Comment choisir un logiciel de gestion des temps ?
Le besoin en termes de gestion des temps peut sembler basique, après tout il s’agit de compter le temps entre une entrée et une sortie, voire plus simple encore, additionner le temps de présence de chaque journée, et le ventiler dans des compteurs. Excel fait globalement le job, …mais demande une bonne maitrise, atteint vite ses limites en termes de collaborativité, et demande un suivi réglementaire parfois délicat techniquement. Bref, un outil dédié serait le bienvenu.
Le choix parait large pour les néophytes, mais pas que, et pourtant il est autrement plus restreint que le marché des solutions de paie.
Il existe toutefois différents types de solutions de gestion des temps :
- Solutions spécialisées en gestion des temps, dit best of breed : Pour la plupart ce sont des éditeurs français, rompus aux complexités de notre législation. Ces acteurs sont souvent présents sur ce marché depuis plusieurs décennies.
- Modules complémentaires des outils de paie : Aujourd’hui beaucoup de logiciels de paie, propose un module de gestion des temps et absences, parfois même avec prise en charge de badgeuses.
- Suite RH (administration du personnel, gestion de talents, recrutement…) : Les éditeurs de ces solutions modulaires proposent le plus souvent un module dédié à la gestion des temps et des absences.
- Editeurs de niche spécialisés dans la gestion des temps et la planification sur un secteur précis (aéronautique, BTP, restauration, industrie…) : Ils sont hyperspécialisés, et proposent une réponse standardisée aux besoins récurrents de leur marché.
- Startups : Le marché de la GTA est longtemps resté hermétique aux nouveaux acteurs. Les nouvelles technologies, plus accessibles et malléables, ont permis l’émergence de nouveaux éditeurs, au format startup, dynamiques, innovants et agiles, souvent spécialisés dans un premier temps sur quelques secteurs d’activités, puis se sont rapidement ouverts vers d’autres secteurs.
Chacun de ces modèles économiques a ses avantages et ses limites. Comme pour beaucoup de projets informatiques, un appel d’offres permet d’étudier et comparer les solutions du marché.
Mais un appel d’offres doit répondre à un timing cohérent pour être efficace.
LE CAHIER DES CHARGES
Avant même d’entamer les démarches de l’appel d’offres lui-même, une étape incontournable doit être menée : la rédaction du cahier des charges.
Ce document décrira au mieux les besoins et attentes technico-fonctionnelles qui seront les critères majeurs de l’appel d’offres.
La rédaction d’un cahier des charges est un exercice particulier. Il s’agit de répertorier l’exhaustivité des règles de gestion que devra être à même de traiter la solution retenue. Mais il ne s’agit pas de recopier ou citer les textes règlementaires applicables, ni pire simplement en fournir les références, mais bien d’expliquer leur application dans l’entreprise.
L’une des difficultés, si ce n’est LA difficulté majeure, réside dans le formalisme de cette expression de besoin, plus encore lorsqu’il s’agit de remplacer un système en place. Le défaut étant de se focaliser sur la méthode, au détriment du résultat. Cela rigidifie le cadre et ferme la porte à toute adaptation des candidats à l’appel d’offre, tant ils devront reproduire à l’exactitude la méthodologie (et parfois même les travers).
Il ne faut donc pas chercher à reproduire impérativement un fonctionnement, d’un outil remplacé ou d’une solution concurrente, mais expliquer le résultat visé, en restant ouvert sur la méthode. Si le process est critique, les enjeux méritent d’être soulignés (précision, rapidité, simplicité, compréhension,) mais imposer une méthode, une technique, au-delà du résultat recherché s’avèrera souvent contreproductif.
L’exercice consiste donc à naviguer entre précision et ouverture, laissant aux éditeurs la possibilité de proposer des réponses selon leurs standards sur les sujets non stratégiques, évitant le recours à des développements couteux et contraignants, tout en fermant la porte aux interprétations simplistes et douteuses sur les sujets les plus critiques.
La conception du cahier des charges nécessite donc la collecte de l’ensemble des règles de gestion, en confrontant la théorie et son application habituelle à la réalité du terrain et des utilisateurs quotidiens. Pensez à consulter les différents services, managers, afin de ne pas généraliser une pratique finalement marginale.
La finalité étant de fournir aux éditeurs un cadre clair auquel ils pourront répondre.
Le cahier des charges ne saurait se limiter à un inventaire à la Prévert et liste à cocher. Il est indispensable d’évoquer chaque cas particulier (temps partiel, solde de tout compte, statuts, établissements, populations, périodes…) pour en comprendre la substance.
Enfin la phase de conception du cahier des charges est le moment privilégié pour les arbitrages, qui feront gagner un temps précieux lors des phases de spécifications techniques avec l’éditeur retenu. Cela évitera aussi une errance du périmètre au cours de l’appel d’offres, remettant gravement en question l’égalité de traitement des répondants.
La rédaction d’un cahier des charges prend du temps.
Recherches, consultation des utilisateurs concernés, arbitrages de la direction ou du sponsor, débats et réflexions, la mise en place d’une solution de gestion des temps est un investissement sur le long terme. La prévision, l’anticipation et l’évolutivité sont des facteurs déterminants à prendre en considération dans un cahier des charges, sous peine d’une obsolescence prématurée et surtout couteuse. Une structure à forte croissance par exemple peut voir ses besoins et son règlementaire évoluer profondément en peu de temps.
Nous traiterons dans la seconde partie de cet article de l’organisation de l’appel d’offres.
Stephen LOZANO, Consultant AMOA , Temps d’Avance