Vous en êtes convaincu : la gestion des temps et des activités ne peut plus se faire sur Excel. Mais avez-vous calculé toutes les conséquences et tous les bénéfices d’une GTA structurée à travers un outil moderne ? Exploration pratique sur la face cachée de la GTA avec Frédéric Verrimst, directeur commercial Chronotime chez Gfi et Arnaud Michel, fondateur du cabinet spécialisé Temps d’avance.
7 millions d’euros d’économie en un an. Le chiffre a de quoi faire rêver. Il est pourtant devenu réalité pour une grande entreprise cliente de Gfi et ses 100 000 collaborateurs. Leur secret ? Une gestion des temps et des activités centralisée qui a limité le « sur-staffing ».
« La gestion des temps permet de mieux gérer la masse salariale, c’est une évidence et c’est la première source d’économie pour les entreprises. Mais de nombreuses autres facettes de la GTA génèrent de réels bénéfices dans les organisations. Ils doivent également être pris en compte pour estimer le ROI final de la solution de GTA », explique Frédéric Verrimst, directeur commercial Chronotime. Un constat partagé et souligné par Arnaud Michel, fondateur du cabinet Temps d’avance : « En mettant de côté les bénéfices cachés de la GTA, on se retrouve avec un ROI relativement faible, ce qui impacte directement le budget accordé à un tel projet. Il devient donc primordial, en amont, de bien calculer tous les gains escomptés. »
Heures supplémentaires : Excel a ses limites
Gérer l’annualisation du temps de travail sur Excel. Une gageure à la limite de l’impossible pour nombre d’entreprises. Dans la distribution notamment, il devient nécessaire d’établir des projections afin d’anticiper les pics de fin d’année. Les limites des tableurs sont donc vite atteintes. Le risque ? Des centaines d’heures supplémentaires à financer au dernier moment. Se doter d’un logiciel de gestion des temps permet de réduire drastiquement cette charge.
Maîtriser le recours à l’intérim
Dans le même ordre d’idée, l’anticipation de la charge de travail autorise de réelles réductions des recours à l’intérim, dans certains cas jusqu’à 10 %.
Vaincre la montagne de la gestion des plannings
Savez-vous combien de temps un manager passe-t-il à concevoir son planning hebdomadaire sur Excel ? Jusqu’à une demi-journée pour prendre en compte tous les paramètres (réglementaires, organisationnels, personnels et managériaux) ! Un outil de GTA permet de réduire cette tâche à une demi-heure de travail puisque tous les paramètres sont préremplis et que des alertes préviennent de la moindre entorse au code du Travail. Si on calcule, cela génère rapidement des économies substantielles pour l’entreprise.
Le fleuve tranquille du workflow
Les bannettes des responsables RH n’auront jamais été aussi vides qu’après la mise en place d’un outil de GTA. Fini les demandes de congés papiers, les ressaisies dans le SIRH et les risques de perte d’information. Autant d’erreur qui peuvent vite coûter très cher aux entreprises en cas de contrôle ou de plaintes. Pour rappel, la non-conformité peut coûter 750 euros par employé et par constatation.
Des salariés dans les étoiles grâce à la GTA
Cette sécurité rassure les DRH autant que les salariés. Un outil moderne et fiable devient une vitrine dans la gestion des talents sur le marché du travail. Le logiciel de GTA permet aux salariés d’intégrer leurs souhaits en matière de planning. Ainsi, les managers les prennent plus facilement en compte en pratiquant une équité ressentie par les collaborateurs.
Et qui dit bien être au travail, dit meilleur service client.
