Gestion des plannings, gestion des activités, gestion des absences… l’ensemble de vos tableaux Excel ne sont pas toujours suffisants pour faire votre travail confortablement et être performants ? Un logiciel spécialisé en gestion des temps peut vous aider à mieux gérer  vos ressources humaines et à gagner du temps au quotidien dans les tâches administratives. On détaille ici 4 avantages à passer d’une gestion à partir de vos fichiers Excel à une gestion centralisée sur un  logiciel RH.

GAGNEZ DU TEMPS DANS VOS TÂCHES ADMINISTRATIVES

En tant que professionnel RH, vous êtes amené à répéter des tâches au quotidien qui vous prennent du temps comme la gestion des plannings de vos salariés, la validation ou les refus des  demandes d’absences et des demandes de congés, le traitement des demandes administratives à l’entrée et à la sortie d’un salarié dans votre entreprise comme tout au long de sa vie chez vous… C’est autant de fichiers Excel à suivre et à mettre à jour. Une solution automatisée de gestion des temps vous permettra de réduire le temps que vous passez sur toutes ces tâches répétitives et automatisera les procédures de traitement avec la mise en place de workflows. Fini les demandes de congés par e-mail ou sur post-it. Fini les demandes récurrentes par téléphone ou par e-mail. En dématérialisant votre gestion RH vous centralisez les demandes au même endroit pour vous en faciliter le traitement.

AUTOMATISEZ VOS PROCÉDURES RH

Un logiciel de gestion des temps et des activités vous fera non seulement gagner en temps mais aussi en productivité : en effet vous automatisez l’envoi de vos données de suivi RH vers votre logiciel de paie. Grâce à cette automatisation, vous évitez les erreurs de traitement et pouvez décharger la responsabilité sur des outils bien paramétrés pour faire ces tâches chronophages.

RÉDUISEZ VOS COÛTS

Un système d’information des ressources humaines (SIRH) vous permettra également d’anticiper l’activité de votre entreprise et donc de suivre facilement les besoins de vos salariés selon les périodes pleines ou creuses de votre entreprise. Ainsi, vous réduirez le recours aux heures supplémentaires et à l’intérim et anticiperez votre charge d’activité sur toute l’année en ayant une vision claire et simple sous forme de tableau de bord.

FIABILISEZ VOS DONNÉES RH 

Avec les tableaux Excel, certaines données peuvent être mal calculées ou oubliées et déboucher sur des erreurs importantes avec des répercutions sur l’ensemble de votre entreprise : par exemple, une erreur de la comptabilisation du temps d’un salarié peut générer une défiance de l’ensemble du personnel envers tous les services proposés par votre Direction des ressources humaines. Un logiciel de gestion des temps vous évite les doubles saisies, automatise les calculs de vos éléments variables de paie et converser un historique de vos actions et modifications. De quoi sécuriser vos actions et vos données.

Source : https://www.asys.fr/actualites/drh-pourquoi-arreter-excel

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OCTIME poursuit sa croissance et complète son offre en intégrant l’éditeur de solutions RH HR MAPS.

Cette acquisition permettra à OCTIME d’augmenter sa couverture fonctionnelle en intégrant à terme la gestion des entretiens individuels, des compétences, des recrutements, des carrières et la gestion de la formation. L’ensemble de ces fonctionnalités est regroupé en 4 modules commercialisés séparément : MEASURE, ATTRACT, PLAN & SUCCEED.

Guillaume Berbinau : « Notre objectif est simple : offrir à nos clients une offre SIRH complète hors Paie allant de la planification et la gestion des temps à la gestion des talents. Nous sommes convaincus que ces thèmes sont et seront de plus en plus imbriqués pour fournir aux services RH des outils de gestion, de management et d’organisation. C’est à la demande d’un nombre croissant de nos 2000 clients français actuels que nous avons souhaité nous rapprocher d’un acteur fort de ce marché ».

OCTIME pilote désormais 4 sociétés distinctes en complément de son activité de développement de logiciels de gestion des temps : Le fabriquant de badgeuses catalan SPEC, la start-up paloise spécialisée dans l’édition de logiciels de cartographie et d’optimisation des tournées MAPOTEMPO.

Cette acquisition porte à 200 salariés environ les effectifs du Groupe présent dans 44 pays, pour un chiffre d’affaire estimé à 22 Millions d’euros à fin 2018.

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Quelles sont les conditions de réussite d’un projet de Gestion des Temps ? Comment anticiper chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

Rejoignez-nous le MARDI 25 SEPTEMBRE DE 10h à 10h45

Conférence animée par Arnaud MICHEL – Consultant expert GTA et Planification

Pour vous inscrire, c’est ici

 

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Horoquartz a un nouveau Directeur Général : François Guth

Depuis le 1er janvier, François Guth a officiellement pris les rênes d’Horoquartz. Le nouveau Directeur Général connaît particulièrement cette entreprise spécialisée dans les solutions SIRH de gestion des temps, de suivi des activités et de planification, dans la dématérialisation des processus RH et dans les systèmes de sûreté-sécurité. François Guth a intégré Horoquartz en 2014. Il a dirigé la région Île-de-France Nord Est, les grands comptes et la Belgique avant de devenir Directeur Général Adjoint en charge du département Workforce Management.

Agé de 47 ans, François Guth est titulaire d’un master en Méthode informatiques appliquées à la gestion des entreprises (MIAGE) et diplômé de l’Institut supérieur d’informatique et d’automatisme de Lorraine (ISIAL 1994). A l’issue de ses études, il a évolué chez Transiciel, de 1996 à 2012, puis au sein du groupe Capgemini, où il a dirigé plusieurs Business Units dans les secteurs de l’industrie et des services.

En 2012, il a rejoint le groupe ManpowerGroup comme Directeur général, avec pour missions de développer la nouvelle marque commerciale Experis IT en France, de consolider plusieurs sociétés à la suite d’acquisitions et de développer les activités de services IT.

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Seulement 25 % des utilisateurs de logiciel de gestion des temps sont satisfaits de leur outil. Faute de préparation du projet, de budget, de temps de mise en œuvre, de précision des attentes … C’est le moment de considérer les logiciels de gestion des temps et planification autrement que comme des outils de pre-paie !

Un article de Aude – Consultante en digitalisation RH – Camana Conseil

” De nombreuses entreprises se demandent si elles vont mettre en place une solution de gestion des temps ou si elles vont tout simplement changer leur solution en place. Pourquoi, parce que cela devient quasiment aussi nécessaire qu’une solution de gestion de la paie (contrôle des forfaits jours, suivi de l’activité des salariés, planning des équipes, …).

Comme on dit, le temps, c’est de l’argent, les entreprises doivent pouvoir maîtriser leur productivité et donc se donner les moyens de le faire via l’utilisation de solution adéquates.

myRHline a mené une étude, auprès de 83 sociétés, sur la satisfaction des RH quant à leur outil SIRH de gestion des temps, voici ce qui l’en ressort.

Un SIRH de gestion des temps pour faire quoi ?

Les entreprises utilisant une solution de gestion des temps sont à 80 % équipées de solution permettant de gérer les congés et absences (on peut en conclure que les 20% restant le font via leur outil de gestion de la paie).

On constate que plus de 50% des projets SIRH de gestion des temps intègrent une problématique de gestion de l’activité. Les entreprises cherchent à mesurer la productivité liée aux temps passés (chaîne de production, activité par projet, etc). Selon les éditeurs que nous avons consultés, 2/3 des projets entrants ont une dimension « gestion de l’activité ».

– La planification sous contraintes (c’est à dire la gestion du planning d’une équipe en fonction de contraintes particulières qui peuvent être d’ordre géographique ou liée aux compétences particulières des salariés) ne représente que 15% des projets.

– 19% des sociétés ont mis en place une gestion des accès à leurs locaux.

– 42 % des entreprises utilisent des badgeuses physiques, c’est à dire que les salariés utilisent un badge pour enregistrer leurs entrées et sorties.

On constate que le badgeage dit « virtuel » (c’est à dire sans borne physique de pointage) est en plein essor, puisque 38% des sociétés représentées ont opté pour cette fonctionnalité – les salariés enregistrent directement leurs temps sur leur ordinateur ou via leur téléphone.

Managers et solution de gestion des temps

– 92 % des managers gèrent directement les demandes de congés de leur équipe dans le SIRH de gestion des temps.

– 2/3 des managers peuvent gérer le planning de leurs équipes directement via l’outil.

– 50% des managers estiment que leur SIRH de gestion des temps est acceptable, pour 25% c’est un bon outil et pour les 25% restant, un mauvais outil.

Ce type de projet est très sensible et nécessite une préparation importante, la communication est en enjeu primordial. A qualité de votre accompagnement au changement auprès des opérationnels fera de votre projet une réussite ou pas. Il est recommandé d’intégrer les opérationnels au projet dès la phase de conception pour bénéficier de leur expérience terrain, de les faire participer au choix de la solution afin de les impliquer et d’en faire les futurs commerciaux de l’outil en interne.

Les forces et faiblesses d’un SIRH de gestion des temps

Pour 70% des professionnels RH, le rapport qualité prix des solutions de gestion des temps est acceptable.

Une solution sur deux est aujourd’hui déployée en mode Saas.

Nous avons demandé aux entreprises d’établir un classement des forces et faiblesses, voici ce qu’il en ressort.

Le top 3 des forces :

– Ergonomie de la solution

– Rapport qualité / prix

– Gestion des interfaces

Le top 3 des faiblesses :

– Réactivité de l’éditeur

– Capacité à maintenir la solution

– Reporting

Les solutions de gestion des temps sont aujourd’hui beaucoup plus matures et abouties.

Les ergonomies ont évolué et les éditeurs ont mis en place des standards d’interfaces avec les solutions de gestion de la paie. La standardisation des solutions a notamment permis de rationaliser le coût des projets de gestion des temps.

Cependant, tout n’est pas parfait, les 3 faiblesses citées ci dessus sont quasiment communes à tout type de projet SIRH, mais elles sont maîtrisables et vous pouvez les anticiper à condition de bien préparer votre projet.”

 

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Après un déploiement progressif de M-RH Chronotime dans différents services pilotes, le CHU de Tours a généralisé la solution dans l’ensemble de l’établissement au 1er janvier 2017. Il s’agit d’une première mise en production de M-RH Chronotime dans un CHU français. Cette mise en oeuvre a été réalisée en étroite collaboration entre les équipes projet du CHU de Tours et celles de l’éditeur Maincare Solutions. Aujourd’hui, l’ensemble du personnel hospitalier gère ses temps à l’aide du module M-RH Chronotime de la suite M-RH. Il fluidifie les workflows et augmente l’efficacité de gestion.

M-RH Chronotime est une solution de gestion des temps nouvelle génération, issue du partenariat signé en décembre 2014 entre la société Maincare Solutions et le Groupe Gfi Informatique. Grâce à ce partenariat, M-RH Chronotime est parfaitement intégré dans la suite RH et Paie (M-RH / M-PH) de Maincare Solutions, tout en bénéficiant de l’expertise de Gfi Informatique, leader des solutions de gestion des temps auprès des établissements de santé. L’ensemble des échanges de données avec M-RH et M-PH se fait sans aucune interface « par flux ».

C’est notamment grâce à cette intégration forte que le CHU de Tours a retenu M-RH Chronotime à l’issue d’un dialogue compétitif. L’établissement de santé tourangeau a souhaité changer de solution de gestion des temps pour le personnel hospitalier car leur ancien outil GESTOR, en place depuis 2004, ne répondait plus aux nouvelles exigences technologiques, ergonomiques, d’efficience et de sécurité. Ainsi, les principaux critères de choix d’une nouvelle solution de gestion des temps concernaient sa couverture fonctionnelle répondant intégralement aux impératifs réglementaires de planification hospitalière, mais aussi à son interopérabilité avec l’application de gestion des ressources humaines. M-RH Chronotime a réuni l’ensemble des critères.

La mise en place de la solution s’est déroulée en étroite collaboration entre les directions particulièrement impliquées dans le projet, à savoir la Direction des Ressources Humaines, la Direction des Systèmes d’Information et la Direction des Soins. Les équipes du CHU ont également bénéficié d’un accompagnement renforcé d’experts fonctionnels et techniques de Maincare Solutions. Le déploiement a démarré début 2016 par une mise en oeuvre dans quatre services pilotes : la DRH, le service de la sûreté-accueil et les pôles Pathologies Digestives et Cancérologie, avant d’être généralisé progressivement courant 2016. Depuis le 1er janvier 2017, les activités de l’ensemble du personnel hospitalier et des sages-femmes sont gérées avec le nouveau module de gestion des temps M-RH Chronotime.

L’objectif du CHU de Tours était d’apporter lisibilité, transparence et simplicité, tout en respectant les spécificités de la réglementation et en intégrant les règles de l’établissement. Aujourd’hui, M-RH Chronotime est pleinement déployé en tant que solution institutionnelle de gestion des temps et activités.

« L’ensemble des professionnels ont accès à leur compte et à leur situation individuelle, notamment pour consulter leurs plannings prévisionnels, le solde des jours de congés, etc… Basée sur les nouvelles technologies web, c’est une solution complète, facile d’utilisation, conviviale et intuitive, ce qui a permis à nos cadres de santé de se l’approprier très rapidement. M-RH Chronotime nous accompagne dans la modernisation des services proposés aux agents et l’amélioration des performances de l’établissement, grâce à une gestion quotidienne simplifiée et une répartition des ressources mieux adaptée », déclare M. Samuel ROUGET, Directeur des Ressources Humaines au CHU de Tours.

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