Comment la planification de vos collaborateurs peut faire la différence.
Comment maintenir l’engagement de vos collaborateurs ? Ont-ils besoin de plus d’avantages, de promotion, d’intéressement ou participation ?
Et si la réponse n’implique pas une carotte, mais qu’il s’agit plutôt de leur donner plus de contrôle sur leur planning ? Comment une solution de planification peut être l’élément clé de l’engagement.
La planification, un sujet d’actualité
Il n’y a pas si longtemps, les entreprises considéraient les salariés comme des « coûts fixes ». Mais les nouvelles technologies permettent aux entreprises une plus grande flexibilité horaire.
Par exemple, les entreprises peuvent utiliser des données historisées pour dimensionner les besoins en personnel en temps réel, et éviter les coûts liés au sureffectif les périodes de baisse d’activité.
Bien que cela soit une excellente chose pour les entreprises, cela n’aide pas les employés qui recherchent une certaine stabilité afin de projeter leur vie privée. Et c’est une des raisons pour laquelle la prévision d’activité et l’équité des plannings sont si importantes.
Les horaires irréguliers et non anticipés sont particulièrement courants dans le commerce de détail, la restauration et le nettoyage. Les dérives les plus fréquentes sont :
- Annulation d’un shift au dernier moment
- Délai de prévenance d’un jour ou deux.
- Mise à jour aléatoire du planning sans préavis.
- Dépassements horaires contraints.
Lorsque des employés payés 12€ de l’heure ont le sentiment de n’avoir aucun contrôle sur leurs plannings, il est naturel d’envisager de changer d’emploi. Épuiser les employés n’est jamais une bonne chose, quel que soit leur salaire. Le coût de la perte d’un employé, même à bas salaire, est plus élevé que vous ne le pensez sans doute. Le coût de remplacement d’un employé est souvent beaucoup plus élevé que celui de sa satisfaction.
Le coût de remplacement d’un employé est souvent beaucoup plus élevé que celui de sa satisfaction.
Un salarié perçoit un salaire brut mensuel de 1521,22 €(18 254 € annuel). Sa période d’essai est rompue au bout de 2 mois.
Pour évaluer son coût de recrutement et d’intégration (entre 15 et 25%) on retiendra un taux moyen de 20% soit 3 650 € (18 254 € x 20%).
Pendant sa période d’essai, le salarié touchera un salaire brut de 3 042 € (soit 1 521 € x 2). En prenant en compte les charges patronales, les autres charges sociales et fiscales (taxe d’apprentissage, comité d’entreprise, participation, etc.), les coûts d’infrastructure (nouveau bureau…), ce coût peut être multiplié au minimum par 1,8 ce qui donne 5 476 €.
Pour tenir compte de la perte d’exploitation liée à la valeur ajoutée non perçue, on peut à nouveau multiplier ce chiffre par 1,5 (et encore, en faisant abstraction des frais administratifs de rupture du contrat : entretien, solde de tout compte, etc.) soit 8 214 €.
Avec cette évaluation sommaire, on peut estimer le coût de ce mauvais recrutement à 8 214 €, auquel il faudrait additionner le nouveau coût de recrutement et d’intégration de son remplaçant pour avoir une idée du coût du processus global de recrutement « définitif et satisfaisant » pour ce poste sans évoquer les éventuelles heures supplémentaires que d’autres employés devront réaliser en compensation.
Cela représente près de 23 semaines de travail de trente-cinq heures !
D’un autre côté, selon une étude récente menée au Royaume-Uni, lorsque les travailleurs peuvent influer sur leur planning, ils gagnent en qualité de vie au travail, et améliorent leur satisfaction.
L’absentéisme est le symptôme d’une main-d’œuvre désengagée
Vous êtes-vous déjà demandé combien coûte l’absentéisme à votre entreprise ? Ou bien quelle forme revêtent ces coûts ?
- Selon une étude de l’Institut Sapiens, l’absentéisme coûte environ 4 059 € par an et par salarié (3 521 € dans le privé et 6 223 € dans la fonction publique). Ces coûts incluent les revenus versés aux salariés absents, le coût de recours à des services externes ou encore le temps passé par les équipes en place pour pallier aux dysfonctionnements liés aux absences de leurs collègues.
- Lorsque d’autres employés prennent le relais, cela peut les mener à faire des heures supplémentaires. Selon une étude du SHRM, les heures supplémentaires sont utilisées pour couvrir 47% des absences des employés.
- Parallèlement, d’après le même rapport SHRM, les collègues sont perçus comme étant près de 30% moins productifs lorsqu’ils couvrent les employés absents.
Selon le baromètre de l’Absentéisme et de l’Engagement Ayming de 2019, le taux d’absentéisme moyen est de 5,10%. Bien que cela puisse sembler modeste, l’absentéisme des employés a augmenté de 8%. Pour une centaine d’employés, cinq pourraient être absents aujourd’hui. Leurs raisons sont-elles légitimes ? Les raisons de l’absentéisme des employés peuvent être difficiles à cerner.
Quelles que soient les raisons, les absences peuvent affecter votre entreprise à plusieurs niveaux.
- Lorsque les employés s’absentent du travail, les équipes sont moins productives. Par exemple, une personne absente prend du retard sur ses propres responsabilités. Cela peut créer des goulots d’étranglement par ailleurs, en particulier lorsque les groupes de travail travaillent en flux.
- D’autres employés peuvent se sentir obligés de prendre le relais. Cela crée du stress, des problèmes psychologiques et engendre du retard dans leur propre charge.
- Ces absences peuvent également générer du stress chez les managers, en particulier si leur charge de travail les éloigne de leur métier premier.
Ce que nous apprend le développement du télétravail
En ce qui concerne la flexibilité des horaires, nous pouvons apprendre beaucoup de choses en examinant le télétravail.
Aujourd’hui, il y a plus de télétravailleurs que jamais (hors crise sanitaire), et le nombre devrait continuer d’augmenter. Dans une étude Malakoff Mederic Humanis de 2019, le télétravail contractuel a connu une progression de 50% en France depuis 2017.
La crise sanitaire a fait exploser ce mode de travail par la force des choses.
Les principaux secteurs d’activité ayant recours au télétravail régulier sont :
- Information et communication (13,5%)
- Activités financières et d’assurance (5,9%)
- Industries extractives, énergie, eau, gestion des déchets et dépollution (5,7%)
Le rôle des nouvelles technologies.
Maintenant que les solutions SAAS sont plus courantes, il est plus facile que jamais de se connecter en temps réel avec ses collègues. Parallèlement, le développement du haut débit et des réseaux sans fil continue de rendre la collaboration mobile plus rapide et plus fiable.
Lorsque les gens pensent aux solutions SAAS (Software As A Service) ou cloud professionnel beaucoup se limites aux outils collaboratifs, à la gestion de projet ou même aux logiciels de visioconférence. Pourtant fournir une solution de suivi du temps de travail pour les télétravailleurs est tout autant une fonction essentielle pour les entreprises.
La question des prestataires et indépendants
L’un des attraits les plus puissants vers le freelance et le statut indépendant est la promesse de flexibilité.
Les logiciels de gestion du temps peuvent également jouer un rôle essentiel dans la connexion des télétravailleurs, qu’ils soient des employés à temps plein ou des indépendants, et dans la synchronisation des systèmes et des besoins de l’entreprise. Le développement des solutions des GTA hébergées a été engagé en partie en prévision du développement du télétravail que nous voyons aujourd’hui.
- Les travailleurs distants peuvent pointer sur un self-service à distance via un PC, un ordinateur portable, une tablette, un smartphone.
- Ils peuvent utiliser un ordinateur personnel, une tablette ou un téléphone portable pour suivre leurs horaires, consulter leur solde d’absence, demander des congés et même échanger des shifts avec leurs collègues.
- Ils peuvent s’assurer des éléments variables pris en compte pour la paie.
- Les managers peuvent recevoir des notifications lorsque les employés sont absents ou en retard.
- La direction peut consulter régulièrement les données de temps de travail, quel que soit le lieu de travail de leurs employés.
Une planification réfléchie encourage la collaboration et l’engagement des employés
À défaut d’augmentation, offrez à vos employés davantage d’indépendance dans leur travail.
Généralement les managers dirigent le processus de dimensionnement et planification. Et que ce soit dans une grande entreprise ou une PME, la planification est un exercice éprouvant. Ajoutez à l’équation des télétravailleurs et l’exercice peut se montrer très complexe.
Du côté des employés, une mauvaise planification peut mener à l’épuisement professionnel et au désengagement :
- Lorsque leurs contraintes personnelles ne sont pas entendues, les collaborateurs peuvent ressentir un manque de considération.
- Ils peuvent se sentir dévalorisés lorsque le planning est diffusé, notamment si une demande d’absence semble avoir été ignorée.
Une solution de planification permet aux managers et aux membres de l’équipe d’anticiper et de planifier ensemble. Les managers et le personnel peuvent revoir et personnaliser les horaires et shifts, développer des modèles pour les cycles communs et afficher la disponibilité des employés en temps réel. Une solution de planification peut également inciter le personnel à s’impliquer dans leurs propres horaires. Cela peut concourir à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et donner un sentiment renouvelé d’engagement et d’autonomie dans leur travail, notamment :
- Acquérir plus de contrôle et de contribution sur leur planning de travail et se positionner sur les shifts qu’ils souhaiteraient travailler et échanger avec des collègues.
- Une meilleure implication entre collègues et managers. Par exemple, les employés peuvent notifier leurs disponibilités.
- Un sentiment de stabilité, quel que soit l’environnement de travail. Vous pouvez encourager les employés à se positionner sur des horaires en affichant les avantages potentiels. Une solution de gestion des temps SAAS permet aux employés de pointer de partout, qu’il s’agisse d’une borne dédiée ou de leur smartphone dans le cas des itinérants.
Quelle est l’incidence d’une meilleure autonomie de planning des collaborateurs ?
- Lorsque les employés sont en mesure de suivre leur temps de travail et leurs compteurs depuis un appareil mobile, ils gagnent en équilibre vie professionnelle et vie privée.
- Lorsque les employés peuvent consulter les horaires de leurs collègues, demander des congés et même changer d’horaire en utilisant leur téléphone, cela développe leur implication.
- En répondant rapidement à une demande de congé, les managers créent un dialogue avec leurs employés qui peut favoriser un sentiment de considération.
Un meilleur contrôle et plus de fluidité pour votre entreprise et vos employés
Votre solution de gestion des temps & activité n’est peut-être pas la plus emblématique de votre SIRH, mais si vous en êtes équipé, vous avez certainement conscience de son importance.
- Les employés pointent et suivent leur temps.
- Les managers l’utilisent pour affecter et mettre à jour les horaires.
- Les gestionnaires de paie l’utilisent pour collecter les éléments variables.
- La direction y trouve des données budgétaires et de ROI.
- C’est un support indispensable en cas de contentieux sur les salaires et le temps de travail.
Tout ce que vous faites pour encourager l’engagement des employés permet de réduire le turn-over.
Cela inclut l’utilisation d’une solution de planification pour concevoir des plannings prévisionnels sur lesquels vos employés peuvent s’appuyer.
Il y aura toujours des employés qui ont besoin de flexibilité pour leur vie personnelle. D’autres auront besoin de planning fixe, avec des jours et horaires figés. Dans tous les cas, les employés apprécient toujours lorsque leur employeur tient compte de leurs contraintes personnelles lors de la planification.
Avec un bon logiciel de planification et de gestion des temps, vous pouvez améliorer la qualité de vie au travail de vos employés tout en facilitant la tâche de votre organisation. Lorsque les problématiques liées aux plannings diminuent, le turn-over se réduit.
