Le traitement des données de pointage est réglementé, notamment en ce qui concerne la conservation des pointages horaires de vos salariés. Nous vous expliquons comment bien gérer ces données en accord avec la réglementation française.
Bien penser l’installation de son dispositif de gestion des temps
La mise en place d’une solution de gestion des temps ou autrement dit badgeuse ne doit pas se faire à la légère. Outre quelques règles à respecter avant sa mise en place, il convient de traiter les pointages de vos salariés de manière sécurisé en accord avec la réglementation.
Outre le RGPD il faut garantir la vie privée de vos salariés. Exemple : le système de pointage ne peut en aucun cas servir à la vérification des déplacements de vos salariés au sein de vos locaux. Et, la liberté d’aller et venir des représentants du personnel ne doit pas être entravée, notamment lorsqu’ils utilisent leurs heures de délégation.
L’accès aux données doit être réservé aux membres gérant le personnel (RH, paie, sécurité…). En ce sens il convient de nommer un ou plusieurs administrateurs ayant une habilitation pour consulter les pointages des salariés.
Les données de pointage doivent être conservées 5 ans
Venons-en à notre question sur la conservation des données de pointage. Si les données relatives au contrôle d’accès doivent être supprimées trois mois après leur enregistrement, les informations liées aux données de pointages horaires (suivi du temps de travail, absences…) doivent quant à elle être conservée durant cinq ans ! Il faut donc que vous pensiez à conserver de manière sécurisée toutes les données de pointage de vos salariés, celles-ci pouvant vous être réclamée, soit par le salarié lui-même ou encore en cas de contrôle d’un organisme extérieur.
Les textes de références concernant la mise en place d’une badgeuse
La CNIL, ainsi que le code civil, le code du travail et le code pénal fixent un cadre légal à la mise en place d’une badgeuse. Retrouvez ci-dessous une compilation des articles de lois qui vous permettront d’en savoir plus sur le sujet.
Le code civil :
Article 9 (protection de l’intimité de la vie privée)
Le code du travail :
Article L. 1121-1 (droits et libertés dans l’entreprise)
Articles L. 1222-3 et L. 1222-4 (information des employés)
Article L. 2323-32 (information/consultation du comité d’entreprise)
Le code pénal :
Articles 226-1 et suivants (protection de la vie privée)
Articles 226-16 et suivants (atteintes aux droits des personnes résultant des traitements informatiques)
Le Règlement européen sur la protection des données (RGPD)
Source : dehosystems.fr/gestion-temps/combien-de-temps-doivent-etre-conservees-les-donnees-de-pointage/
