Maître Aurélie Roche, avocate au sein du cabinet BRL, revient pour Horoquartz sur le cadre juridique et les modalités pratiques d’implantation de badgeuses dans une entreprise. Après un rappel sur les modalités d’information des salariés, elle explique pourquoi le nombre et l’implantation des badgeuses sont à réfléchir soigneusement. L’enjeu ? Eviter la requalification en heures à payer de certains temps de déplacement ou d’attente.

L’information préalable à l’utilisation d’une badgeuse

Il est possible, pour décompter et contrôler le temps de travail des salariés[1], de recourir à un système de badgeage (qui peut également être utilisé en respectant certaines dispositions pour contrôler les accès).

Rappelons à titre préliminaire le contexte réglementaire applicable à un tel système de traitement de données à caractère personnel[2] : depuis le 25 mai 2018, les entreprises sont, en France, tenues de respecter les dispositions du Règlement européen n° 2016/679 du 27 avr. 2016 dit « RGPD » et la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, le système de déclaration préalable auprès de la CNIL a été remplacé par une logique de conformité (« compliance ») et d’autocontrôle[3]. Parmi les règles devant être respectées, soulignons que l’employeur est tenu de prévoir des mesures pour protéger les informations concernant ses salariés et éviter que des personnes non habilitées (extérieures ou internes à l’entreprise) puissent y accéder, en prendre connaissance voire les altérer.

Préalablement à la mise en place d’un système de badgeage, l’employeur devra d’une part, informer et consulter les représentants du personnel en place (Comité d’entreprise et CHSCT ou Comité social et économique). Il s’agit d’une formalité substantielle, à défaut de laquelle les données collectées ne peuvent être utilisées comme mode de preuve à l’encontre d’un salarié notamment pour établir et sanctionner une faute commise par ce dernier (Cass. soc. 8 oct. 2014, n° 13-14.991).

D’autre part, l’employeur doit également informer chaque employé[4] :

  • des finalités poursuivies,

  • de la base légale du dispositif,

  • des destinataires des données issues du dispositif,

  • de la durée de conservation des données[5],

  • de son droit d’opposition pour motif légitime,

  • de ses droits d’accès et de rectification,

  • de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Cette information peut se faire au moyen par exemple d’une lettre ou d’une note de service remise en main propre contre décharge, afin d’être en mesure de justifier de l’information effective du salarié. A défaut, toute éventuelle sanction – y compris un licenciement – qui serait fondée sur les informations collectées par la badgeuse serait privée de facto de légitimité[6]. De même, dans un tel contexte, le refus du salarié de se conformer à l’obligation de badger ne pourrait pas non plus être sanctionné.

Quelques précautions pratiques sur la localisation et le nombre de badgeuses

D’un point de vue pratique, l’installation d’un système de badgeuses soulève plusieurs questions, qui relèvent exclusivement du pouvoir de direction de l’employeur[7], à ne pas négliger car elles ont une incidence sur le temps de travail et donc la rémunération des salariés :

  • la localisation: le temps de déplacement des vestiaires à la pointeuse et de la pointeuse à la salle de repos où les salariés effectuent leur pause peut être assimilé à du temps de travail effectif. Le cas échéant, ces temps de déplacement doivent être inclus dans la durée de travail des salariés, sauf à générer des heures supplémentaires de travail qu’il conviendra de rémunérer. Notons que plus la pointeuse est éloignée du poste de travail effectif, plus le risque d’une telle requalification est grand[8] ;

  • le nombre de badgeuses: Si un nombre insuffisant de badgeuses est mis à la disposition des salariés, cela peut générer des délais d’attente, retardant la prise de poste effective desdits salariés, ou à l’inverse cela peut conduire les salariés à se présenter plus tôt dans l’entreprise et badger en avance pour pouvoir prendre leurs fonctions à l’heure. Ces temps d’attente pourraient être considérés[9] comme des heures supplémentaires de travail.

Prise en compte des pointages, traçabilité et réversibilité

  • le paramétrage de la badgeuse :

    • par exemple, il convient de ne pas prévoir un écrêtement automatique des heures badgées après les horaires collectifs applicables, dans la mesure où cela reviendrait à faire disparaitre de potentielles heures de travail, sauf à pouvoir garantir la traçabilité et la réversibilité du traitement quand ces heures étaient de réelles heures de travail (par exemple une demande de la hiérarchie). A cet égard, il peut s’avérer utile de mettre en place une alerte en cas de dépassement significatif des horaires permettant de faire le point sur la situation.

    • De la même façon, les horaires pendant lesquels il est possible de badger peuvent être un point de vigilance : les salariés peuvent, pour des convenances personnelles, arriver plus tôt sur leur lieu de travail, sans pour autant s’installer immédiatement à leur poste de travail. Dans une telle situation, ceux qui sont soumis à des horaires collectifs de travail ne doivent pas pouvoir badger avant leur prise de poste effective. Le paramétrage du système de badgeage peut permettre de s’assurer du respect des horaires applicables. Dans tous les cas, si un recadrage automatique du pointage sur l’horaire collectif est effectué, le pointage d’origine (le pointage réel) doit être conservé.

Enfin, il est opportun de rappeler que l’entreprise utilisatrice est responsable des conditions de travail des salariés intérimaires mis à leur disposition. Le suivi de leur temps de travail effectif fait partie des obligations de l’entreprise utilisatrice[10] afin qu’elle puisse répercuter à l’entreprise intérimaire, employeur, les éventuelles heures supplémentaires réalisées et devant être rémunérées.

En conclusion, le système de badgeage est un dispositif utile pour un suivi efficient du temps de travail. Sa mise en place requiert, au préalable, une réflexion pour l’inclure dans l’organisation du travail et une information formelle et complète des salariés et de leurs représentants.

Maître Aurélie Roche, Avocate au sein du Cabinet BRL Avocats de Paris

  1. Il n’est ici envisagé la badgeuse qu’en tant qu’outil de contrôle du temps de travail en heure. A noter qu’il est aussi possible de l’utiliser pour le suivi de l’organisation du temps de travail des salariés en forfait jours.

  2. Il permet en effet de collecter des données rattachées à chacun des salariés et qui font l’objet d’un traitement (enregistrement, conservation, utilisation…).

  3. La Cnil opère un contrôle de conformité a posteriori des traitements réalisés par l’entreprise, à la loi et au droit européen. Elle dispose d’un pouvoir d’enquête et de sanction en cas d’infraction.

  4. article L. 1222-4 du code du travail

  5. Les données utilisées pour le suivi du temps de travail, y compris les données relatives aux motifs des absences, sont conservées pendant un maximum de 5 ans (Délibération Cnil 2015-165 du 4-6-2015, art. 5 : JO 17 ; Fiche pratique Cnil 20-11-2015. Compte tenu de la prescription triennale applicable aux rappels de salaire, il est possible de limiter la conservation des données à 3 ans.

  6. Cass. soc. 6-4-2004 n° 01-35.227

  7. L’avis des représentants du personnel ou des salariés à cet égard ne peut pas être imposé à l’employeur, même par le biais d’une décision de justice (Cass. soc. 13 juillet 2004 n° 02-15.142).

  8. Cass. soc. 13 juillet 2004 précité ; Cass. soc. 13 janvier 2009 n° 07-40.638 ; Cass. soc. 4 novembre 2009 n° 07-44.690

  9. Un temps d’attente de l’ordre de quelques minutes sera toléré.

  10. article L. 1251-21 du code du travail : « Pendant la durée de la mission, l’entreprise utilisatrice est responsable des conditions d’exécution du travail, telles qu’elles sont déterminées par les dispositions légales et conventionnelles applicables au lieu de travail. Pour l’application de ces dispositions, les conditions d’exécution du travail comprennent limitativement ce qui a trait : 1° A la durée du travail (…)»

Source : https://www.myrhline.com/actualite-rh/utlisation-d-une-badgeuse-en-entreprise-le-point-juridique.html

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Depuis 10 ans, TEMPS D’AVANCE accompagne les entreprises dans leurs projets de mise en place de solutions de Gestion des Temps et Activité (GTA) et de Planification.

Spécialisés dans les domaines GTA et/ou Planification, les consultants TEMPS D’AVANCE conseillent leurs clients dans le choix d’une solution la plus adaptée à leur contexte et leur environnement, et dans sa mise en œuvre. Véritables experts, leur valeur ajoutée a amené au succès plus de 40 projets GTA et planification auprès des plus grands groupes, et sur tous les logiciels du marché (Horoquartz, Asys, GFI, Bodet, HR Access, Incotec, Horizontal Software etc …)

Intégré au sein de notre équipe de consultants, vous prenez en charge intégralement ou partiellement un projet GTA / Planification, du recueil du besoin à la formation des utilisateurs.

– Vous assistez les clients dans l’expression de leur besoin et dans le cadrage de leur projet

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Contact direct : amichel@tempsdavance.com

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OCTIME poursuit sa croissance et complète son offre en intégrant l’éditeur de solutions RH HR MAPS.

Cette acquisition permettra à OCTIME d’augmenter sa couverture fonctionnelle en intégrant à terme la gestion des entretiens individuels, des compétences, des recrutements, des carrières et la gestion de la formation. L’ensemble de ces fonctionnalités est regroupé en 4 modules commercialisés séparément : MEASURE, ATTRACT, PLAN & SUCCEED.

Guillaume Berbinau : « Notre objectif est simple : offrir à nos clients une offre SIRH complète hors Paie allant de la planification et la gestion des temps à la gestion des talents. Nous sommes convaincus que ces thèmes sont et seront de plus en plus imbriqués pour fournir aux services RH des outils de gestion, de management et d’organisation. C’est à la demande d’un nombre croissant de nos 2000 clients français actuels que nous avons souhaité nous rapprocher d’un acteur fort de ce marché ».

OCTIME pilote désormais 4 sociétés distinctes en complément de son activité de développement de logiciels de gestion des temps : Le fabriquant de badgeuses catalan SPEC, la start-up paloise spécialisée dans l’édition de logiciels de cartographie et d’optimisation des tournées MAPOTEMPO.

Cette acquisition porte à 200 salariés environ les effectifs du Groupe présent dans 44 pays, pour un chiffre d’affaire estimé à 22 Millions d’euros à fin 2018.

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En quelques minutes, apprenez comment un projet de GTA concourt au bien-être de vos collaborateurs.

Comment préparer chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

Rejoignez-nous le MARDI 16 OCTOBRE DE 10h à 10h45

Conférence animée par Arnaud MICHEL – Consultant expert GTA et Planification

Pour vous inscrire, c’est ici

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Horoquartz a un nouveau Directeur Général : François Guth

Depuis le 1er janvier, François Guth a officiellement pris les rênes d’Horoquartz. Le nouveau Directeur Général connaît particulièrement cette entreprise spécialisée dans les solutions SIRH de gestion des temps, de suivi des activités et de planification, dans la dématérialisation des processus RH et dans les systèmes de sûreté-sécurité. François Guth a intégré Horoquartz en 2014. Il a dirigé la région Île-de-France Nord Est, les grands comptes et la Belgique avant de devenir Directeur Général Adjoint en charge du département Workforce Management.

Agé de 47 ans, François Guth est titulaire d’un master en Méthode informatiques appliquées à la gestion des entreprises (MIAGE) et diplômé de l’Institut supérieur d’informatique et d’automatisme de Lorraine (ISIAL 1994). A l’issue de ses études, il a évolué chez Transiciel, de 1996 à 2012, puis au sein du groupe Capgemini, où il a dirigé plusieurs Business Units dans les secteurs de l’industrie et des services.

En 2012, il a rejoint le groupe ManpowerGroup comme Directeur général, avec pour missions de développer la nouvelle marque commerciale Experis IT en France, de consolider plusieurs sociétés à la suite d’acquisitions et de développer les activités de services IT.

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Photo : Eric Ruty, Directeur Général de Bodet Software

Après une progression de 47 % des ventes de ses logiciels de gestion des temps sur le segment grands comptes en 2014, Bodet Software poursuit sur sa lancée auprès de cette cible.

Au travers de plusieurs nouveaux clients, Bodet Software prouve sa capacité à se déployer sur ce segment : SMURFIT KAPPA FRANCE (4000 collaborateurs) et PARKER-HANNIFIN (2000) en Industrie, SUSHI SHOP (2000 salariés) en restauration, la MSA (4000) dans le domaine des services,  autant des nouveaux clients sur les solutions KELIO OPTIMA pour la gestion des temps et sur certains sites le contrôle d’accès.

Un accompagnement fort tout au long des projets

« Ces derniers mois ont été marqués par une accélération de notre développement auprès des grands comptes. La qualité de nos solutions explique en partie ce succès. Mais la qualité des services que nous apportons à nos clients compte tout autant : déploiement, formation et transfert de compétences, aide au recettage et suivi post-production, soit un accompagnement tout au long du projet avec une équipe expérimentée et réactive.

Enfin, nos solutions proposent un excellent ROI, notamment par l’intégration des développements spécifiques dans les montées de version », conclut Eric Ruty, Directeur général de Bodet Software.

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2015 04 Article Octime Rachat Spec

 

Désireuse d’étendre sa zone d’influence à l’international, la société OCTIME s’est rapprochée du Groupe SPEC dont le siège social est situé à Barcelone.

Spécialisé depuis plus de 35 ans dans les domaines de la Gestion des Temps de travail, du Contrôle d’Accès et de la Sécurité, le Groupe SPEC bénéficie d’implantations clients en Espagne, au Portugal, au Royaume-Uni, en Amérique Latine, en Afrique et au Moyen-Orient.

Guillaume BERBINAU, président d’OCTIME, est très satisfait de ce rapprochement : « Nous voulions depuis quelques années promouvoir nos savoir-faire à l’international. Compte-tenu de notre forte croissance en France, actuelle et future, qui mobilise les forces vives de notre entreprise, nous avons souhaité sceller une alliance avec une société disposant à la fois de connaissances métier dans la gestion des temps, d’une forte notoriété et d’une implantation européenne, voire mondiale.

L’association de nos compétences réciproques, poursuit Guillaume BERBINAU, est source de multiples synergies et d’un potentiel de développement considérable. Nous allons apporter aux équipes SPEC notre savoir-faire dans la planification et nos méthodologies de déploiement. En contrepartie, SPEC nous apportera son réseau de partenaires internationaux et son savoir-faire technique dans la conception de terminaux de pointage et le contrôle d’accès ».

Le nouveau groupe ainsi constitué devient un acteur majeur européen qui souhaite continuer de manière volontariste son expansion mondiale.

OCTIME GRUPO SPEC, c’est 15,3 M€ de Chiffre d’Affaires, 2,5 M d’utilisateurs dans le monde et 28000 sites équipés de terminaux de badgeage et de contrôle d’accès.

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Photo : Anne-Sophie KIEFFER, Directrice Générale de Asys

Asys, éditeur spécialisé dans la Planification et la Gestion des Temps et des Activités (GTA), a clos l’année 2014 avec une hausse de 15% de son activité et un chiffre d’affaires de 8,7 millions d’euros. Ces bons résultats confortent la stratégie de spécialisation de l’éditeur qui confirme son objectif de chiffres d’affaires à 10 millions d’euros en 2015. Asys se positionne parmi les éditeurs de référence en matière de GTA.

De nouvelles références Grands Comptes pour Chronos
Le chiffre d’affaires 2014 a été en partie porté par les activités de services pour le parc clients. De nombreux utilisateurs Chronos ont en effet migré vers la dernière version (V8.7) commercialisée fin 2013. En parallèle, Asys a enrichi son portefeuille de nouveaux clients issus de secteurs d’activité divers parmi lesquels le Groupe 3S (services aéroportuaires), American Vintage (retail), Arep (bureau d’études), Aventics (industrie), le Centre Hospitalier de Cornouaille, Eurosport, Groupe 3H (cliniques), Mondial Assistance, Tecumseh (industrie), Total Belgique, le Groupe Verspieren (assurance) ou encore Le Voyage à Nantes (tourisme).
Comme le souligne Anne-Sophie Kieffer, Présidente d’Asys : « Le succès de Chronos 8.7 récompense l’important travail de nos équipes, notamment celui de notre R&D qui a su répondre aux attentes du marché, tant sur le plan fonctionnel que sur l’ergonomie. Ces nouvelles références valident notre stratégie d’éditeur spécialisé en GTA, dans une approche best-of-breed. »

Horsys 9.2, une nouvelle version tournée vers les PME
Disponible à la fin du 1er semestre 2015, la nouvelle version du logiciel de gestion des temps Horsys a bénéficié d’un important programme d’investissement en 2014. Horsys 9.2 sera commercialisée au travers d’une offre SaaS particulièrement compétitive et offrira une approche verticalisée par secteur d’activités avec des packages pré-paramétrés. Côté utilisateur, son design a été entièrement revu avec des écrans de travail modernisés, un planning repensé, une navigation plus fluide et confortable, ainsi qu’un Portail Salarié relooké et enrichi.
Pour soutenir le lancement de cette nouvelle version, Asys consolide son réseau de distributeurs et intégrateurs en région. « Notre objectif est de densifier notre maillage régional en distribuant nos solutions au travers d’acteurs locaux. Ils pourront ainsi enrichir leur catalogue de solutions RH avec une offre de gestion des temps adaptée aux besoins des PME», poursuit Anne-Sophie Kieffer.

Une politique de recrutement soutenue
Enfin, cette année encore, Asys poursuit sa politique de recrutement. Après avoir embauché une quinzaine de personnes en 2014 pour ses départements R&D, Administration et Services, l’entreprise maintient sa politique de recrutement pour ses bureaux de Paris, Nantes et Lyon. « Ces embauches accompagnent notre croissance et concernent l’ensemble de nos services, notamment la Force de vente et les équipes de consulting », conclut Anne-Sophie Kieffer. En parallèle, le nouveau service dédié au Parc Clients a vu le jour en début d’année. Il regroupe des consultants expérimentés dédiés aux clients installés pour un accompagnement de proximité dans la durée.

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A l’occasion du salon Solutions RH, Bodet Software dévoile Kelio Visio X7, le terminal communicant interactif au service des utilisateurs.

Issu de plusieurs années de recherche, le terminal communicant interactif Bodet Software marque un tournant dans l’approche de ce type de dispositif.

« Les évolutions majeures vécues par le monde de la téléphonie mobile ces dernières années avec l’apparition des smartphones nous ont largement inspirés », explique Eric Ruty, Directeur général de Bodet Software, éditeur et intégrateur de solutions de gestion des temps, de contrôle d’accès et de SIRH.

« Nous voulons réinventer la gestion des temps en proposant un terminal ergonomique, accueillant, performant et interactif, qui s’ouvre à de nouveaux usages et services, allant bien au-delà du seul badgeage. C’est chose faite avec Kelio Visio X7», poursuit-il.

Commercialisé dès le mois d’avril, Kelio Visio X7 reçoit déjà un accueil des plus encourageants par les clients équipés en présérie, qu’ils soient collaborateurs ou managers.

« Convivial », « efficace », «moderne », sont quelques-uns des nombreux qualificatifs élogieux avancés par les utilisateurs dans les entreprises dotées de ces terminaux communicants interactifs : des réactions qui pourraient laisser à penser que la badgeuse traditionnelle appartiendra très prochainement au passé.

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logo-Nettime

Pour accentuer son développement et répondre aux besoins des petites entreprises et collectivités locales, Téléphonie S.A. annonce la suite logicielle Net-Time FM, une offre de solutions et de services spécialement conçue pour des effectifs de 5 à quelques centaines de collaborateurs.

Une orientation petite et moyennes structures

De nombreuses études viennent de démontrer que le marché de la gestion des temps et de l’activité, qui est aujourd’hui arrivé à maturité, va surtout se développer dans les petites et moyennes structures, celles-ci ayant les mêmes besoins et les mêmes contraintes que les grandes entreprises.
Elles doivent en effet elles aussi garantir la conformité des pointages et des absences, calculer des temps de présence fiables, collecter l’activité de leurs collaborateurs afin d’anticiper les écarts budgétaires et alimenter leur logiciel de paie et solutions métiers.

Elles doivent toutefois absolument limiter le temps passé à gérer et traiter ces informations car ce temps est par définition improductif. Le lancement de Net-Time FM répond à une volonté de mieux prendre en compte les attentes spécifiques de cette clientèle.

Pour quels besoins ?

Selon Eric Didier, Business Development Manager, « Avec cette solution Net-Time FM révolutionne le monde de la GTA, nous voulons proposer des solutions de gestion du temps, de l’activité et du contrôle d’accès en ligne avec le budget des TPE/PME et Organismes Publics, le coût étant une problématique centrale pour toutes les entreprises mais encore plus pour celles-ci.

Comme ces structures ne peuvent se lancer dans des projets longs et coûteux, nous proposons avec Net-Time FM  des solutions évolutives, simples et rapides à mettre en place, très intuitives pour les utilisateurs et gestionnaires et qui donnent des résultats visibles en quelques jours, voire quelques heures.

Tous les produits présentés ont les mêmes caractéristiques de simplicité et de facilité de mise en œuvre car là aussi, une TPE/PME ou un Organisme Public ne peut consacrer des journées à l’apprentissage et la formation.
Ces solutions ne nécessitent aucune connaissance interne en informatique, tout simplement parce que les petites entreprises sont rarement entourées de ressources suffisantes sur ce point.

Répondre à vos besoins avec des solutions simples et paramétrables, c’est tout l’objectif de la solution Net-Time FM.
La Suite Net-Time FM integre des badgeuses autonomes sans câblage, smartphones, tablettes, … simples à utiliser  et rapides  à  installer. Elle comprend également une offre complète de gestion des temps, des plannings, des absences, de gestion de projets et d’activité  disponible sur le cloud à partir de 30 € par mois.

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