SANDAYA

Sandaya s’impose comme un acteur majeur de l’hôtellerie de plein air en Europe. Avec 66 campings répartis principalement en France, mais également en Belgique, Espagne et Italie, le groupe poursuit une croissance exceptionnelle avec l’objectif de devenir le référent Européen.

Sandaya c’est : 1600 ETP annuels, dont 700 permanents, pouvant atteindre 3600 salariés au pic de la saison estivale. En quelques années seulement, Sandaya est passé de 35 à 66 campings, une croissance qui s’accompagne d’une transformation digitale structurante initiée il y a trois ans.

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L’AMOA, un retour sur investissement évident pour notre projet Kelio

 

Un projet de gestion des temps stratégique pour la digitalisation

Le projet Kelio répondait à un besoin fondamental pour Sandaya : digitaliser intégralement une gestion des temps qui reposait jusque-là sur des méthodes chronophages et sources d’erreurs.

« L’objectif de s’équiper de Kelio, c’était de mettre en place un outil de GTA pour digitaliser toute la gestion des temps et ne plus avoir des carnets, et des plannings, signés, contresignés, dans tous les sens. »

Ce projet de planification visait des objectifs opérationnels clairs : permettre aux managers de piloter efficacement leur activité et leurs ETP, tout en donnant aux collaborateurs l’autonomie nécessaire pour accéder à leurs informations et de gérer leurs absences. Au-delà de l’aspect opérationnel, cette digitalisation devait garantir un meilleur contrôle de la durée du travail et assurer la conformité légale des plannings.

Le caractère stratégique de ce projet Kelio était évident pour Sandaya : première brique d’une digitalisation complète incluant par la suite le coffre-fort électronique, la signature électronique et un portail RH complet.

« Le lancement de Kelio a marqué notre premier pas vers la digitalisation. C’était une étape clé que nous ne pouvions pas nous permettre de rater. »

 

Les défis d’un projet de gestion des temps dans l’hôtellerie de plein air

Le projet de gestion des temps présentait plusieurs défis spécifiques au contexte de Sandaya. Si certains ont été identifiés dès le départ, comme la gestion de la modulation du temps de travail, d’autres se sont révélés en cours de route.

« On s’est rendu compte que le standard de Kelio ne nous convenait pas concernant la modulation du temps de travail. On a dû opter pour un développement spécifique assez rapidement. »

La planification dans ce secteur présente de fortes particularités : saisonnalité marquée, volume important d’arrivées et de départs, changements fréquents de plannings et de postes, polyvalence des équipes. Ces contraintes exigeaient une solution flexible capable de s’adapter à ces spécificités opérationnelles.

La croissance rapide du groupe ajoutait une complexité supplémentaire au projet, avec l’intégration régulière de nouveaux sites et la gestion des nombreux transferts internes liés à la politique des mobilités et promotion interne.

 

Pourquoi faire appel à un cabinet de conseil spécialisé ?

Face à aux défis du projet Kelio, et compte tenu des ressources limitées du service RH, Sandaya a fait le choix stratégique de s’appuyer sur une AMOA spécialisée.

« Au regard de l’enjeu et l’étendue du projet, nous avons fait le choix de nous faire accompagner. Le choix s’est imposé après la contractualisation avec Kelio, au regard de toutes les spécificités techniques. »

Cette décision d’accompagnement projet s’est imposée lorsque les spécificités techniques sont apparues dans toute leur complexité. Pour un projet de gestion des temps de cette envergure, l’expertise externe devenait indispensable pour sécuriser la réussite.

 

Le choix de Temps d’Avance comme cabinet de conseil

Temps d’Avance a été sélectionné parmi plusieurs cabinets de conseil après une recherche approfondie. Le facteur différenciant a été la maitrise spécifique de la modulation du temps de travail sur Kelio, expertise cruciale pour le projet de Sandaya.

« Ce qui a fait la différence avec d’autres cabinets, c’était votre maîtrise de la modulation du temps de travail. Votre appréhension et compréhension de nos spécificités en la matière. »

Cette expertise spécialisée en gestion des temps correspondait parfaitement aux besoins particuliers du secteur de l’hôtellerie de plein air et aux défis spécifiques du projet de planification de Sandaya.

 

Un accompagnement projet complet et sécurisant

La collaboration avec le cabinet Temps d’Avance s’est révélée déterminante à chaque étape du projet. L’AMOA a apporté son expertise technique, fonctionnelle et métier pour guider Sandaya dans le paramétrage de Kelio, particulièrement pour les développements spécifiques nécessaires à la modulation du temps de travail.

« Vous avez été d’une aide précieuse. Vraiment. De par votre expertise technique, fonctionnelle et métier, pour nous guider dans le paramétrage de la solution, en particulier les développements spécifiques. Vous nous avez évité bien des erreurs. »

L’accompagnement s’est révélé crucial lors de la phase de recette, étape souvent dans les projets de gestion des temps et activités. Les consultants ont identifié les non-conformités et alerté sur les risques potentiels, permettant d’anticiper des problèmes qui compromettre la production.

Pour la conduite du changement, les conseils de Temps d’Avance ont structuré l’approche par une stratégie de déploiement par vagues et un format de formation en deux temps. Cette méthodologie a facilité l’appropriation de Kelio par les utilisateurs et sécurisé l’adoption de la solution de planification.

« La présence d’une société extérieure à nos côtés a été un vrai facteur de facilitation. Lorsque certaines décisions suscitaient l’incompréhension de certains directeurs, le regard neutre et l’expertise d’un cabinet de conseil nous ont grandement aidés. »

 

Les bénéfices concrets du projet de gestion des temps

Le déploiement de Kelio a généré des gains tangibles pour Sandaya. Les managers ont considérablement gagné en efficacité dans la gestion des plannings, notamment grâce à la possibilité pour les collaborateurs de déclarer directement leurs heures supplémentaires via un workflow de validation automatisé.

« C’est un réel gain de temps pour les managers, qui devaient refaire les plannings auparavant. C’est-à-dire qu’il y avait le prévisionnel, et ils devaient réajuster le planning en fonction du réalisé. Aujourd’hui, ils n’ont plus besoin d’ajuster le planning puisque c’est au collaborateur de déclarer. »

La conformité légale des plannings s’est également améliorée grâce aux alertes automatiques sur les anomalies : non-respect des temps de repos, dépassement de l’amplitude journalière maximale. Cette sécurisation juridique représente un enjeu majeur dans un secteur à forte saisonnalité.

L’investissement dans l’AMOA a permis d’éviter des surcoûts significatifs liés à des erreurs de paramétrage ou des décisions inadaptées dans ce projet complexe.

« Il y a un véritable retour sur investissement parce qu’un projet bien cadré évite certains surcoûts, des oublis, des mauvaises décisions. Vous êtes vraiment des gardiens, qui temporisent, éclaircissent et alertent sur la portée des engagements. »

 

Conseils pour réussir un projet de gestion des temps

Fort de cette expérience, Lauriana Le Ru partage ses recommandations pour les entreprises engagées dans un projet de gestion des temps :

Ne pas considérer l’AMOA comme un coût

 « Le conseil que je donnerais, c’est de ne pas considérer l’AMOA comme un coût supplémentaire dans un projet, mais de regarder tous les avantages à prendre un cabinet de conseil. Le gain de temps sera un retour sur investissement. »

Prévoir des ressources suffisantes

Les projets de gestion des temps & activités, et de planification nécessitent un investissement humain conséquent. L’implication du service RH dans la formation des utilisateurs reste cruciale pour garantir l’appropriation de l’outil et faciliter l’adhésion au changement.

Rester focalisé sur le cœur de métier.

L’expérience Sandaya illustre l’importance de ne pas détourner une solution de gestion des temps de sa vocation première. La tentation d’utiliser la GTA de Kelio comme un Core RH, bien que compréhensible, peut complexifier l’utilisation pour les managers.

« Si c’était à refaire, on aurait dû se limiter au cœur de métier de Kelio sans chercher à le détourner en y déportant des éléments administratif ou paie. »

 

Vers l’extension européenne du projet Kelio

Aujourd’hui, Sandaya poursuit sa transformation digitale et prépare l’intégration de ses établissements européens dans Kelio. Cette extension du projet Kelio à l’international témoigne de la réussite de la première phase et de la robustesse de la solution mise en place.

Le partenariat avec Temps d’Avance se poursuit pour accompagner cette évolution, gérer les améliorations de Kelio et assurer sa maintenance. Cette collaboration continue permet à Sandaya de se concentrer sur d’autres projets stratégiques tout en garantissant la pérennité de sa solution de GTA et planification.

« Un projet ne s’arrête jamais, car il évolue avec la transformation de l’entreprise. C’est ce qui en fait toute la richesse. »

En résumé, l’expérience Sandaya démontre que la réussite d’un projet de gestion des temps et activités repose sur trois piliers : une AMOA spécialisée, des ressources internes suffisantes, et une approche méthodologique rigoureuse. Pour les entreprises qui envisagent un projet de gestion des temps, cet exemple illustre parfaitement l’importance de l’accompagnement expert dans la réussite de leur digitalisation.