Chaque jour, 1,5 million de personnes s’informent et sont reliées grâce aux marques médias de GSO
Le Groupe Sud-Ouest est un acteur majeur de l’information et de la communication dans le sud-ouest de la France. Fondé en 1944, il édite des titres de presse quotidienne régionale, comme Sud-Ouest, Charente Libre ou La République des Pyrénées, ainsi que des magazines, des journaux gratuits et des sites web. Indépendant depuis son origine, le Groupe Sud-Ouest emploie aujourd’hui plus de 1000 personnes. Avec un chiffre d’affaires de 183 millions d’euros, dont 51,4% pour le quotidien Sud-Ouest, le groupe touche chaque jour 1,5 million de lecteurs et d’internautes sur son territoire. Il est le 2e groupe de presse quotidienne régionale en France. Partenaire privilégié des acteurs locaux et régionaux, le groupe accompagne les projets et les besoins en information, communication et services.
Propos recueillis auprès de Delphine TAILLADE, gestionnaire de projets informatiques, et Armelle POSTEL-VINAY, responsable Administration du Personnel / Paie
Le contexte du projet
Nous utilisions un outil de gestion des temps développé en interne depuis 2008. Cet outil permettait de faire des demandes de congés et de saisir des plannings, mais sans aucun calcul d’heures ou de droits à congés. En réalité il s’agissait davantage d’un outil de saisie. Le besoin d’une solution plus aboutie était évident depuis des années, mais le projet a pris du temps à se lancer. La pandémie de COVID-19 a finalement accéléré la nécessité d’une nouvelle solution.
Nous avons choisi de ne pas développer cet outil en interne en raison de la complexité et de la charge que cela impliquait. Notre équipe informatique n’est pas dimensionnée pour un projet de cette ampleur. De plus, la Gestion des Temps et Activités est un métier à part entière, qui nécessite une expertise que nous n’avions pas en interne, c’est pourquoi opter pour une solution du marché était la meilleure option pour nous, même si cela a suscité quelques inquiétudes au sein de l’entreprise.
On ne s’improvise pas expert, la GTA est un métier
Nous avions plusieurs contraintes majeures pour notre nouveau système de GTA. La première était la flexibilité : avec différents métiers et plusieurs conventions collectives, il nous fallait un outil modulable. L’ergonomie était également cruciale pour l’adoption par les utilisateurs, tout comme la possibilité de personnalisation. Enfin, si le coût était un facteur, il n’a pas été déterminant dans notre choix. Pour garantir que nous faisions le bon choix, nous avons impliqué des utilisateurs de différents services dans dès le processus de sélection.
Nous avons assisté à des démonstrations de logiciels, mais nous avons rapidement réalisé que nous n’avions pas l’expertise pour nous projeter au-delà des mises en scène présentées. Conscients des risques en cas d’erreur de choix, nous avons cherché un accompagnement dès le cahier des charges.
Nous avons découvert Temps d’Avance sur internet, grâce notamment à votre présence active sur LinkedIn. Après avoir assisté à l’un de vos webinars, nous avons contacté Arnaud Michel, qui nous a convaincus de votre expertise. De plus, votre méthodologie nous correspondait davantage par rapport à ce que proposait la concurrence.
Votre approche a été un facteur clé dans la réussite de notre projet. Cela nous a aidés à aborder des aspects que nous n’aurions pas envisagés, mais qui se sont avérés essentiels pour le cahier des charges. Par ailleurs, votre expérience et connaissance du marché ont été inestimables, notamment pour évaluer les offres des éditeurs. Pascale qui nous a accompagnés tout au long du projet a posé des questions très pertinentes aux éditeurs obtenant des réponses précises et transparentes, ce qui a été déterminant pour notre choix.
Concernant l’accompagnement pendant les phases du projet avec l’éditeur, Temps d’Avance a été d’une grande aide. Les connaissances de Pascale sur la solution retenue, eTemptation d’Horoquartz, nous ont permis de gagner du temps.
Pascale a eu un impact significatif lors des phases de spécifications en contribuant à élargir le champ des possibles avec des perspectives nouvelles. « Sans Pascale, si on nous avait dit que ce n’est pas possible, on aurait dit OK ce n’est pas possible. ».
Lors des tests, elle était capable d’identifier précisément l’origine des anomalies, ce qui a accéléré le processus de correction. Grâce aux conseils avisés de Pascale, notre outil fonctionne aujourd’hui à son plein potentiel.
Votre accompagnement nous a rassurés en tant que client et a challengé l’éditeur. Pascale a déverrouillé des situations qui auraient été sans doute insolubles sans elle.
La phase de recette : un moment clé pour l’adoption de la solution
La phase de spécification était cruciale, mais celle de la recette l’a été tout autant. Il ne faut pas négliger cette étape. L’éditeur avait évoqué un mois et demi de recette, ce qui était nettement insuffisant. La phase de recette a finalement duré près de six mois, incluant une phase pilote de 2 mois avec double saisie. Un délai essentiel pour tester l’outil de manière exhaustive, sur différentes populations et analyser les écarts en paie. Les services qui se sont impliqués dans cette phase ont influencé le paramétrage et se sont naturellement approprié l’outil.
« La phase de recette est en réalité aussi une part de la conduite du changement. »
Nous étions deux à piloter ce projet tout en gérant le quotidien (la paie pour Armelle, d’autres projets informatiques pour Delphine). Pascale était présente deux jours par semaine, ce qui était un bon compromis. Cela nous a obligés à nous investir davantage dans l’outil en son absence, tout en sécurisant le projet.
Une collaboration efficiente
La collaboration avec Temps d’Avance a été très fluide. Pascale s’est parfaitement intégrée à notre équipe et a dirigé les ateliers comme si elle faisait partie de l’entreprise. Sa franchise et son expertise ont été très appréciées, avec des échanges toujours constructifs, même en cas de désaccord.
En termes de prestation, le mot qui nous vient à l’esprit est « efficience ». Cette coopération était définitivement indispensable car sans elle le projet n’aurait certainement pas abouti dans ces délais et ce résultat. Combien de fois avons-nous dit : « Heureusement qu’il y a Pascale » ? C’était une belle collaboration.
Quelques conseils
Le premier conseil que nous donnerions à une entreprise qui envisage un projet de gestion des temps est de se faire accompagner. Ne sous-estimez pas l’importance et la valeur d’une AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage). Le retour sur investissement est rapide. Sans AMOA, nous aurions passé beaucoup plus de temps et rencontré bien plus de difficultés sur ce projet. Le coût initial de l’AMOA est rapidement rentabilisé, notamment en évitant des erreurs dans le cahier des charges qui auraient entraîné des frais bien plus élevés ultérieurement.
« Le retour sur investissement de l’AMOA a été immédiat »
Ensuite, il faut être conscient des délais. Les éditeurs sont souvent surchargés, et il peut y avoir des délais importants avant le démarrage effectif du projet. Utilisez ce temps à bon escient pour la préparation. Et ne pensez pas qu’un projet de GTA peut être bouclé en un an, si votre entreprise a des spécificités et différentes populations comme nous. Les multiples conventions collectives et accords d’entreprise compliquent les choses.
Il est également important de choisir une solution logicielle suffisamment flexible pour s’adapter aux besoins changeants de l’entreprise. Le nerf de la guerre, c’est le salaire des employés et leur temps de travail. Il est donc impératif de choisir un outil non seulement robuste, mais aussi adaptable.
C’est là où l’importance d’une AMOA devient encore plus évidente. Sans un accompagnement et des conseils experts, nous aurions omis de nombreux éléments clés, ce qui aurait entraîné des conséquences à long terme.
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