Interview de Katia Statuto, Responsable du secteur applicatif en charge de la mise en place d’AgileTime au GH Nord Essonne

Présentation du client

Le GCS (Groupement de Coopération Sanitaire) Nord-Essonne est issu du GCS Longjumeau – Orsay, créé par la convention constitutive du 13 octobre 2004 et l’arrêté de la Direction Générale de l’ARS Ile-de-France du 29 décembre 2004. Ce GCS a pour objet de faciliter, d’améliorer et de développer l’activité des établissements membres par la mutualisation des moyens de compétences.

En avril 2012 l’avenant n°4 à la convention constitutive associe le CH de Juvisy-sur-Orge au groupement.

Secteur : santé publique
Situation : 3 établissements en IDF
Effectif :

– 1400 agents pour le CH Longjumeau

– 1140 agents pour le CH Orsay

– 300 agents pour le CH Juvisy

Population concernée : personnel non médical
Enjeux du projet :

– Badgeage pour le CH Longjumeau

– Droits d’accès sécurisés avec  plusieurs niveaux de droits selon les profils

– Aide à la saisie des plannings (mise en place de cycles…)

– Interface avec CPage

– Outil décisionnel pour reporting et statistiques

– Ergonomie moderne, simple et intuitive

– Centralisation du logiciel tout en gardant une base de données par établissement

Historique et problématique

Les Centres Hospitaliers d’Orsay et de Longjumeau cherchaient à se rapprocher depuis un certain temps déjà pour mutualiser l’équipe informatique et mettre en commun les systèmes d’information notamment. Lorsque le groupement s’est formé, le CH d’Orsay avait Médiane pour gérer le personnel et Longjumeau avait CPage. Il a été décidé de garder CPage et de l’étendre au CH d’Orsay.

En ce qui concerne la planification, Médiane intégrait un logiciel interne qui ne pouvait pas être couplé à CPage et Longjumeau utilisait de son côté une très ancienne version de Gestor que l’équipe projet souhaitait remplacer. Il a donc fallu réfléchir à un nouveau logiciel de gestion des temps.

Choix de la solution

Après les réponses à l’appel d’offres, nous avons demandé une démonstration d’AgileTime notamment et très clairement c’est cette présentation qui nous a convaincus parce que le logiciel tel qu’il nous a été présenté nous a donné une grande impression de simplicité d’utilisation.

Déroulement du projet

Nous avons commencé par l’établissement d’Orsay puisqu’on y remplaçait tout. Ce fut compliqué car nous avons démarré AgileTime en même temps que CPage et de ce fait nous n’avions pas toutes les données. Pour les utilisateurs, démarrer deux logiciels en même temps a également été source de difficulté mais finalement après plusieurs mois d’utilisation, tout est rentré dans l’ordre.

Ce fut ensuite le tour de Longjumeau avec en plus la mise en place de badgeuses physiques. Le consultant de chez EquiTime qui a pris en charge le projet nous a beaucoup aidés, il a toujours cherché à améliorer les choses lorsque c’était nécessaire comme pour les temps de réponse liés à la balance horaire qui étaient trop longs au début.

Nous l’avons énormément sollicité et même s’il est toujours très occupé, c’est quelqu’un de très efficace et qui trouve toujours une solution à nos demandes. Parmi les autres personnes de chez EquiTime qui sont intervenues, notre formatrice a fait l’unanimité. Tout le monde l’a trouvée très pédagogue, très calme, très patiente. Ces deux personnes ont vraiment compté dans la réussite du projet et elles sont très appréciées dans l’hôpital.

Note de Temps D’Avance : Cette formatrice est Moune MOUNHIM qui fait partie maintenant de l’équipe de TEMPS D’AVANCE et qui peut vous assister sur vos projets de GTA et Planification

Le bilan après plusieurs mois d’utilisation

Le premier point extrêmement important depuis la mise en place d’AgileTime c’est la partie HR Performance. Avant nous étions vraiment au “crayon et bâtons” pour tout ce qu’on voulait comptabiliser. La DRH nous demande régulièrement de ressortir des états et maintenant on peut facilement y accéder et exploiter les données.

Un autre point positif au niveau de l’informatique, c’est un soulagement pour nous de n’avoir plus qu’un seul logiciel à gérer.

Enfin, au-delà des gains de temps notamment au niveau de l’interface avec CPage pour l’envoi des éléments variables de paye, la gestion des droits est une fonctionnalité indispensable et très appréciée ici. Par exemple pour les cadres de garde, qui changent tous les weekends voire même toutes les semaines, ils ont la possibilité d’accéder et de visualiser le planning de l’ensemble des agents présents sans pour autant pouvoir les modifier. Ce qui est une gestion assez fine des droits d’accès, élément très attendu au moment de l’appel d’offres.

Les évolutions prévues

Parmi les évolutions prévues, il y a la gestion du temps médical. Nous avons demandé une présentation de l’application gérant le personnel médical et ce que nous avons vu nous a beaucoup plu. Bien entendu, ce projet doit d’abord être validé par les partenaires sociaux, les cadres et cætera et nous avons en premier lieu à mettre AgileTime en place à Juvisy qui vient de rejoindre notre groupe hospitalier.

Nous testons également la partie self-service sur un service pilote pour la partie workflow des demandes de congés. C’est également un outil très apprécié qu’il faudra étendre à tous les services par la suite.
 

Bénéfices constatés

  • Gain de temps au niveau des RH grâce à l’interface avec CPage

  • Outil de reporting assez simple et très complet

  • Gestion des droits d’accès très fine en fonction des profils

  • Le calcul des besoins (+ AgileTime)

  • Un seul logiciel à gérer pour les deux établissements du groupe hospitalier

  • Le circuit de validation des demandes d’absence à étendre car très apprécié par le service pilote

 

Source : https://www.myrhline.com/actualite-rh/le-groupe-hospitalier-nord-essonne-mutualise-sa-gestion-des-temps-avec-agiletime.html

twitterlinkedin

Le contrôle de la durée du travail au moyen de la géolocalisation n’est pas justifié si un autre moyen de vérification est possible ou si les salariés disposent de liberté dans l’organisation de leur travail.

Un employeur met en place un dispositif permettant d’enregistrer par géolocalisation toutes les 10 secondes la localisation de ses salariés distributeurs de journaux et prospectus au moyen d’un boîtier mobile qu’ils portent sur eux, afin de contrôler leur temps de travail.

Un syndicat réclame en justice l’interdiction de sa mise en place et de son exploitation en soutenant qu’un tel dispositif de géolocalisation est illicite. Il fait valoir notamment que d’autres modes de contrôle sont possibles, comme une pointeuse mobile, un système autodéclaratif ou le contrôle par un responsable. La cour d’appel de Lyon admet pourtant la licéité de la géolocalisation, jugeant les alternatives proposés inadaptées et le système mis en place proportionné au but recherché en ce que les salariés activent eux-mêmes le boîtier de géolocalisation et seulement pendant leurs tournées de distribution (CA Lyon 13-1-2017 n° 16/0519 : RJS 4/17 n° 269).

La chambre sociale de la Cour de cassation, dans un arrêt destiné à être publié au bulletin de ses chambres civiles, censure cet arrêt, reprochant aux juges du fond de ne pas avoir caractérisé que le système de géolocalisation mis en œuvre par l’employeur était le seul moyen de contrôler la durée de travail de ces salariés. En effet, rappelle-t-elle dans un attendu de principe, la géolocalisation ne peut être utilisée comme instrument de contrôle du temps de travail qu’à défaut d’autre moyen possible, même moins efficace, tels des documents déclaratifs du salarié, comme l’a précisé le Conseil d’Etat (CE 15-12-2017 n° 403776 : RJS 3/18 n°158).

En outre, la mise en œuvre d’un tel dispositif ne peut en aucun cas être justifiée si le salarié dispose de liberté dans l’organisation de son travail (Cass. soc. 3-11-2011 n° 10-18.036 FS-PBRI : RJS 1/12 n° 4 ; 17-12-2014 n° 13-23.645 F-D : RJS 3/15 n° 171). Un tel système de contrôle constitue en effet une intrusion excessive dans la vie privée, au respect de laquelle a droit le salarié, même au temps et au lieu de son travail. La légitimité de l’utilisation de la géolocalisation aux fins de contrôle du temps de travail des salariés ne devrait être admise que dans des cas exceptionnels.

A noter : en tout état de cause, préalablement à la mise en place d’un tel dispositif, l’employeur doit consulter le comité social et économique ou le comité d’entreprise et informer les salariés de l’existence et de la finalité de ce dispositif de géolocalisation. Dans le cadre du RGPD, le système de géolocalisation doit être inscrit au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

Cass. soc. 19-12-2018 n° 17-14.631 FS-PB

Source : https://www.efl.fr/actualites/social/contrat-de-travail/details.html?ref=ui-e646040c-ff4f-4715-85b4-78b7749129af

twitterlinkedin

Maître Aurélie Roche, avocate au sein du cabinet BRL, revient pour Horoquartz sur le cadre juridique et les modalités pratiques d’implantation de badgeuses dans une entreprise. Après un rappel sur les modalités d’information des salariés, elle explique pourquoi le nombre et l’implantation des badgeuses sont à réfléchir soigneusement. L’enjeu ? Eviter la requalification en heures à payer de certains temps de déplacement ou d’attente.

L’information préalable à l’utilisation d’une badgeuse

Il est possible, pour décompter et contrôler le temps de travail des salariés[1], de recourir à un système de badgeage (qui peut également être utilisé en respectant certaines dispositions pour contrôler les accès).

Rappelons à titre préliminaire le contexte réglementaire applicable à un tel système de traitement de données à caractère personnel[2] : depuis le 25 mai 2018, les entreprises sont, en France, tenues de respecter les dispositions du Règlement européen n° 2016/679 du 27 avr. 2016 dit « RGPD » et la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, le système de déclaration préalable auprès de la CNIL a été remplacé par une logique de conformité (« compliance ») et d’autocontrôle[3]. Parmi les règles devant être respectées, soulignons que l’employeur est tenu de prévoir des mesures pour protéger les informations concernant ses salariés et éviter que des personnes non habilitées (extérieures ou internes à l’entreprise) puissent y accéder, en prendre connaissance voire les altérer.

Préalablement à la mise en place d’un système de badgeage, l’employeur devra d’une part, informer et consulter les représentants du personnel en place (Comité d’entreprise et CHSCT ou Comité social et économique). Il s’agit d’une formalité substantielle, à défaut de laquelle les données collectées ne peuvent être utilisées comme mode de preuve à l’encontre d’un salarié notamment pour établir et sanctionner une faute commise par ce dernier (Cass. soc. 8 oct. 2014, n° 13-14.991).

D’autre part, l’employeur doit également informer chaque employé[4] :

  • des finalités poursuivies,

  • de la base légale du dispositif,

  • des destinataires des données issues du dispositif,

  • de la durée de conservation des données[5],

  • de son droit d’opposition pour motif légitime,

  • de ses droits d’accès et de rectification,

  • de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Cette information peut se faire au moyen par exemple d’une lettre ou d’une note de service remise en main propre contre décharge, afin d’être en mesure de justifier de l’information effective du salarié. A défaut, toute éventuelle sanction – y compris un licenciement – qui serait fondée sur les informations collectées par la badgeuse serait privée de facto de légitimité[6]. De même, dans un tel contexte, le refus du salarié de se conformer à l’obligation de badger ne pourrait pas non plus être sanctionné.

Quelques précautions pratiques sur la localisation et le nombre de badgeuses

D’un point de vue pratique, l’installation d’un système de badgeuses soulève plusieurs questions, qui relèvent exclusivement du pouvoir de direction de l’employeur[7], à ne pas négliger car elles ont une incidence sur le temps de travail et donc la rémunération des salariés :

  • la localisation: le temps de déplacement des vestiaires à la pointeuse et de la pointeuse à la salle de repos où les salariés effectuent leur pause peut être assimilé à du temps de travail effectif. Le cas échéant, ces temps de déplacement doivent être inclus dans la durée de travail des salariés, sauf à générer des heures supplémentaires de travail qu’il conviendra de rémunérer. Notons que plus la pointeuse est éloignée du poste de travail effectif, plus le risque d’une telle requalification est grand[8] ;

  • le nombre de badgeuses: Si un nombre insuffisant de badgeuses est mis à la disposition des salariés, cela peut générer des délais d’attente, retardant la prise de poste effective desdits salariés, ou à l’inverse cela peut conduire les salariés à se présenter plus tôt dans l’entreprise et badger en avance pour pouvoir prendre leurs fonctions à l’heure. Ces temps d’attente pourraient être considérés[9] comme des heures supplémentaires de travail.

Prise en compte des pointages, traçabilité et réversibilité

  • le paramétrage de la badgeuse :

    • par exemple, il convient de ne pas prévoir un écrêtement automatique des heures badgées après les horaires collectifs applicables, dans la mesure où cela reviendrait à faire disparaitre de potentielles heures de travail, sauf à pouvoir garantir la traçabilité et la réversibilité du traitement quand ces heures étaient de réelles heures de travail (par exemple une demande de la hiérarchie). A cet égard, il peut s’avérer utile de mettre en place une alerte en cas de dépassement significatif des horaires permettant de faire le point sur la situation.

    • De la même façon, les horaires pendant lesquels il est possible de badger peuvent être un point de vigilance : les salariés peuvent, pour des convenances personnelles, arriver plus tôt sur leur lieu de travail, sans pour autant s’installer immédiatement à leur poste de travail. Dans une telle situation, ceux qui sont soumis à des horaires collectifs de travail ne doivent pas pouvoir badger avant leur prise de poste effective. Le paramétrage du système de badgeage peut permettre de s’assurer du respect des horaires applicables. Dans tous les cas, si un recadrage automatique du pointage sur l’horaire collectif est effectué, le pointage d’origine (le pointage réel) doit être conservé.

Enfin, il est opportun de rappeler que l’entreprise utilisatrice est responsable des conditions de travail des salariés intérimaires mis à leur disposition. Le suivi de leur temps de travail effectif fait partie des obligations de l’entreprise utilisatrice[10] afin qu’elle puisse répercuter à l’entreprise intérimaire, employeur, les éventuelles heures supplémentaires réalisées et devant être rémunérées.

En conclusion, le système de badgeage est un dispositif utile pour un suivi efficient du temps de travail. Sa mise en place requiert, au préalable, une réflexion pour l’inclure dans l’organisation du travail et une information formelle et complète des salariés et de leurs représentants.

Maître Aurélie Roche, Avocate au sein du Cabinet BRL Avocats de Paris

  1. Il n’est ici envisagé la badgeuse qu’en tant qu’outil de contrôle du temps de travail en heure. A noter qu’il est aussi possible de l’utiliser pour le suivi de l’organisation du temps de travail des salariés en forfait jours.

  2. Il permet en effet de collecter des données rattachées à chacun des salariés et qui font l’objet d’un traitement (enregistrement, conservation, utilisation…).

  3. La Cnil opère un contrôle de conformité a posteriori des traitements réalisés par l’entreprise, à la loi et au droit européen. Elle dispose d’un pouvoir d’enquête et de sanction en cas d’infraction.

  4. article L. 1222-4 du code du travail

  5. Les données utilisées pour le suivi du temps de travail, y compris les données relatives aux motifs des absences, sont conservées pendant un maximum de 5 ans (Délibération Cnil 2015-165 du 4-6-2015, art. 5 : JO 17 ; Fiche pratique Cnil 20-11-2015. Compte tenu de la prescription triennale applicable aux rappels de salaire, il est possible de limiter la conservation des données à 3 ans.

  6. Cass. soc. 6-4-2004 n° 01-35.227

  7. L’avis des représentants du personnel ou des salariés à cet égard ne peut pas être imposé à l’employeur, même par le biais d’une décision de justice (Cass. soc. 13 juillet 2004 n° 02-15.142).

  8. Cass. soc. 13 juillet 2004 précité ; Cass. soc. 13 janvier 2009 n° 07-40.638 ; Cass. soc. 4 novembre 2009 n° 07-44.690

  9. Un temps d’attente de l’ordre de quelques minutes sera toléré.

  10. article L. 1251-21 du code du travail : « Pendant la durée de la mission, l’entreprise utilisatrice est responsable des conditions d’exécution du travail, telles qu’elles sont déterminées par les dispositions légales et conventionnelles applicables au lieu de travail. Pour l’application de ces dispositions, les conditions d’exécution du travail comprennent limitativement ce qui a trait : 1° A la durée du travail (…)»

Source : https://www.myrhline.com/actualite-rh/utlisation-d-une-badgeuse-en-entreprise-le-point-juridique.htmltwitterlinkedin

Depuis 10 ans, TEMPS D’AVANCE accompagne les entreprises dans leurs projets de mise en place de solutions de Gestion des Temps et Activité (GTA) et de Planification.

Spécialisés dans les domaines GTA et/ou Planification, les consultants TEMPS D’AVANCE conseillent leurs clients dans le choix d’une solution la plus adaptée à leur contexte et leur environnement, et dans sa mise en œuvre. Véritables experts, leur valeur ajoutée a amené au succès plus de 40 projets GTA et planification auprès des plus grands groupes, et sur tous les logiciels du marché (Horoquartz, Asys, GFI, Bodet, HR Access, Incotec, Horizontal Software etc …)

Intégré au sein de notre équipe de consultants, vous prenez en charge intégralement ou partiellement un projet GTA / Planification, du recueil du besoin à la formation des utilisateurs.

– Vous assistez les clients dans l’expression de leur besoin et dans le cadrage de leur projet

– Vous menez l’étude des outils disponibles sur le marché, de façon à éclairer le choix de solutions GTA et/ou Planning RH

– Vous participez aux spécifications pour conseiller votre client

– Vous organisez la recette utilisateur et la formation

– Vous accompagnez le client dans toutes les phases de déploiement en assurant la coordination entre les différents acteurs

Fort d’une expérience de 2 ans minimum en tant que consultant ou Chef de Projet GTA chez un éditeur ou cabinet conseil, ou en tant qu’administrateur d’une solution de GTA en entreprise, vous avez accompli avec succès la mise en œuvre de projets de GTA.

Méthodique et orienté résultat, votre sens du contact humain et de l’écoute seront vos principaux atouts pour réussir chez TEMPS D’AVANCE.

Le poste comprend une voiture de fonction et la possibilité de télétravail régulièrement.

Contact direct : amichel@tempsdavance.com

twitterlinkedin

OCTIME poursuit sa croissance et complète son offre en intégrant l’éditeur de solutions RH HR MAPS.

Cette acquisition permettra à OCTIME d’augmenter sa couverture fonctionnelle en intégrant à terme la gestion des entretiens individuels, des compétences, des recrutements, des carrières et la gestion de la formation. L’ensemble de ces fonctionnalités est regroupé en 4 modules commercialisés séparément : MEASURE, ATTRACT, PLAN & SUCCEED.

Guillaume Berbinau : « Notre objectif est simple : offrir à nos clients une offre SIRH complète hors Paie allant de la planification et la gestion des temps à la gestion des talents. Nous sommes convaincus que ces thèmes sont et seront de plus en plus imbriqués pour fournir aux services RH des outils de gestion, de management et d’organisation. C’est à la demande d’un nombre croissant de nos 2000 clients français actuels que nous avons souhaité nous rapprocher d’un acteur fort de ce marché ».

OCTIME pilote désormais 4 sociétés distinctes en complément de son activité de développement de logiciels de gestion des temps : Le fabriquant de badgeuses catalan SPEC, la start-up paloise spécialisée dans l’édition de logiciels de cartographie et d’optimisation des tournées MAPOTEMPO.

Cette acquisition porte à 200 salariés environ les effectifs du Groupe présent dans 44 pays, pour un chiffre d’affaire estimé à 22 Millions d’euros à fin 2018.

twitterlinkedin

En quelques minutes, apprenez comment un projet de GTA concourt au bien-être de vos collaborateurs.

Comment préparer chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

Rejoignez-nous le MARDI 16 OCTOBRE DE 10h à 10h45

Conférence animée par Arnaud MICHEL – Consultant expert GTA et Planification

Pour vous inscrire, c’est ici

twitterlinkedin

Quelles sont les conditions de réussite d’un projet de Gestion des Temps ? Comment anticiper chaque phase ? Faut-il intégrer la planification ? Quels sont les écueils et comment s’y préparer ?

Rejoignez-nous le MARDI 25 SEPTEMBRE DE 10h à 10h45

Conférence animée par Arnaud MICHEL – Consultant expert GTA et Planification

Pour vous inscrire, c’est ici

 twitterlinkedin

Horizontal Software consolide sa présence dans le secteur Santé en associant son nom à celui de l’Institut Curie.

Acteur de référence de la lutte contre le cancer, l’Institut Curie fondé en 1921, sera équipé de la solution de GTA de Horizontal Software sur l’Ensemble Hospitalier qui regroupe environ 2 300 médecins, soignants, techniciens et administratifs et se compose de trois établissements : L’hôpital de Paris, le centre de Protonthérapie sur le campus universitaire d’Orsay et l’hôpital René Huguenin à Saint-Cloud.


TEMPS D’AVANCE est un cabinet AMOA spécialisé sur les solutions de GTA et planification des RH. De l’aide au choix à la formation, TEMPS D’AVANCE vous accompagne tout au long de votre projet.

Sur www.tempsdavance.com, suivez l’actualité des solutions de GTA et planification RH.

twitterlinkedin

 

 

Horoquartz a un nouveau Directeur Général : François Guth

Depuis le 1er janvier, François Guth a officiellement pris les rênes d’Horoquartz. Le nouveau Directeur Général connaît particulièrement cette entreprise spécialisée dans les solutions SIRH de gestion des temps, de suivi des activités et de planification, dans la dématérialisation des processus RH et dans les systèmes de sûreté-sécurité. François Guth a intégré Horoquartz en 2014. Il a dirigé la région Île-de-France Nord Est, les grands comptes et la Belgique avant de devenir Directeur Général Adjoint en charge du département Workforce Management.

Agé de 47 ans, François Guth est titulaire d’un master en Méthode informatiques appliquées à la gestion des entreprises (MIAGE) et diplômé de l’Institut supérieur d’informatique et d’automatisme de Lorraine (ISIAL 1994). A l’issue de ses études, il a évolué chez Transiciel, de 1996 à 2012, puis au sein du groupe Capgemini, où il a dirigé plusieurs Business Units dans les secteurs de l’industrie et des services.

En 2012, il a rejoint le groupe ManpowerGroup comme Directeur général, avec pour missions de développer la nouvelle marque commerciale Experis IT en France, de consolider plusieurs sociétés à la suite d’acquisitions et de développer les activités de services IT.

twitterlinkedin

Eric Ruty identité 250 150

Photo : Eric Ruty, Directeur Général de Bodet Software

Après une progression de 47 % des ventes de ses logiciels de gestion des temps sur le segment grands comptes en 2014, Bodet Software poursuit sur sa lancée auprès de cette cible.

Au travers de plusieurs nouveaux clients, Bodet Software prouve sa capacité à se déployer sur ce segment : SMURFIT KAPPA FRANCE (4000 collaborateurs) et PARKER-HANNIFIN (2000) en Industrie, SUSHI SHOP (2000 salariés) en restauration, la MSA (4000) dans le domaine des services,  autant des nouveaux clients sur les solutions KELIO OPTIMA pour la gestion des temps et sur certains sites le contrôle d’accès.

Un accompagnement fort tout au long des projets

« Ces derniers mois ont été marqués par une accélération de notre développement auprès des grands comptes. La qualité de nos solutions explique en partie ce succès. Mais la qualité des services que nous apportons à nos clients compte tout autant : déploiement, formation et transfert de compétences, aide au recettage et suivi post-production, soit un accompagnement tout au long du projet avec une équipe expérimentée et réactive.

Enfin, nos solutions proposent un excellent ROI, notamment par l’intégration des développements spécifiques dans les montées de version », conclut Eric Ruty, Directeur général de Bodet Software.

twitterlinkedin