Gestion des plannings, gestion des activités, gestion des absences… l’ensemble de vos tableaux Excel ne sont pas toujours suffisants pour faire votre travail confortablement et être performants ? Un logiciel spécialisé en gestion des temps peut vous aider à mieux gérer  vos ressources humaines et à gagner du temps au quotidien dans les tâches administratives. On détaille ici 4 avantages à passer d’une gestion à partir de vos fichiers Excel à une gestion centralisée sur un  logiciel RH.

GAGNEZ DU TEMPS DANS VOS TÂCHES ADMINISTRATIVES

En tant que professionnel RH, vous êtes amené à répéter des tâches au quotidien qui vous prennent du temps comme la gestion des plannings de vos salariés, la validation ou les refus des  demandes d’absences et des demandes de congés, le traitement des demandes administratives à l’entrée et à la sortie d’un salarié dans votre entreprise comme tout au long de sa vie chez vous… C’est autant de fichiers Excel à suivre et à mettre à jour. Une solution automatisée de gestion des temps vous permettra de réduire le temps que vous passez sur toutes ces tâches répétitives et automatisera les procédures de traitement avec la mise en place de workflows. Fini les demandes de congés par e-mail ou sur post-it. Fini les demandes récurrentes par téléphone ou par e-mail. En dématérialisant votre gestion RH vous centralisez les demandes au même endroit pour vous en faciliter le traitement.

AUTOMATISEZ VOS PROCÉDURES RH

Un logiciel de gestion des temps et des activités vous fera non seulement gagner en temps mais aussi en productivité : en effet vous automatisez l’envoi de vos données de suivi RH vers votre logiciel de paie. Grâce à cette automatisation, vous évitez les erreurs de traitement et pouvez décharger la responsabilité sur des outils bien paramétrés pour faire ces tâches chronophages.

RÉDUISEZ VOS COÛTS

Un système d’information des ressources humaines (SIRH) vous permettra également d’anticiper l’activité de votre entreprise et donc de suivre facilement les besoins de vos salariés selon les périodes pleines ou creuses de votre entreprise. Ainsi, vous réduirez le recours aux heures supplémentaires et à l’intérim et anticiperez votre charge d’activité sur toute l’année en ayant une vision claire et simple sous forme de tableau de bord.

FIABILISEZ VOS DONNÉES RH 

Avec les tableaux Excel, certaines données peuvent être mal calculées ou oubliées et déboucher sur des erreurs importantes avec des répercutions sur l’ensemble de votre entreprise : par exemple, une erreur de la comptabilisation du temps d’un salarié peut générer une défiance de l’ensemble du personnel envers tous les services proposés par votre Direction des ressources humaines. Un logiciel de gestion des temps vous évite les doubles saisies, automatise les calculs de vos éléments variables de paie et converser un historique de vos actions et modifications. De quoi sécuriser vos actions et vos données.

Source : https://www.asys.fr/actualites/drh-pourquoi-arreter-excel

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En quelques minutes, apprenez comment un projet de GTA concourt au bien-être de vos collaborateurs.

Comment préparer chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

Rejoignez-nous le MARDI 16 OCTOBRE DE 10h à 10h45

Conférence animée par Arnaud MICHEL – Consultant expert GTA et Planification

Pour vous inscrire, c’est ici

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Quelles sont les conditions de réussite d’un projet de Gestion des Temps ? Comment anticiper chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

Rejoignez-nous le MARDI 25 SEPTEMBRE DE 10h à 10h45

Conférence animée par Arnaud MICHEL – Consultant expert GTA et Planification

Pour vous inscrire, c’est ici

 

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… et sur toutes les solutions du marché de la GTA et de la planification.

Afin de faire bénéficier nos clients de la meilleure expertise du marché de la GTA, les consultants Temps d’Avance sont formés directement par les éditeurs sur les produits du marché, permettant ainsi un accompagnement de nos clients avec une forte valeur ajoutée. Cette semaine, toute l’équipe est réunie en séminaire autour de Asys pour améliorer sa connaissance sur le produit Chronos. 

Cette année encore, Temps d’Avance investira encore dans la qualité des formations sur tous les outils du marché de la GTA et de la planification.

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Seulement 25 % des utilisateurs de logiciel de gestion des temps sont satisfaits de leur outil. Faute de préparation du projet, de budget, de temps de mise en œuvre, de précision des attentes … C’est le moment de considérer les logiciels de gestion des temps et planification autrement que comme des outils de pre-paie !

Un article de Aude – Consultante en digitalisation RH – Camana Conseil

” De nombreuses entreprises se demandent si elles vont mettre en place une solution de gestion des temps ou si elles vont tout simplement changer leur solution en place. Pourquoi, parce que cela devient quasiment aussi nécessaire qu’une solution de gestion de la paie (contrôle des forfaits jours, suivi de l’activité des salariés, planning des équipes, …).

Comme on dit, le temps, c’est de l’argent, les entreprises doivent pouvoir maîtriser leur productivité et donc se donner les moyens de le faire via l’utilisation de solution adéquates.

myRHline a mené une étude, auprès de 83 sociétés, sur la satisfaction des RH quant à leur outil SIRH de gestion des temps, voici ce qui l’en ressort.

Un SIRH de gestion des temps pour faire quoi ?

Les entreprises utilisant une solution de gestion des temps sont à 80 % équipées de solution permettant de gérer les congés et absences (on peut en conclure que les 20% restant le font via leur outil de gestion de la paie).

On constate que plus de 50% des projets SIRH de gestion des temps intègrent une problématique de gestion de l’activité. Les entreprises cherchent à mesurer la productivité liée aux temps passés (chaîne de production, activité par projet, etc). Selon les éditeurs que nous avons consultés, 2/3 des projets entrants ont une dimension « gestion de l’activité ».

– La planification sous contraintes (c’est à dire la gestion du planning d’une équipe en fonction de contraintes particulières qui peuvent être d’ordre géographique ou liée aux compétences particulières des salariés) ne représente que 15% des projets.

– 19% des sociétés ont mis en place une gestion des accès à leurs locaux.

– 42 % des entreprises utilisent des badgeuses physiques, c’est à dire que les salariés utilisent un badge pour enregistrer leurs entrées et sorties.

On constate que le badgeage dit « virtuel » (c’est à dire sans borne physique de pointage) est en plein essor, puisque 38% des sociétés représentées ont opté pour cette fonctionnalité – les salariés enregistrent directement leurs temps sur leur ordinateur ou via leur téléphone.

Managers et solution de gestion des temps

– 92 % des managers gèrent directement les demandes de congés de leur équipe dans le SIRH de gestion des temps.

– 2/3 des managers peuvent gérer le planning de leurs équipes directement via l’outil.

– 50% des managers estiment que leur SIRH de gestion des temps est acceptable, pour 25% c’est un bon outil et pour les 25% restant, un mauvais outil.

Ce type de projet est très sensible et nécessite une préparation importante, la communication est en enjeu primordial. A qualité de votre accompagnement au changement auprès des opérationnels fera de votre projet une réussite ou pas. Il est recommandé d’intégrer les opérationnels au projet dès la phase de conception pour bénéficier de leur expérience terrain, de les faire participer au choix de la solution afin de les impliquer et d’en faire les futurs commerciaux de l’outil en interne.

Les forces et faiblesses d’un SIRH de gestion des temps

Pour 70% des professionnels RH, le rapport qualité prix des solutions de gestion des temps est acceptable.

Une solution sur deux est aujourd’hui déployée en mode Saas.

Nous avons demandé aux entreprises d’établir un classement des forces et faiblesses, voici ce qu’il en ressort.

Le top 3 des forces :

– Ergonomie de la solution

– Rapport qualité / prix

– Gestion des interfaces

Le top 3 des faiblesses :

– Réactivité de l’éditeur

– Capacité à maintenir la solution

– Reporting

Les solutions de gestion des temps sont aujourd’hui beaucoup plus matures et abouties.

Les ergonomies ont évolué et les éditeurs ont mis en place des standards d’interfaces avec les solutions de gestion de la paie. La standardisation des solutions a notamment permis de rationaliser le coût des projets de gestion des temps.

Cependant, tout n’est pas parfait, les 3 faiblesses citées ci dessus sont quasiment communes à tout type de projet SIRH, mais elles sont maîtrisables et vous pouvez les anticiper à condition de bien préparer votre projet.”

 

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