Source : FocusRH

Pour accompagner les managers de terrain dans la gestion des plannings, de plus en plus d’entreprises se dotent de solutions digitales dédiées. Leurs fonctionnalités favorisent une meilleure organisation du travail des équipes et davantage d’anticipation, tout en limitant les risques d’erreur.

Les raisons de se doter d’une solution de gestion des temps et des activités (GTA) sont de différentes natures. La première, propre à tous les secteurs d’activité et types d’entreprise, concerne la conformité règlementaire.

« Le cadre général et conventionnel, notamment des périodes de travail et de repos ou encore de la paie, peut justifier de s’équiper d’outils », 

Cédric Lampin, responsable marketing de Bodet Software

Mais derrière cette dimension de respect légal, se cache une logique de soutien aux managers de terrain : 

« Certaines organisations du travail doivent être fluides, et donc nécessitent de la planification et de l’optimisation, quand d’autres impliquent un suivi des temps précis avec une badgeuse ».

Il y a donc un enjeu d’efficacité opérationnelle, qui va s’appuyer sur une diversité de services : optimisation du temps de travail, suivi des activités, gestion des absences et des temps de présence, etc. La première étape est celle de l’identification des besoins.

 « Les échanges entre les consultants et le client sont essentiels pour cadrer le sujet et s’assurer de la faisabilité du cahier des charges ».

Cédric Lampin

Déploiement assisté ou mode projet

En termes de mise en œuvre, plusieurs méthodologies sont possibles : le déploiement assisté, qui implique un investissement modéré, des délais courts de réalisation et un transfert de compétences vers le client, ou le déploiement en mode projet, nécessitant des process sur mesure et une forte coordination des acteurs. Un deuxième cas qui correspond davantage aux grands groupes, précise Cédric Lampin, qui identifie également plusieurs points de vigilance : s’assurer, côté éditeur, de mettre les bonnes ressources et, côté client, d’accompagner le changement, mais aussi faire preuve de réactivité pour valider chaque étape de contrôle (serveur de recettes, avant-passage en production, etc.).

« Le diable se cache souvent dans les détails »

Cédric Lampin, responsable marketing de Bodet Software

Le cas Atlantem

Avec environ 850 collaborateurs répartis sur une dizaine de sites de production, Atlantem, fabricant de menuiserie industrielle multi-matériaux sur-mesure, devait passer à la vitesse supérieure.

« Les tableurs Excel étaient gérés par les managers, remplis tous les jours, transmis aux référents RH, avec des risques d’erreur. Ils n’étaient donc plus adaptés ».

Marie-Annick Coué, DRH

 L’un des principaux besoins était la traçabilité des horaires des collaborateurs qui badgent quotidiennement. Trois phases d’accompagnement ont été réalisées par le chef de projet et le consultant-formateur missionnés par Bodet Software : une phase d’analyse, pour étudier le besoin ; un temps de formation sur le logiciel ; et une période de paramétrage.

La solution de GTA a rapidement été adoptée par les principaux utilisateurs :

« Chaque manager peut accéder à une visualisation globale de son équipe, par exemple pour opérer les modifications nécessaires en modulation annuelle ».

Lionel Méheut, responsable de site de production

L’équipe de contrôle de gestion, pour sa part, apprécie particulièrement les éditions et reportings paramétrables, très utiles lors des clôtures mensuelles.

« Ils offrent une synthèse des heures par service et site, ce qui permet de provisionner des heures supplémentaires, et de réaliser des calculs de productivité ». 

Marie-Annick Coué, DRH

Quant aux collaborateurs « ils ont compris l’intérêt de la badgeuse électronique et ses avantages, comme les demandes directes d’absence ou de congés, et la traçabilité des horaires ». 

Lionel Méheut

Gilles Marchand