justification financière.

Justement, la tendance n’est-elle pas d’analyser le ROI des projets de GTA que sous l’angle des économies générées ?

Les économies sont par nature plus faciles à appréhender que des améliorations qualitatives. Dans une étude publiée par MARKESS International en 2013, les 2 priorités principales des  dirigeants d’entreprises pour leurs projets sont bien la réduction des coûts (67%) et l’amélioration de la productivité (59%). De ce point de vue, la valorisation des économies générées reste quand même essentielle dans l’approche.

 Alors quelles sont-elles ces économies précisément ?

 Un système de GTA génère habituellement 2 types de gains. Les gains qui peuvent être directement mesurés sur un plan financier comme la réduction des heures supplémentaires, le meilleur respect des accords d’annualisation ou la maîtrise de l’intérim. Puis les économies plus compliquées à appréhender : on trouve ici les gains apportés au service RH par l’amélioration des processus, l’automatisation de l’interface paie, la suppression de procédures papier pour la gestion des congés par exemple, ou encore ceux de plus en plus importants au niveau des managers de terrain.
La SOFRES a par exemple mis en évidence qu’une solution adaptée  peut réduire de 50% le temps passé par les planificateurs à construire les plannings de leurs équipes. Autre exemple pour le suivi d’activité : les managers de terrain, notamment dans l’industrie,  passent couramment de 45 minutes à une heure par jour à collecter les informations d’activité de leurs équipiers, à les contrôler puis à les saisir ou les corriger dans l’ERP. Avec une saisie directe des activités par les opérateurs, ce chiffre tombe fréquemment  à 15 minutes par jour.
Enfin, nous voyons régulièrement des gains au niveau IT par l’harmonisation et la centralisation des applications de GTA. Bien sûr, on ne peut pas prendre ces chiffres comme des valeurs génériques, tout  dépend du contexte de départ.

S’agit-il vraiment d’économies au final ?

C’est souvent un point de discussion en effet. Certaines, comme la maîtrise des heures supplémentaires ou de l’annualisation par exemple, sont des économies directes. Certains clients nous ont fait part d’un payback sur projet inférieur à un an uniquement sur ces points. Pour d’autres, comme la réduction du temps passé par les managers, elles ne sont pas forcément valorisables immédiatement sur un plan financier. Mais on peut penser que le temps libéré aux managers va servir à améliorer la productivité, la qualité de service, et le management des équipes et au final contribuera à une meilleure performance. Dans tous les cas, ce temps sera bien mieux utilisé qu’à des tâches administratives.

Les éditeurs ne sont-ils pas tentés de les surestimer ?

La vraie difficulté est de disposer des retours d’expériences pour  donner des hypothèses réalistes. Pour cela, il faut disposer d’une masse d’observations pratiques par domaine, ce que nous permet notre base installée très importante. Dans le cas contraire, le calcul du ROI se résume à un exercice théorique où l’on peut avancer des chiffres avantageux mais peu crédibles. Nous mettons à disposition des entreprises un outil de simulation de ROI alimenté par cette base de connaissance. Le client peut ajuster les hypothèses suivant sa propre perception. Nous proposons aussi d’accompagner le client dans cette démarche car l’expertise d’un consultant apporte des éclairages pratiques sur les axes de gains. Cette approche du ROI amène aussi à se poser les bonnes questions sur les objectifs que l’on se donne, pas uniquement monétaires. On découvre souvent des leviers d’amélioration insoupçonnés qui aident à structurer les projets. Encore une fois, le calcul du ROI n’est pas le « graal » d’un projet de GTA. C’est un outil qui aide à la prise de décision et il n’est pas exclusif d’autres indicateurs et critères.

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