Gestion des plannings, gestion des activités, gestion des absences… l’ensemble de vos tableaux Excel ne sont pas toujours suffisants pour faire votre travail confortablement et être performants ? Un logiciel spécialisé en gestion des temps peut vous aider à mieux gérer  vos ressources humaines et à gagner du temps au quotidien dans les tâches administratives. On détaille ici 4 avantages à passer d’une gestion à partir de vos fichiers Excel à une gestion centralisée sur un  logiciel RH.

GAGNEZ DU TEMPS DANS VOS TÂCHES ADMINISTRATIVES

En tant que professionnel RH, vous êtes amené à répéter des tâches au quotidien qui vous prennent du temps comme la gestion des plannings de vos salariés, la validation ou les refus des  demandes d’absences et des demandes de congés, le traitement des demandes administratives à l’entrée et à la sortie d’un salarié dans votre entreprise comme tout au long de sa vie chez vous… C’est autant de fichiers Excel à suivre et à mettre à jour. Une solution automatisée de gestion des temps vous permettra de réduire le temps que vous passez sur toutes ces tâches répétitives et automatisera les procédures de traitement avec la mise en place de workflows. Fini les demandes de congés par e-mail ou sur post-it. Fini les demandes récurrentes par téléphone ou par e-mail. En dématérialisant votre gestion RH vous centralisez les demandes au même endroit pour vous en faciliter le traitement.

AUTOMATISEZ VOS PROCÉDURES RH

Un logiciel de gestion des temps et des activités vous fera non seulement gagner en temps mais aussi en productivité : en effet vous automatisez l’envoi de vos données de suivi RH vers votre logiciel de paie. Grâce à cette automatisation, vous évitez les erreurs de traitement et pouvez décharger la responsabilité sur des outils bien paramétrés pour faire ces tâches chronophages.

RÉDUISEZ VOS COÛTS

Un système d’information des ressources humaines (SIRH) vous permettra également d’anticiper l’activité de votre entreprise et donc de suivre facilement les besoins de vos salariés selon les périodes pleines ou creuses de votre entreprise. Ainsi, vous réduirez le recours aux heures supplémentaires et à l’intérim et anticiperez votre charge d’activité sur toute l’année en ayant une vision claire et simple sous forme de tableau de bord.

FIABILISEZ VOS DONNÉES RH 

Avec les tableaux Excel, certaines données peuvent être mal calculées ou oubliées et déboucher sur des erreurs importantes avec des répercutions sur l’ensemble de votre entreprise : par exemple, une erreur de la comptabilisation du temps d’un salarié peut générer une défiance de l’ensemble du personnel envers tous les services proposés par votre Direction des ressources humaines. Un logiciel de gestion des temps vous évite les doubles saisies, automatise les calculs de vos éléments variables de paie et converser un historique de vos actions et modifications. De quoi sécuriser vos actions et vos données.

Source : https://www.asys.fr/actualites/drh-pourquoi-arreter-excel

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Absys, un centre de contacts qui s’affranchit de ses contraintes, pour servir ses clients

Optimiser Les Horaires En Centre De Contacts

Fondé le 1er mars 1994 par Philippe Grancher, Absys est un expert de l’accueil téléphonique. Depuis, ses équipes ont su développer leur activité et déployer des solutions innovantes pour renforcer l’expérience professionnelle de leurs collaborateurs. Holy-Dis intervient pour aider Absys à planifier et piloter les effectifs de son centre de contacts.

« Aujourd’hui nous avons un portefeuille d’environ 700 clients de toutes tailles (Butagaz, CAT, Geodis, etc.) pour lesquels nous devons prendre un appel en 25 s, en français et en anglais et ce sur des missions allant de l’accueil téléphonique simple au scenario sur mesure pour certains clients comme Biomérieux. Nos processus opérationnels et métier doivent donc être fluides. Nous devons absorber les flux entrants tout en assurant le meilleur niveau de service pour nos clients dans le bon tempo » explique Baptiste Duperray, responsable du développement.

Maîtriser la chaîne de production : pérenniser l’activité

Le traitement d’une demande entrante repose sur une suite de dispositifs de pilotage, dont Timesquare® de Holy-Dis pour le périmètre de la Planification RH et un ensemble d’applications spécialisées développées en interne.

« Nous avons souhaité garder notre indépendance et la maîtrise de nos flux et processus. C’est pourquoi nous avons conçu nos propres outils et processus de traitement. Néanmoins, pour la Planification, nous avions besoin d’une solution éprouvée, difficilement réalisable à court terme en interne » explique M. Grancher.

En effet, Absys est aussi un éditeur de logiciels dont il est l’unique client, avec notamment un moteur de routage et un autocommutateur (ACD) spécifiques. « Grâce au déploiement de ces solutions natives, nous avons considérablement accru nos indices de performance en réservant toute la souplesse de notre organisation pour nos clients » étaye M. Grancher.

Simplifier la complexité des temps : enjeu sociétal ?

La planification optimisée des RH mêle autant de problématiques de gestion des hommes et des temps que de difficultés administratives et organiques. Messieurs Grancher et Duperray reconnaissent cette complexité, c’est pourquoi ils sollicitent Holy-Dis.

Les processus et la clarté du traitement des temps en entreprise sont une affaire de moteurs, de paramétrage de contraintes, d’algorithmes mathématiques, de sécurité ou encore de mobilité. Somme-toute, un enchevêtrement de datasprocessusflux, le tout, dans un environnement technologique sécurisé. L’objectif est clair : simplifier la complexité de la planification des agents sans pour autant qu’ils subissent leurs horaires de travail.

Absys développe Switchy, un service automatique d’accueil téléphonique avec une base de tarification au crédit en parallèle de ses clients « au forfait ».

OPTIMISATION | « Nous avons choisi de simplifier un processus long et compliqué [La planification RHet sur lequel les contraintes métier sont fortes, sans pour autant pénaliser le temps de traitement et les possibilités d’interfaçage. Holy-Dis est l’acteur proposant la solution la plus proche de nos besoins et attentes en termes de proximité et d’accompagnement. » explique M. Grancher.

Par exemple, Timesquare® assure un suivi rigoureux des compteurs d’heures réalisées. A terme, cela permet de compiler un historique d’activité pour chaque client et d’améliorer le calcul de la charge.

« Plus la charge est maîtrisée et mieux nous pouvons répondre aux attentes client tout en respectant des impératifs de rentabilité. » explique M. Duperray.

Absys a ainsi choisi de s’équiper d’une solution intelligente, Timesquare®, pour simplifier un processus complexe :

–      700 clients et des missions variées et tâches nombreuses,

–      50 agents avec des compétences différentes,

–      Une activité 24h / 24 7jrs / 7,

–      Activité : appels entrants, tchat et e-mail,

–      Des collaborateurs en charge de planifier et d’organiser les horaires,

–      Interfaçage customisé avec des plateforme tierces.

Organiser les horaires collectivement : Replacer l’agent au cœur du temps

POLYVALENCES | Le processus de planification doit intégrer intelligemment la notion de tâches et permettre de cartographier la polyvalence des agents. En effet, il est primordial d’avoir le bon nombre de compétences disponibles lorsque l’activité prévisionnelle le requiert pour une affectation pertinente des tâches ou comptes clients. Aujourd’hui, par exemple, un courriel ou un tchat demande des compétences assez différentes de l’appel entrant : « Nous devons donc mettre en phase la demande de nos clients avec l’expertise de nos collaborateurs », précise-t-il.

COLLABORATIF | L’objectif est par ailleurs d’encourager la prise en main de l’épineuse question des emplois du temps par les principaux acteurs d’Absys : les agents eux-mêmes. Les salariés peuvent par exemple solliciter une réorganisation de leur temps de travail. « Nos collaborateurs peuvent nous transmettre des demandes d’aménagement spécifiques que nous intégrons directement dans leur profil Timesquare®. Ensuite les responsables planification lancent le calcul des plannings en fonction d’une charge calculée par rapport à des périodes de référence à J-7, J-14 et J-21. » explique M. Duperray.

INTÉGRÉ ET TRANSPARENT | Prévus 3 semaines à l’avance, les emplois du temps sont calculés pour 2 semaines consécutives tout en permettant à chaque agent de mieux maîtriser l’impact professionnel sur sa vie personnelle et vice-versa. Diffusé individuellement à chaque collaborateur par e-mail, l’emploi du temps est aussi directement synchronisé dans son calendrier personnel (grâce à des exports d’ICS individuels vers leur Google Agenda par exemple) limitant ainsi le risque d’erreur ou d’absence imprévue.   En plus, cela permet aussi à l’agent de bien organiser sa vie privée en pilotant ses horaires.

Recréer l’expérience Collaborateur : effacer les frontières hiérarchiques

« Les collaborateurs sont aujourd’hui les premiers acteurs de l’entreprise. Notre projet est de libérer l’entreprise en développant une approche entièrement collaborative sur la gestion et le pilotage de l’entreprise » explique M. Duperray.

GOUVERNANCE | En effet, en ce qui concerne la rémunération, l’organisation de l’entreprise ou la nécessaire flexibilité de planifier les horaires, M. Grancher fait le pari d’une rupture au niveau de la gouvernance. Il laisse la main au collège des collaborateurs tout en effaçant l’organisation hiérarchique Top / Down. Une confiance possible grâce à l’empowerment de ses équipes et à des outils RH / dispositifs métier permettant d’automatiser et de produire les indicateurs nécessaires, tels que le comparatif des horaires prévisionnels / horaires réalisés.

ACCOMPAGNEMENT | Absys et Holy-Dis ont su développer une relation de travail efficace avec un service et un support proche des attentes utilisateurs. « Notre relation avec Holy-Dis est bonne, leur réactivité correspond à nos attentes notamment pour débloquer des situations compliquées comme par exemple sur des problématiques de jours fériés ouvert et fermés. » poursuit M. Duperray.

En effet, la gestion des illégalités et des jours fériés doit encore être affinée pour une meilleure efficacité opérationnelle. La formation des équipes sur des sujets aussi complexes est primordiale, d’autant plus que le collaboratif est devenu une règle de gouvernance chez Absys.

Absys, c’est 700 clients pour 60 métiers différents, découvrez leur activité d’accueil téléphonique.

Source : http://blog.holydis.com/2019/01/07/absys-un-centre-de-contacts-qui-saffranchit-de-ses-contraintes-pour-servir-ses-clients/

 

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Horizontal Software annonce la signature de nouveaux contrats dans le domaine de la restauration rapide et de la santé :

– Le groupe FrogPubs opte pour le pack restauration : ce contrat d’une durée de 3 ans prévoit la mise en place de l’outil de planification E-Connection et son moteur d’optimisation (gestion des temps et activités), avec un déploiement progressif sur les 20 cafés restaurants de la chaîne FrogPub

– Le GIE Clinique du Gard qui regroupe 3 cliniques privées sur le Grand Sud-Est avec au total 1 500 salariés, a opté pour le pack médical santé priv

– Le Groupement Médical Bretagne Sud (3000 agents répartis sur 4 établissements de santé), qui utilisait déjà le logiciel de Gestion du Temps et de Planification pour son personnel non médical, vient de retenir la solution STM pour gérer les temps de ses praticiens

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TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

Sur www.tempsdavance.com, suivez l’actualité des solutions de GTA et planification RH.

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Trois magasins sous franchise Carrefour Market à Lyon(69), Les Abrets(38) et Cluny(71), ont adopté les solutions de planification RH de Holy-Dis.

Insatisfaits de la solution précédente, les frères Lionel et Franck Vericel se sont retournés vers Planexa® pour optimiser et maîtriser leur planification de A à Z. D’abord déployé au sein du magasin lyonnais en  2012, Planexa® a ensuite été déployé au sein des 2 autres points de vente .

Résultat : la performance est au rendez-vous avec plus d’équité entre salariés, un meilleur respect des contraintes légales, une plus grande adéquation entre la charge de travail et les équipes planifiées ainsi qu’une grande facilité pour construire les plannings horaires .

Dès 2012, Lionel Véricel nous explique qu’il souhaitait «lancer ce projet pour optimiser et professionnaliser la gestion RH de chaque point de vente» Seulement, avec des tailles différentes (1400m² – 1920 m² – 3640 m² ), des services variés (drive, livraisons à domicile,  etc.) ou encore un nombre de salariés inégal, il était nécessaire d’acquérir un outil flexible et aussi bien adapté au supermarché de proximité urbain qu’à l’hypermarché plus rural. Dès l’amorce du projet, 4 axes d’amélioration ont été définis :

1. Optimiser le service au client et réduire le temps d’attente en caisse,
2. Assurer la légalité des plannings édités et fluidifier le processus,
3. Atteindre un processus transparent et équitable d’attribution des horaires,
4. Accéder à un outil simple d’utilisation.

Les emplois du temps impactent directement la qualité de service, la fidélisation clients, le chiffre d’affaires…

Déployé au sein du magasin de Lyon dès 2012, Planexa® a permis d’optimiser, en quelques semaines à peine, l’affectation des ressources humaines disponibles sur l’ensemble des différentes tâches du magasin en fonction des niveaux d’activité. «Grâce à Planexa® nous pouvons désormais anticiper et maîtriser les niveaux d’activité tout en planifiant les ressources nécessaires sur chaque tâche pour atteindre une meilleure qualité de service sans pertes en efficacité. L’utilisation de Planexa® a permis de réduire le temps d’attente en caisse lors des pics d’affluence tout en limitant les temps d’inactivité de chaque collaborateur pendant les heures creuses» explique Franck Véricel.
C’est d’ailleurs cette recherche de l’équilibre entre les besoins de son magasin, les attentes de ses collaborateurs et la qualité de service à ses clients, qui est devenue le moteur même de la planification. «Aujourd’hui Planexa® nous permet d’assurer la réalisation de nos objectifs qualité tout en respectant l’ensemble des contraintes légales de manière transparente et équitable » ajoute Lionel Véricel.

Equité et transparence sur la réalisation des plannings : meilleure implication du personnel.

Avec des équipes de plus de 40 personnes par magasin, la transparence de la planification est devenue un facteur clef de motivation pour les équipes de Franck et Lionel Véricel. Grâce à Planexa® il est par exemple possible de déterminer le nombre d’ouvertures et fermetures qu’un salarié doit faire au cours d’un même mois, une nouveauté très appréciée par les équipes des M.Véricel, qui étaient auparavant tributaires d’une planification moins maîtrisée.
« Nous étions parfois confrontés à des tensions entre collaborateurs et direction sur la construction des plannings, aujourd’hui nos processus sont maîtrisés et cette «mécanisation» a permis de mettre tout le monde sur un même plan d’équité dans l’attribution des horaires de travail», complète Lionel Véricel.

Un calcul de charges pondéré pour plus de performance

L’investissement a donc porté ses fruits et la prise en main de Planexa® a permis, après 6 mois d’utilisation,
d’atteindre un niveau d’optimisation de la planification en phase avec les axes d’amélioration initiaux .
L’efficacité de l’utilisation d’un outil professionnel est progressive et Planexa® ne déroge pas à la règle. «Avec une formation complète et une connaissance approfondie des fonctionnalités de Planexa® nous sommes aujourd’hui en mesure de réagir très rapidement à l’annonce de l’absence  d’un  collaborateur. Le matin même nous pouvons désormais lancer un nouveau calcul pour réaffecter les ressources disponibles sur les différentes tâches. Cette réactivité limite l’impact des absences ou des réattributions de tâches en cas de fluctuation des niveaux d’activité» détaille Franck Véricel.
Aujourd’hui, chacun de ces 3 magasins dispose ainsi d’une solution permettant de bien répartir l’ensemble de ses ressources disponibles en fonction des besoins et des budgets prévisionnels. Les nouveaux processus mis en place au travers de cette solution facilitent l’anticipation des fluctuations d’activité et automatisent une planification optimale  des horaires de travail, accueillie favorablement aussi bien par les clients les employés et le management .
Le résultat est sans appel : les périodes d’inactivité sont désormais réduites au maximum pendant les périodes creuses et les équipes sont renforcées pour assurer un service optimal pendant les pics de fréquentation.
Enfin «la possibilité d’éditer les plans de charges ou  encore  d’éditer des emplois du temps complets et détaillés a considérablement fluidifié l’ensemble de la planification» ajoute Lionel Véricel. En effet,la diffusion personnalisée et individualisée des horaires de travail est aussi, pour lui, l’assurance de limiter l’occurrence d’oublis et d’erreurs au niveau des présences effectives.

Planexa® : l’outil de  planification conçu pour la grande distribution.

Planexa® permet de bâtir rapidement des emplois du temps qui tirent le meilleur parti des ressources disponibles pour couvrir la charge de travail à chaque instant tout en respectant les contraintes légales, sociales et organisationnelles. Ce logiciel est plébiscité par la grande distribution alimentaire et équipe désormais plus de 1600 hypers/supers, dont 100 % du Top 100 des hypermarchés français, parmi lesquels des magasins des enseignes Auchan, Carrefour(intégrés/franchisés), Carrefour Market, Centre Leclerc, Géant Casino, Intermarché, Système U, Leader Price…

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Pour l’éditeur de solutions de gestion des temps, d’optimisation de plannings et de suivi des activités, 2013 est une nouvelle année de croissance avec un chiffre d’affaires qui atteint les 40 millions d’euros. Et 2014 démarre avec une actualité abondante, tant sur le plan des innovations que des partenariats avec notamment l’annonce d’une solution pour la gestion du compte pénibilité.

Accompagner des tendances fortes du marché

Les DRH consacrent encore un temps non négligeable à des activités de gestion et d’administration sans valeur ajoutée (34% d’après MARKESS International). Déléguer des processus RH au management est un levier puissant pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.  En contrepartie, les managers de leur côté expriment une attente forte vis à vis de leur RH pour disposer  d’outils de  gestion de leurs équipes mais, toujours d’après Markess, « seul un quart des managers estime que sa DRH contribue fortement à cette performance managériale ». Le besoin en solutions est flagrant, notamment en solutions nomades et mobiles.

Des innovations pour répondre à ces attentes en 2014

Parmi les principales innovations de 2014, HQ Ressources, une nouvelle application pour la planification coordonnée des ressources humaines et matérielles, vient de voir le jour. L’éditeur a également complété ses offres pour la mobilité. Enfin, les solutions sont maintenant disponibles en mode cloud sur la plateforme Azure de Microsoft afin de réduire les coûts et améliorer le service rendu.

Un partenariat avec VLI-Alfatéa pour la gestion du compte pénibilité

La réforme des retraites  introduit le dispositif du « compte pénibilité ». Sa mise en oeuvre est prévue pour le 1er janvier 2015, mais le dispositif s’apparente déjà à une véritable « usine à gaz » pour les entreprises. Les applications d’Horoquartz gèrent de façon précise les activités des salariés. Pourquoi ne pas utiliser ces données pour suivre la pénibilité ? Horoquartz s’est donc associé avec VLI-Alfatéa. Cette entreprise est spécialisée depuis 2007 dans le développement de solutions informatisées (HSE-Tools) pour la prévention des risques professionnels. Avec cette solution commune, l’objectif est d’arriver à 85 / 90% d’automatisation pour le suivi de l’exposition à la pénibilité.

Une actualité abondante dans les semaines à venir

Horoquartz continue de développer son écosystème avec des partenariats annoncés prochainement avec Pixid pour la gestion des flux d’intérimaires ou Dimo Gestion dans le domaine des notes de frais. Ces actualités seront présentées lors de 24 événements organisés de mars à mai 2014. Une très bonne opportunité pour les clients de découvrir une palette de solutions innovantes qui contribuent à la performance RH.

Evénements 2hours2progress – 24 villes du 13 mars au 16 mai :
www.2h2p.fr
www.horoquartz.fr

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