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Excel est utile sur le terrain, mais fait perdre du temps à tout le monde 

Consciente de l'obsolescence et de l'inefficacité de son processus de paie, la Fondation Partage et Vie a pris l'initiative de s'équiper d'une solution de gestion des temps et de planification.

Historiquement, le processus était géré au niveau des établissements avant d'être centralisé et reposait essentiellement sur l'utilisation d'Excel. Ce traitement chronophage exigeait plusieurs étapes de saisie et de vérification, et était source d'erreurs. L'insuffisance de maîtrise des règles de gestion et de contrôle a pu être source de pratiques non homogènes et de questions des salariés sur leur bulletin de paie.

Le projet, lancé en réponse à cette situation, visait à instaurer un système fiable et efficace. L'objectif était double : d'une part, sécuriser la paie, et d'autre part, centraliser la gestion du temps avec des règles uniformes et équitables pour tous les établissements. En simplifiant le processus de gestion des temps, la Fondation aspire non seulement à améliorer la fiabilité de la paie, mais aussi à alléger le quotidien des gestionnaires de paie.

Cette transformation était nécessaire pour résoudre les problèmes, mais aussi jeter les bases d'une gestion plus transparente, renforçant ainsi la confiance et la satisfaction des employés.

Proximité et engagement : les défis du métier

La taille de notre structure est une contrainte importante. Avec près de 13000 paies générées chaque mois, en intégrant les CDD, la gestion du temps est un enjeu majeur qui nécessite une organisation sans faille.

Octime avait déjà fait l'objet d'un premier déployé quelques années auparavant, mais sans succès en raison de l'absence d'approche unifiée et du manque de sponsoring. Conscient des besoins et convaincu des aptitudes de la solution Octime, le projet a été relatif à une nouvelle vigueur et une planification. Le contexte post-COVID a accéléré la digitalisation et a été le catalyseur de cette relance.

Une partie clé du projet était de former un grand nombre d'utilisateurs – environ 500 personnes réparties dans 120 établissements. La formation a été soigneusement planifiée et structurée, avec un accent particulier sur la conduite du changement. Un véritable investissement a été réalisé dans la création de supports utilisateurs personnalisés et dans l'organisation de formations en deux sessions pour maximiser l'apprentissage et l'adaptation.

La réussite du projet dépendait fortement de l'engagement des utilisateurs et du support interne. Heureusement, grâce à une planification efficace et à une méthodologie de déploiement optimale, nous avons pu non seulement déployer Octime de manière efficace, mais aussi assurer que chaque établissement soit pleinement engagé et soutenu tout au long du processus. Ce succès a été salué jusqu'à la réputation du support, signe clair de la satisfaction des utilisateurs.

L'engouement et l'ampleur du projet ont conduit à une décision opportune de changer le système de paie en parallèle, afin d'optimiser l'ensemble de la chaîne de valeur et d'harmoniser les processus de gestion des ressources humaines.

C'était ambitieux, mais ce fut géré avec soin et stratégie, avec un accent sur l'implication des salariés pour assurer une transition réussie.

Les moyens de nos ambitions

Nous avons décidé de nous faire accompagner en raison d'un manque de ressources internes spécialisées. Avec une équipe RH restreinte et des projets d'une telle envergure, il était essentiel de s'entourer de spécialistes pour garantir le succès du projet. Charlotte Cohen était chargée de la gestion de projet et de l'expertise de Temps d'Avance a été sollicitée en GTA.

La consultation de Temps d'Avance a débuté très tôt, pour poser les scénarios de déploiement par vague, puis élaborer le cahier des charges et analyser la proposition d'Octime. Leur expertise s'est montrée déterminante pour le succès du projet, en particulier pour la formation des utilisateurs, la conception de supports de formation personnalisés, et l'organisation des sessions de formation. Ce processus a été minutieusement planifié et structuré, avec des séances d'accompagnement pour répondre aux questions et aider les employés à s'adapter au nouvel outil. L'approche adoptée était axée sur la « dédramatisation » du changement afin de s'assurer que les employés comprennent le fonctionnement général et la philosophie de l'outil.

Un changement majeur a été la centralisation des horaires, avec l'introduction de codes horaires génériques, conjugués avec la décentralisation de la gestion des cycles, donnant aux établissements la responsabilité de créer et d'affecter ces cycles à leurs employés.

L'approche par vagues a permis d'absorber naturellement la charge de travail et de répondre sereinement aux besoins des utilisateurs, garantissant ainsi le succès du projet. Cette méthode a également permis d'ajuster et d'améliorer le processus en cours de route, en tenant compte des retours et des expériences de chaque vague.

« La gestion des temps ce n'est pas la même chose que de faire de la paie, ce n'est pas la même manière de penser »

 

J'ai été particulièrement impressionné par le niveau d'expertise et de compétence en GTA de toute l'équipe. Baignant dans le monde du SIRH, je sais que la gestion du temps et des activités est un sujet très complexe et différent de la gestion de la paie auquel il est adopté. Ce qui m'a vraiment marqué, c'est la capacité de Moune et son équipe à transmettre ces compétences métier de manière accessible, à la fois lors des formations et dans nos échanges internes. Ils ont su expliquer les règles et le fonctionnement du système de manière à ce que chacun comprenne l'impact de ses actions, sans jamais brusquer ou s'inquiéter.

Une équipe d'exception au pied levé

Un autre point fort de Temps d'Avance a été leur réactivité. Ils ont été sollicités tardivement dans notre projet pour animer les formations, mais ont réussi à s'adapter rapidement à nos besoins, se déplaçant partout en France pour des séances de formation intenses. Leur professionnalisme et leur qualité pédagogique ont été reconnus et appréciés par toute notre équipe.

«  Temps d' Avance a su se rendre disponible, avec une conscience professionnelle admirable »

Une anecdote qui illustre bien leur approche : les consultants nous ont souvent posé des questions, parfois complexes, pendant et après les séances de formation. Ces demandes n'avaient rien de superficiel ; elles émanaient d'un réel désir de comprendre en profondeur nos processus et règles, démontrant ainsi leur engagement à ne pas juste dispenser une formation standard, mais à vraiment s'immerger dans notre réalité et à répondre de manière personnalisée à nos besoins.

Choisir Temps d'Avance pour nous accompagner dans ce projet a été une décision cruciale. Leur dévouement, leur expertise et leur approche axée sur le client ont été les instruments de la réussite de notre projet.

Les clés du succès : recette et accompagnement au changement

Mon principal conseil aux entreprises qui envisagent un projet de GTA serait de prendre le temps nécessaire pour bien recetter leur solution. Ce n'est pas seulement une question de paramétrage ; il est crucial de tester les interfaces avec le logiciel de paie. C'est un aspect essentiel qui est souvent sous-estimé, mais qui peut éviter des problèmes dans les moments les plus délicats.

Dans notre cas, grâce à une attention minutieuse aux interfaces, nous avons déjoué des problèmes potentiels pendant les périodes de paie.

La formation et la conduite du changement sont également décisives pour le succès d'un tel projet. Déployer un système fonctionnel c'est bien, mais encore faut-il que les utilisateurs l'adoptent et sachent l'utiliser efficacement et sans crainte. Cela demande beaucoup de patience et de pédagogie. Personnellement, j'ai adopté une approche répétitive et empathique envers les utilisateurs. Se mettre à leur place, comprendre leurs craintes, et être prêt à expliquer les choses autant de fois que nécessaire, c'est essentiel. Aujourd'hui, la majorité de nos demandes de support concernent des questions plus complexes, ce qui montre que les utilisateurs maîtrisent les aspects de base et utilisent l'outil de manière plus approfondie.

En résumé, le succès d'un projet de GTA ne repose pas seulement sur le choix de l'outil, mais davantage sur l'engagement dans la formation, la conduite du changement, et l'empathie envers les utilisateurs. C'est cette philosophie centrale sur les utilisateurs qui a fait le succès de notre projet et qui, je pense, est la clé pour tout projet de GTA réussi.