Social Planning, de quoi parle-t-on au juste ?

Voici la définition du Social Planning tel que nous le concevons : c’est un ensemble de dispositifs humains et participatifs mis en place dans le cadre du processus de planification des horaires des collaborateurs avec pour objectif principal d’améliorer l’équilibre vie professionnelle – vie privée de ces mêmes collaborateurs… mais pas seulement.

Le social planning : effet de mode ou lame de fond ?

Les problématiques de planification ont souvent été appréhendées dans une démarche top-down, du management vers les collaborateurs. Sous la dénomination de Social Planning, c’est donc avant tout d’un mode de gestion plus inclusif, transversal et collaboratif dont il est question.

Plus de flexibilité pour tous : le collaborateur, le client, l’entreprise

« Il est impossible d’aller contre le sens de l’histoire. La flexibilité s’impose. Et, dans de nombreux secteurs où recruter et former coûtent de plus en plus cher, cette souplesse accordée aux salariés est un moyen pour conserver les talents. Car il faut savoir, qu’après le salaire, le planning est l’une des préoccupations majeures des Français », analyse Stéphane Chambareau, responsable Marketing & Communication de Holy-Dis.

En effet, l’emploi du temps est l’outil indispensable pour une meilleure conciliation entre vies privée et professionnelle.

Cette flexibilité sera donc concertée.

Le passage aux 35 heures a apporté de la souplesse, permettant aux entreprises dans le cadre des dispositifs de modulation/annualisation de s’adapter selon les périodes de basse ou forte activité.

L’évolution des modes de consommation a fortement impacté les organisations et influencé le législateur. Les clients veulent tout, tout le temps. Phygital, omnicanal, 24/7, amplitude d’ouverture, travail du dimanche sont autant de réalités du quotidien pour de nombreuses entreprises en mutation vers un monde résolument moins régulé et standardisé en termes d’horaires.

Les entreprises doivent jongler avec des plages horaires de plus en plus étendues et des flux de fréquentation variables tout au long de la journée.L’organisation 9h00 – 18h00 a vécu. Cette journée de travail ne correspond plus à l’équilibre vie personnelle/vie professionnelle attendu par les nouvelles générations.

La journée de travail des Baby-boomers et de la génération X versus la journée de travail nouvelle génération (Y et Z)

La planification agile et collaborative revêt dans ce contexte global toute son importance, cristallisée dans le concept de Social Planning.

Concrètement, quels dispositifs dans le cadre d’une démarche social planning ?

« Quoi de plus naturel que d’offrir à chaque collaborateur la possibilité de participer à la construction de son planning ? ». Il est désormais possible d’impliquer chaque acteur de l’entreprise dans ce processus socialement critique qu’est la planification.

Préférences horaires

Garde d’enfants, sport, obligations associatives, autre(s) emploi(s), études, de nombreux salariés souhaitent aménager leur emploi du temps en conséquence. Certaines entreprises ont largement recours à ces dispositifs permettant aux collaborateurs de faire des demandes d’aménagement d’horaires, de partager leurs desiderata/préférences sur la composition de leur emploi du temps (jours travaillés ou non, disponibilités matin / après-midi / soir, heures de début et de fin de journée, heures de début et de fin de coupure, etc.). Dans certaines entreprises ces demandes sont encadrées, dans d’autres elles peuvent être faites dès l’embauche ou encore au fil du processus de planification, dans tous les cas, ces préférences sont traitées et priorisées par le planificateur lors de l’élaboration des plannings (lors de l’optimisation du calcul des emplois du temps prévisionnels).

« Chaque responsable accède à des outils d’administration, de contrôle et de pilotage de son équipe, ce qui lui permet de gérer simplement les demandes de congés ou d’aménagements d’horaires tout en simulant l’impact que ces desiderata auront sur la productivité du magasin »

Choix d’horaires

Aujourd’hui, certaines organisations préfèrent créer des bibliothèques de modèles horaires calqués sur la charge d’activité pour ensuite les proposer aux collaborateurs. Ainsi une personne pourra choisir de travailler le lundi selon le modèle 6h/14h, 13h/19h ou 18h/00h par exemple. Cette méthode permet à l’organisation de rester efficace sur la couverture de ses différentes activités planifiées tout en offrant le choix pour le collaborateur. Dans certaines entreprises, la palette de choix est limitée, dans d’autres il faudrait plus d’une année à un salarié pour tous les tester, dépendamment de ses compétences.

« Le moteur de calcul peut aussi bien gérer des situations simples avec calcul des plannings à partir de modèles horaires, que des situations très complexes avec des horaires variables fortement contraints par un jeu de paramètres. »

Échanges d’horaires

Le principe des échanges d’horaires permet aux employés à travers une plateforme collaborative de permuter avec leurs collègues tout ou partie de leur planning sur le principe d’une bourse d’échange (offre/demande). Ce dispositif peut être associé à un circuit de validation sinon un contrôle automatisé des échanges peut être effectué. Il permet de s’assurer que des contraintes de type légales (conformité légale du planning après échange, durée hebdomadaire…), d’habilitation sur des tâches (compétences et niveaux) ou encore d’équité (nombre de matinées, soirées, nocturnes, coupures) sont bien respectées.

« Une bourse d’échange interactive ainsi qu’une interface de demandes ponctuelles d’aménagements permettant aux conseillers de mieux gérer leur équilibre entre vie privée et professionnelle. »

Absences

Au même titre que les présences, il est parfois judicieux d’automatiser ou simplifier les circuits de validation des demandes d’absence pour une autonomieaccrue des collaborateurs. En complément, les collaborateurs peuvent être sensibilisés sur des périodes du mois propices à la prise de congés en raison d’une activité soutenue par exemple. Certaines entreprises mettent ainsi en place des réserves et peuvent préciser un nombre de semaines ou jours consécutifs maximum, un nombre de personnes absentes maximum avec une compétence définie… L’idée ici étant de mettre en place des systèmes d’arbitrage transparents et équitables.

« Le manager peut mesurer les impacts de chaque demande sur l’activité du restaurant. Cette flexibilité offre des conditions de travail plus souples et participatives aux collaborateurs sans avoir un impact négatif sur la productivité au sein du restaurant. »

Télétravail

 Le travail à distance devient quasi une norme, apportant une flexibilité à l’entreprise et aux salariés volontaires. S’il est désormais mieux « encadré », il est toutefois nécessaire de l’orchestrer en permettant par exemple de définir les jours autorisés, les amplitudes maximums, les durées de coupure minimum et maximum, d’automatiser la mise en télétravail dès lors qu’une tâche commence très tôt le matin… Il faut aussi définir les tâches qui peuvent être réalisées en télétravail, tout comme il peut être nécessaire de définir un effectif maximum sur site pour des questions d’occupation des postes de travail.

« Il a été possible de déployer un dispositif de planification optimisée des RH et des activités intégrant toutes les particularités du télétravail et de ses pratiques et cela dès 2010. »

Covoiturage

Les plannings peuvent également faciliter la mise en place de covoiturage ou de navettes de transport d’entreprise. Les covoitureurs sont identifiés afin d’avoir des horaires quasi identiques. A l’inverse, il existe une alternative qui détermine puis organise la mise en relation de salariés ayant des horaires de travail et un parcours domicile-lieu de travail compatibles.

« La problématique était jusque-là traitée dans l’autre sens, les covoitureurs étaient considérés comme une équipe pour avoir des horaires quasi identiques. Ce principe peut cependant présenter des limites et avoir des impacts sur l’activité et la qualité de service de l’entreprise. »

 Formaliser dans le cadre d’un SiRH de Gestion des Temps : équité, atawad, optimisation…

La mise en place de ces différentes options dites ‘Social Planning’ nécessite une vigilance de tous les instants sur la notion d’équité et pour éviter tout jugement subjectif, il est préférable de mettre cela en place par le biais d’une solution neutre qui appliquera la charte définie en limitant le clientélisme et les mécontentements inhérents. Tenir compte mécaniquement et en toute transparence du nombre d’ouvertures et de fermetures, du nombre de nocturnes, de l’attribution de tâches plus ou moins fastidieuses n’est pas un luxe. L’équité est aussi un axe de performance et de paix sociale dans les entreprises.

L’ensemble des dispositifs repris en exemple ci-dessus peuvent être mis en place par l’intermédiaire de solutions de planification telles que celles proposées par Holy-Dis. Un portail dédié au collaborateur permet d’interagir avec son planning tout en restant dans le cadre du processus de planification. Il est donc simple pour le collaborateur de déposer une demande d’aménagement (par exemple de terminer avant 17h le mardi) et pour le managerd’anticiper l’impact de cette demande en production en fonction des compétences, de l’activité ou des ressources d’ores et déjà mobilisables.

Le Social Planning occupe une place importante dans le dispositif fonctionnel des solutions Holy-Dis et dans l’approche d’intégration. L’objectif étant d’améliorer l’équilibre vie privée – vie professionnelle des collaborateurs tout en restant dans le cadre du processus d’optimisation des plannings et de satisfaction clients.La mobilité est aussi l’un des enjeux de ces dispositifs qui s’inscrivent dans une dimension ATAWAD.

Source : http://blog.holydis.com/2019/03/13/dossier-social-planning-de-quoi-parle-t-on-au-juste/

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